Kuinka kirjoittaa vakuuttava liiketoimintasuunnitelma? | #35 Projektinhallinnan aloittaminen

Liiketoiminnan perustelu, tai liiketoimintasuunnitelma, on yksi keskeisistä asiakirjoista, jotka projektipäällikkö laatii. Loppujen lopuksi se vakuuttaa sidosryhmät ja lopulta määrittää, saako projekti tukea, rahoitusta ja toteutetaanko se. Miten siis kirjoittaa niin vakuuttava liiketoimintasuunnitelma?

Kuinka kirjoittaa vakuuttava liiketoimintasuunnitelma? – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Miksi tätä projektia kannattaa toteuttaa? Määrittele liiketoimintatarve selkeästi
3. Mitä aiomme tehdä? Kuvaile projektin laajuus
4. Miten aiomme työskennellä? Laadi aikataulu
5. Paljonko se maksaa? Laadi kustannus-hyötyanalyysi
6. Onko tavoite vaivan arvoinen? Listaa toivotut tulokset
7. Yhteenveto

Johdanto

Liiketoimintasuunnitelman määritelmä viimeisimmässä PMBOK:ssa on hyvin laaja. Se kuuluu seuraavasti:

“Liiketoimintasuunnitelma on arvotarjous ehdotetulle projektille, joka voi sisältää taloudellisia ja ei-taloudellisia etuja.”

Niinkin lyhyestä selityksestä on vaikeaa päätellä, miten laatia asiakirja, joka on vakuuttava sidosryhmille. Millainen liiketoimintasuunnitelma siis tulisi kirjoittaa suunnitellulle projektille?

Liiketoimintasuunnitelma vaatii äärimmäistä selkeyttä. Hyvä idea aloittaa on yrittää selittää se ikään kuin puhuisit lapselle – todelliselle tai kuvitteelliselle – siitä, mistä hankkeemme tulee olemaan kyse. Miksi haluamme toteuttaa projektin ja mitä haluamme tehdä? Miten aiomme saavuttaa sen ja kenelle on kohdistettu?

Miksi tämä projekti on vaivan arvoinen? Määrittele liiketoimintatarve selkeästi

Ensimmäinen askel kohti hyvää liiketoimintasuunnitelmaa on selkeästi määritellä tarve, johon projektin tarkoitus vastaa, ja liiketoimintahyöty organisaatiolle. Toisin sanoen, se on vastaus kysymykseen, miksi projekti tulisi toteuttaa.

Vastaamiseksi meidän on valmisteltava:

• alkuperäiset liiketoimintavaatimukset,
• yksityiskohtaiset tiedot tavoitteista ja päämääristä,
• kuvaus organisaation tulevasta tilasta, joka hyötyy tavoitteen saavuttamisesta.

Projektipäällikkö syöttää liiketoimintatarpeen yksityiskohdat projektin asiakirjaan sen jälkeen, kun alkuperäinen sidosryhmien hyväksyntä on saatu ja päätös projektin siirtämisestä suunnitteluvaiheeseen on tehty.

Mitä aiomme tehdä? Kuvaile projektin laajuus

Seuraava askel on esittää projektin laajuus. Sen perustelun on ymmärrettävästi linkitettävä suunnitellut tehtävät liiketoimintatarpeeseen. Tällä tavoin se selittää, miksi projekti on vaivan arvoinen. Sinun on vakuutettava sidosryhmät siitä, että liiketoimintatarve on investoinnin arvoinen ja kiireellinen, joten se on käsiteltävä nyt.

On myös syytä mainita, mitkä tekniset ratkaisut ja innovaatiot aiomme käyttää. Jos otamme käyttöön edistyksellisiä ratkaisuja ja erikoislaitteita tai ohjelmistoja, perustelumme saa selkeyttä, kun selitämme peruskäsitteet ja vältämme ammattikieltä.

Miten aiomme työskennellä? Laadi aikataulu

Nyt on aika laatia projektin työaikataulu. Tässä on mainittava virstanpylväät, kuvaamalla yhdessä tai kahdessa lauseessa odotettuja tuloksia. Tämä antaa sidosryhmille käsityksen paitsi laajuudesta, myös siitä, miten projekti toteutetaan. Se antaa myös välittömän käsityksen tiimin koosta ja ajasta, joka tarvitaan ensimmäisten tulosten saavuttamiseen projektissamme.

Paljonko se maksaa? Laadi kustannus-hyötyanalyysi

Kustannusanalyysin tarjoaminen mahdollistaa sidosryhmien päätöksenteon projektin rahoituksesta. Sen tulisi esittää mahdollisimman tarkasti:

• kokonaismäärä – perustuen järkevään kustannus- ja tarvittavien resurssien analyysiin, joka liittyy projektiin,
• osamäärät virstanpylväiden tai vuosien mukaan, jos toteutetaan pitkäaikainen projekti.

Vaikka liiketoimintasuunnitelma vaatii vain yleisiä määriä, tarvitset yksityiskohtaisia taloudellisia tietoja ja analyysejä myöhemmissä projektin elinkaaren vaiheissa. Sen vuoksi on syytä laatia arvioita aivan alussa, jotta sidosryhmät tietävät, että projektipäällikkö tuntee projektin toteuttamisen kustannukset.

Onko tavoite vaivan arvoinen? Listaa toivotut tulokset

Viimeinen askel on kirjata projektin toivotut tulokset. Tämä on tiivis visio tulevasta tilasta, joka kuvaa selkeästi etuja jokaiselle sidosryhmäryhmälle. Sinun tulisi pitää se:

• tiiviinä,
• ilman ammattikieltä,
• visuaalisena, joka sisältää tietoja ja toivottuja tuloksia,
• realistisena.

Pidä mielessä viimeisen kohdan seuraukset, sillä projektitiimin toimet tulevat tarkastelun kohteeksi toteutuksen aikana ja niitä verrataan projektin asetettuihin toivottuihin tuloksiin. Jos ne ovat kunnianhimoisia mutta riittävän varovaisia, saavutatte ne varmasti ja projekti pysyy linjassa tarpeiden kanssa ja tuottaa tarkoitetut tulokset.

Yhteenveto

Vakuuttava liiketoimintasuunnitelma tulisi sisältää: selkeästi määritelty liiketoimintatarve, projektin laajuus, aikataulu, kustannus-hyötyanalyysi ja toivottu lopputulos.

Liiketoimintasuunnitelman esittäminen viestii tehokkaasti projektin arvosta sidosryhmille. Kuten PMBOK toteaa, “toivotut tulokset tulisi kuvata selkeästi, arvioida iteratiivisesti ja päivittää koko projektin ajan.” Siksi projektipäälliköiden tulisi säännöllisesti arvioida projektia liiketoimintasuunnitelman näkökulmasta koko projektin ajan. Tällä tavoin he voivat helpoiten varmistaa, että se pysyy linjassa tarpeiden kanssa ja etenee kohti sidosryhmien kanssa sovittua tavoitetta.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.