Miten viestiä työssä tehokkaammin ja saavuttaa tavoitteet nopeammin?

Jokainen päivä on täynnä viestintää. Lähetämme tuhansia – ellei miljoonia, sanallisia ja sanattomia viestintäviestejä niille, jotka ovat elämässämme. Se, miten puhumme ja reagoimme, vaikuttaa lopulta siihen, mitä tuloksia näemme. Kuitenkin on helppo nähdä, että joskus viestintä ei ole tehokasta. Väärinymmärrykset aiheuttavat usein meille turhautumista ja konflikteja, ja tunnemme itsemme voimattomiksi tehdä asialle mitään.

Viestintä työpaikalla – käsitellyt asiat:

1. Ratkaisut alkavat oikeiden kysymysten esittämisestä
2. Rakenna avoin ja läpinäkyvä viestintäkulttuuri
3. Opettele viestimään tehokkaasti
4. Pidä säännöllisiä – ja arvokkaita – kokouksia
5. Kuuntele työkavereitasi
6. Hyödynnä oikeita projektinhallintatyökaluja
7. Kannusta palautetta työntekijöiltä ja työkavereilta

Yksi paikka, jossa viestintä näyttää olevan vaikeaa, on työpaikka.

Olitpa etätyöntekijä tai istut työpisteessä satojen työkavereiden keskellä, viestintää tapahtuu – eikä kaikki siitä ole tehokasta.

Väärinymmärrykset työkavereiden, asiakkaiden ja johtajien välillä voivat jättää sinut tuntemaan turhautumista, pettymystä työssä ja aikarajojen lähestyessä.

Kuinka voimme muuttaa tätä ongelmaa, joka vaivaa niin monia toimistoja ja tiimejä? Kuinka voimme oppia viestimään tehokkaammin työssä ollaksemme onnellisempia, tuottavampia ja saavuttaaksemme tavoitteemme tehokkaammin?

Ratkaisut alkavat oikeiden kysymysten esittämisestä

Oikean tavan kysyä projektin tai tehtävän päivityksiä voi olla hankalaa. Äskettäin Twitterissä tekemässämme kyselyssä kysyimme seuraajilta, miten he seuraavat työkavereitaan tai työntekijöitään ja toteuttavat heille annettuja tehtäviä työssä.

Valtaosa kyselyyn vastanneista kertoi turvautuvansa “ystävälliseen tönäisyyn” etsiessään päivityksiä aikarajoja koskevasta työstä.

Miksi ystävällinen tönäisy on parempi kuin muodolliset sähköpostit tai toimintaan perustuva viestintä? Ehkä se johtuu suhteellisista tuntemattomuuksista, jotka ovat olemassa työpaikalla. Tai ehkä tuottavien viestintätyökalujen puute tekee tarpeiden viestimisen vaikeaksi tavalla, joka on tehokasta mutta silti ystävällistä ja kannustavaa.

Ei kukaan halua olla se työkaveri, joka saa maineen kiusaamisesta tai kovuudesta. Kuitenkin väärinymmärrykset ja odotusten täyttämättömyys vaivaavat yrityksiä joka päivä.

Ehkä ratkaisu ei ole olla enemmän viestinnällinen, vaan viestiä tehokkaammin. Oikeiden menetelmien ja työkalujen avulla voit parantaa työpaikan viestintääsi, välttää odottamattomia draamoja ja saavuttaa tavoitteesi yhdessä – nopeammin.

Tässä on muutamia tapoja, joilla voit parantaa työpaikan viestintääsi:

1. Rakenna avoin ja läpinäkyvä viestintäkulttuuri

Paras tapa alkaa välttää väärinymmärryksiä työpaikalla on vahva kulttuuri.

Tämä vie aikaa ja vaatii, että investoit joihinkin arvokkaisiin toimiin. Aloita jokainen painettu, digitaalinen tai henkilökohtainen viestintä tavoitteena olla suora, rehellinen työntekijöidesi (kollegoidesi) kanssa kaikista yrityksen tavoitteista tai projekteista.

