Virtuaaliset yritystapahtumat. Kuinka suunnitella ja toteuttaa ne?

Löydä kohdeyleisösi ja aseta budjetti yritystapahtumalle

Suhtautuminen suhteiden rakentamiseen, yrityksen menestysten juhlistamiseen, uusien liiketoimintakontaktien luomiseen? Ennen kuin aloitat yritystapahtuman valmistelut, määritä sen tavoite ja päätä, kuka osallistuu siihen. Loppujen lopuksi työntekijöille suunnattuun tapahtumaan tulisi suhtautua eri tavalla kuin asiakkaiden, urakoitsijoiden tai liikekumppaneiden tapahtumaan.

Seuraavaksi harkitse budjettiasi. Vaikka virtuaaliset yritystapahtumat eivät ole yhtä kalliita kuin perinteiset tapahtumat, saatat silti joutua käyttämään rahaa (esim. alustan maksuja, palkintoja osallistujille ja vieraille maksettavaa korvausta – riippuen suunnitelluista houkutuksista).

Valitse oikea työkalu

Kun olet määrittänyt kohdeyleisösi ja asettanut budjetin, voit siirtyä seuraavaan vaiheeseen, joka on valita oikea alusta tapahtumasi isännöimiseen. Analysoi käytettävissä olevat vaihtoehdot, kuten Zoom, Microsoft Teams, ClickMeeting tai omistetut virtuaaliset tapahtumaplatfomit kuten Hopin tai Remo, ja päätä sitten, mikä ratkaisu on paras.

Luo yritystapahtuman ohjelma

On aika luoda houkutteleva tapahtumasuunnitelma. Riippuen kokouksen tyypistä, valitse oikeat houkutukset:

• Luennot ja työpajat tiedon ja taitojen laajentamiseksi,
• Pelit ja aktiviteetit suhteiden rakentamiseksi,
• Kilpailut ja visailut tiedon testaamiseksi.

Järjestä yritystapahtuma

Ennen virtuaalista yritystapahtumaa varmista, että sinulla, järjestäjänä, on tarvittava tekninen infrastruktuuri, mukaan lukien vakaa Internet-yhteys ja tietokonevarustus (kuulokkeet, kaiuttimet, toimiva kamera jne.). Lisäksi, tee harjoituksia mahdollisten ongelmien välttämiseksi.

Tapahtumapäivänä muista tervehtiä osallistujia ja tehdä heidät tutuksi kokouksen tarkoituksen kanssa. Käytä erilaisia aktiviteetteja ja pidä säännöllisiä taukoja. Jos mahdollista, tarjoa osallistujille juomia ja välipaloja. Avain onnistuneeseen virtuaalitapahtumaan on pitää osallistujat mukana ja sopeutua muuttuviin olosuhteisiin – yritä pitää tämä mielessä koko tapahtuman ajan.

Yhteenveto

Kun online-tiimityöskentelykokous tai muu tapahtuma on järjestetty oikein, se voi olla yhtä houkutteleva ja tehokas kuin perinteinen tapahtuma, vaikka ne vaativatkin varmasti erilaista lähestymistapaa. Ne kuitenkin vaativat vähemmän työtä ja siten vähemmän resursseja. Olitpa suunnittelemassa online- tai offline-tapahtumaa, voit helpottaa työtäsi käyttämällä Firmbee’tä, projektinhallintaohjelmamme. Firmbeessä voit käyttää Kanban-tauluja tehtävien jakamiseen, tehtävälistojen luomiseen, prioriteettien asettamiseen ja budjetin hallintaan, kaikki yhdessä paikassa.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.