Moniajo vs yksittäistehtävä. Mikä menetelmä on parempi tuottavuudellesi?

mikä menetelmä varmistaa paremman tehokkuuden ja tuottavuuden? Kyky priorisoida, organisoida omaa työtä tai suunnitella strategisesti on usein työnantajien toivoma ominaisuus. Kun vastuutehtävien määrä kasvaa ja esimies odottaa nopeita tuloksia, on syytä pohtia, saavutetaanko parempia tuloksia suorittamalla useita tehtäviä samanaikaisesti vai keskittymällä vain yhteen asiaan kerrallaan. Selvitetään se!

Monitasking vs yksittäinen tehtävä – sisällysluettelo:

1. Mitä on multitasking?
2. Yksittäinen tehtävä: vaihtoehto multitaskingille
3. Kuinka tehdä yksittäistä tehtävää?
4. Monitasking vs yksittäinen tehtävä
5. Yhteenveto

Mitä on multitasking?

Monitasking voidaan ymmärtää kahdella tavalla. Ensinnäkin se liittyy huomiokyvyn jakamiseen, jonka ansiosta henkilö voi suorittaa useita tehtäviä samanaikaisesti, kuten vastata asiakkaan sähköpostiin samalla kun osallistuu tiimikokoukseen ja keskustelee työkavereiden kanssa. Monitasking voidaan myös rinnastaa kykyyn vaihtaa nopeasti yksittäisten velvollisuuksien välillä.

Onko multitasking tehokasta? Tutkimuksen mukaan, jonka tulokset esiteltiin julkaisussa “Supertaskers: Profiles in extraordinary multitasking ability,” vain 2,5 % osallistujista onnistui suorittamaan useita tehtäviä samanaikaisesti. Muut osoittivat merkittäviä suoritustason laskuja.

Neuropsykologi Cynthia Kubu vahvistaa, että ihmisen aivot pystyvät keskittymään vain yhden tehtävän suorittamiseen kerrallaan: “Kun luulemme tekevämme multitaskingia, useimmiten emme oikeasti tee kahta asiaa samanaikaisesti. Sen sijaan teemme yksittäisiä toimintoja nopeassa peräkkäin, tai vaihdamme tehtävää.”

Toinen tutkimus, tällä kertaa Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM) Pariisista, osoittaa, miten multitasking vaikuttaa etuotsalohkoon. Kun suoritetaan vain yksi tehtävä, etuotsalohkon molemmat puolet työskentelevät yhdessä. Kun useita tehtäviä suoritetaan samanaikaisesti, aivojen puolet alkavat toimia itsenäisesti, mikä johtaa muistiongelmiin, heikompaan suoritukseen ja lisääntyneeseen virheiden määrään.

Jos useiden tehtävien suorittaminen samanaikaisesti on tehotonta, miten on mahdollista, että henkilö voi esimerkiksi syödä illallista, selata sosiaalista mediaa ja kuunnella radiota samanaikaisesti? Vastaus piilee etuotsalohkon aktivointitasossa – automaattisesti suoritettavat toiminnot (kuten kävely) kuormittavat sitä vähemmän kuin esimerkiksi auton ajaminen.

Yksittäinen tehtävä: vaihtoehto multitaskingille

Mitä tehdä multitaskingin sijaan? No, yksittäinen tehtävä voi olla vaihtoehto multitaskingille. Se tarkoittaa keskittymistä vain yhteen tehtävään kerrallaan. Tällä menetelmällä on myönteinen vaikutus paitsi tuottavuuteen, myös ihmisen kehoon. Mitkä ovat siis yksittäisen tehtävän hyödyt?

• Korkeampi tehokkuus – energian panostaminen yhden tehtävän suorittamiseen varmistaa, että se tehdään perusteellisesti, jolloin virheiden riski vähenee.
• Parempi keskittyminen – kyky keskittyä tiettyyn tehtävään mahdollistaa parempien tulosten saavuttamisen. Tämä koskee paitsi ammatillisia velvollisuuksia, myös ihmissuhteita. Esimerkiksi keskittyminen, tai “oleminen tässä ja nyt” ystävien kanssa tavattaessa, antaa sinulle mahdollisuuden nauttia hetkestä enemmän.
• Vähemmän häiriötekijöitä – keskittyminen yhteen tehtävään tekee siitä prioriteetin, ja ulkoiset häiriötekijät poistuvat automaattisesti.
• Suurempi kontrolli – “vaihtaminen” tehtävien välillä jättää henkilön häiriintyneeksi työstä, mikä vaikeuttaa myöhemmin ponnistelujen vaikutusten tai tehtävään käytetyn ajan mittaamista.
• Vähemmän stressitasoja – yksittäinen tehtävä lisää todennäköisyyttä suorittaa tietty tehtävä loppuun. Se lisää myös tyytyväisyyttä ja vähentää stressitasoja, kun työntekijän ei enää tarvitse miettiä, milloin ja miten se pitäisi tehdä.

Kuinka tehdä yksittäistä tehtävää?

Priorisoi

Ennen työn aloittamista päätä, mitkä tehtävät ovat prioriteettilistasi kärjessä. Käytä Eisenhower-matriisia, joka auttaa sinua määrittämään, mitkä asiat ovat kiireellisiä ja tarvitsevat välitöntä huomiota, ja mitkä voidaan käsitellä myöhemmin. Kun olet asettanut tehtävien prioriteetit, laadi oma tehtävälistasi. Tämä on yksi ominaisuuksista, joita Firmbee tarjoaa. Tämä järjestelmä mahdollistaa sinulle paitsi vastuuksien kirjaamisen, myös niiden priorisoimisen, statusten ja määräaikojen antamisen.