Tämän strategian avulla voit helposti vahvistaa uusia prioriteetteja ja lopputavoitteita liiketoimintatehtäville – se auttaa sulkemaan nopeasti kuiluja johdon ja työntekijöiden välillä. Seuraa säännöllisesti toistuvilla päivityksillä, jotta työntekijät voivat määrittää prioriteetteja itselleen ja saada selkeän vision tulevaisuudesta.

2. Opettele viestimään tehokkaasti.

Hyvä viestintä on taidemuoto.

Oikea tapa viestiä työssä on ilmaista selkeästi ja avoimesti ideasi, ajatuksesi, toiveesi tai kohtaamasi ongelmat henkilölle, joka voi auttaa sinua asiassa.

Vältä konflikteja löytämällä paras ratkaisu molemmille osapuolille. Voit myös pyytää puolueetonta kolmatta osapuolta auttamaan sinua tilanteissa, joissa sinä tai joku muu ei voi viestiä tehokkaasti tunteiden vuoksi.

3. Pidä säännöllisiä – ja arvokkaita – kokouksia.

Älä pelkää pitää usein kokouksia – pidä ne vain arvokkaina.

Johdon ja tiimin jäsenten säännölliset kokoukset voivat auttaa sinua rakentamaan luottamusta ja yhteisöä. Ne ovat myös kriittisiä annettujen tehtävien, tavoitteiden, projektien ja mahdollisten ongelmien edistymisen tarkistamiseksi.

Yhdessä voitte analysoida ja kehittää luetteloa tulevien aikojen prioriteeteista.

4. Kuuntele työkavereitasi.

Älä koskaan aliarvioi aktiivisen kuuntelun voimaa. Kuunteleminen on olennaista viestinnän parantamiseksi työssä ja ongelmien ratkaisemiseksi, jotka saattavat ilmetä missä tahansa liiketoiminnassa.

Vahvista sanojasi teoilla. Tällä tavoin saat kunnioitusta johdolta, tiimin jäseniltä tai työntekijöiltä ja voit nopeasti voittaa heidän luottamuksensa.

5. Hyödynnä oikeita projektinhallintatyökaluja.

On olemassa monia projektinhallinta- ja tehtävien seuranta ratkaisuja, joista voit valita auttaaksesi parantamaan tiimin viestintää ja synergiaa.

Toinen Twitter-kysely, jonka tiimimme teki, osoitti, että teknologiset ratkaisut voivat auttaa tiimejä välttämään väärinymmärryksiä enemmän kuin saatat odottaa:

Oikean viestintätyökalun avulla on helpompaa luoda työaikatauluja työntekijöillesi ja nähdä, missä he seisovat millä tahansa hetkellä. Tällä tavoin voit helposti koordinoida ja keskustella yrityksesi strategisista siirroista.

6. Kannusta palautetta työntekijöiltä ja työkavereilta.

Ilman palautetta et voi parantaa viestintääsi tai vähentää väärinymmärryksiä. Tämä voidaan saavuttaa toteuttamalla yksinkertainen palautejärjestelmä työpaikallasi.

Työntekijät tietävät tarkalleen, mitä heiltä odotetaan päivittäisissä tehtävissään. Se myös auttaa pitämään tiimin jäsenet ajan tasalla nykyisestä työprosessista ja siitä, mitä tapahtuu annetuissa projekteissa tai tehtävissä.

Palautteen antaminen on loistava tapa rakentaa luottamuskulttuuria työpaikalla. Luottamus ja kannustus ovat balsamia lähes mihin tahansa väärinymmärrykseen – ja ehkä paras ennaltaehkäisevä toimenpide työkalupakissasi.

Jos haluat parantaa tiimityöskentelyäsi, lue lisää helpottamisesta ja sen vaikutuksesta työympäristöön.

Muistaen, mikä on tärkeää oikeassa viestinnässä, voit antaa meille palautetta jättämällä kommentin alle! Liity myös Facebook-yhteisöömme pysyäksesi yhteydessä.