Opettele hallitsemaan aikaasi

On olemassa erilaisia tekniikoita, jotka auttavat sinua hallitsemaan aikaasi paremmin jakamalla suuret tehtävät pienempiin, jotka voidaan suorittaa täydessä keskittymisessä lyhyessä ajassa. Esimerkki on Pomodoro-tekniikka, joka perustuu työskentelyyn syklisissä aikablokeissa. Yleisin jako on tehdä tehtävää 25 minuuttia ja sitten pitää 5 minuutin tauko. Neljän blokin jälkeen suositellaan pidempää taukoa.

Häiriöiden estäminen auttaa myös keskittymään paremmin. Tämän vuoksi on hyvä idea sammuttaa kaikki ilmoitukset ja sulkea verkkosivustot, jotka häiritsevät työtäsi. Tietenkin jotkut työkaverit saattavat odottaa välitöntä vastausta viestiinsä. Sinun tulisi silloin ilmoittaa muille etukäteen, että sinun on keskityttävä käsillä olevaan tehtävään ja pyytää heitä olemaan häiritsemättä sinua sen aikana. Tällaiset tilanteet opettavat myös asettamaan terveitä rajoja. Johtajat saattavat myös harkita työntekijöiden kouluttamista tai ainakin lisäkoulutusta asynkronisesta viestinnästä.

Käytä projektinhallintajärjestelmää

Projektinhallintaohjelmisto sisältää monia ominaisuuksia, joita voidaan käyttää työsi organisoimiseen. Ensinnäkin Kanban-taulujen avulla tiimi voi työskennellä yhdessä määrittääkseen tehtävät, asettaa niiden prioriteetit ja statukset, nimetä työntekijät, jotka ovat vastuussa niiden suorittamisesta, tai asettaa määräajat. Tehtäviä saaneella henkilöllä voi olla ne omalla tehtävälistallaan, ja hän voi sitten suorittaa ne yksittäin ja peräkkäin ja merkitä ne valmiiksi.

Harjoittele aktiivista kuuntelua

Aktiivinen kuuntelu auttaa sinua keskittymään toiseen henkilöön ja muistamaan mahdollisimman paljon kokouksesta. Tämän käytännön ansiosta et vain osoita kunnioitusta toista henkilöä kohtaan, vaan voit myös ymmärtää paremmin käsitellyt asiat sekä välttää virheitä ja väärinkäsityksiä. On siis hyvä idea laittaa häiritsevät laitteet (puhelin, kannettava tietokone jne.) syrjään kokouksessa ollessasi, ja mieluiten jättää ne toiseen huoneeseen. Verkkokeskusteluissa on myös hyvä idea sulkea kaikki tarpeettomat välilehdet verkkoselaimessasi.

Monitasking vs yksittäinen tehtävä

Ei ole vaikeaa huomata, että multitasking ja yksittäinen tehtävä ovat täysin erilaisia menetelmiä tehtävien suorittamisessa. Alla olevassa taulukossa esittelemme peruserot.

Monitasking	Yksittäinen tehtävä
Työskentely useiden tehtävien parissa samanaikaisesti, tai kyky “vaihtaa” niiden välillä nopeasti	Työskentely vain yhden tehtävän parissa kerrallaan
Laaja työskentelyalue	Suppea työskentelyalue, keskittyminen vain yhteen tehtävään
Mahdollisuus tehdä enemmän virheitä alhaisemman keskittymisen vuoksi	Alhaisempi virheiden riski
Suuri virheiden määrä tarkoittaa huonompia tuloksia ja alhaisempaa tehokkuutta ja tuottavuutta	Pieni virheiden määrä tarkoittaa parempia tuloksia ja korkeampaa tehokkuutta ja tuottavuutta
Edistymisen seuraaminen on vaikeampaa	Tehtävän edistymisen seuraaminen on helpompaa
Tehtävien priorisoiminen on vaikeampaa	Tehtävien priorisoimisen kyky on välttämätöntä, tärkeimmät velvollisuudet tehdään ensin
Nopeampi edistyminen useilla projekteilla	Hitaisempi edistyminen useilla projekteilla keskittymisen vuoksi yksittäisiin tehtäviin
Erityisten tehtävien hitaampi suorittaminen useiden “vaihtojen” vuoksi	Erityisen tehtävän nopeampi suorittaminen – kaikki huomio ja energia on omistettu sille

Yhteenveto

Tänä päivänä multitasking on työnantajien toivoma taito, pääasiassa koska se liittyy suurempaan tuottavuuteen ja tehokkuuteen. Kuten tutkimukset osoittavat, suhde on täysin päinvastainen. Kun vaihdetaan jatkuvasti tehtävien välillä, ei pystytä priorisoimaan ja organisoimaan työtä, ja häiriötekijöitä on usein, työntekijän tehokkuus voi laskea merkittävästi, ja virheiden tekemisen riski kasvaa, mikä taas vaatii aikaa ja energiaa korjata.

Tietenkin joissakin tilanteissa ja joillekin ihmisille multitasking voi olla ihanteellinen ratkaisu. On kuitenkin syytä muistaa, että vain pieni prosenttiosuus väestöstä omaa oikean kyvyn siihen.

On myös ratkaisevan tärkeää muuttaa asennetta yksittäistä tehtävää kohtaan ja hylätä mielipide, että se on heikompi menetelmä. Lukuisissa julkaisuissa, artikkeleissa ja blogeissa voit lukea sen myönteisistä vaikutuksista työhön sekä terveyteen. Joten se voi olla ihanteellinen vaihtoehto ihmisille, jotka eivät halua tuntea niin paljon painetta ja stressiä, ja sen sijaan haluavat tuntea tyytyväisyyttä tiettyjen tehtävien suorittamisesta.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.