Neuvottelu etätyöstä työntekijän kanssa, miten se tehdään?

Etätyön neuvottelu – mitä on tärkeää?

Esimiehenä olet varmasti huolissasi siitä, että työntekijän tehtävien hoitaminen kotoa (tai mistä tahansa muusta satunnaisesta paikasta, toimiston sijaan) ei vaikuta henkilön tehokkuuteen – eli aikaisempaan suoriutumiseen tehtävien suorittamisessa tai osoitettuun tuottavuuteen. Useimmat etätyön vastustajat pelkäävät, että työntekijä on kiireinen muiden velvoitteiden (esim. kodin siivoaminen, lasten hakeminen koulusta, pyykin ripustaminen jne.) kanssa työaikana, jolloin hän ei suorita kaikkia tehtäviä.

Tämän vuoksi on niin tärkeää, että etätyötä neuvoteltaessa viestit selkeästi ja rehellisesti odotuksesi uudelle toimintamallille. Kun työntekijä tietää tarkalleen, mitkä yrityksen vaatimukset ovat työaikojen, saatavuuden, määräaikojen, tavoitteiden, tulosten jne. osalta, on hänen helpompi sopeutua.

Etätyön neuvottelu – miten?

Ilman muuta, oikea viestintä etätyötä neuvoteltaessa on ratkaisevan tärkeää. Mutta mitä muuta tulisi tehdä, jotta molemmat osapuolet olisivat tyytyväisiä? Alla tarjoamme joitakin vinkkejä, jotka voivat helpottaa keskustelua työntekijän kanssa mahdollisuudesta siirtyä etätyöhön.

1. Aseta etätyön säännöt

Etätyössä on ratkaisevan tärkeää, että sovitte yhdessä siitä, miten tehtäviä hoidetaan kotona. Esimiehenä (jos yrityksellä ei ole toteutettu etätyön sääntöjä ja määräyksiä kaikille työntekijöille ja se tarjoaa järjestelyvapauden yksittäisissä tiimeissä) sinun tulisi olla ennalta määriteltyjä odotuksia, jotka esität työntekijällesi (pysyen samalla avoimena mahdollisille neuvotteluille). Tässä suhteessa sinun tulisi vastata tällaisiin kysymyksiin:

• Milloin ja mihin aikaan on mahdollista työskennellä kotoa?
• Ovatko järjestelmät käytössä suorituksen raportointia varten?
• Kuinka viestintä toteutetaan?
• Mitkä työkalut ovat tarpeen tehtävien hoitamiseen kotoa?
• Kuinka tuloksia arvioidaan?
• Kuinka etätyö vaikuttaa etuuksien saamiseen?
2. Ota käyttöön koeaika

Lisäksi voit myös päättää tarjota työntekijälle eräänlaisen “koeaikajakson”, jonka aikana tietyn ajan (esim. kuukauden) tarjoat mahdollisuuden hoitaa tehtäviä kotoa.

Tämän ajan jälkeen teet arvion (tarkastellen tuloksia ja vertaamalla niitä paikan päällä työskentelyn aikana saavutettuihin tuloksiin), määrittäen, tuoko tällainen yhteistyömalli riittäviä tuloksia vai ei. Jos huomaat, että tehokkuus on säilynyt samalla tasolla, voit sallia työntekijän etätyön ilman pelkoa. Jos taas tuottavuus on laskenut, sinulla on vahva argumentti jättää työntekijä toimistoon.

3. Esitä hybridimalli

Viimeisenä keinona, jos sinulta puuttuu täysin vakuutus antaa työntekijän hoitaa tehtäviä kotoa kokoaikaisesti, voit myös ehdottaa siirtymistä hybridimalliin – esimerkiksi 3 päivää toimistossa ja 2 päivää kotoa. Voit myös käsitellä tällaista tilannetta eräänlaisena koeaikana, jonka aikana tarkastelet henkilön tehokkuutta. Saattaa ilmetä eri syistä (esim. suoran kontaktin ylläpitäminen tiimikavereiden kanssa), että hybridimalli riittää henkilölle, ja sinulle tällainen tilanne – on hyväksyttävä.

Etätyön neuvottelu – yhteenveto

Etätyötä neuvoteltaessa pysy avoimena työntekijän esittämille tarpeille ja ole joustava tehtävien suorittamisen ehtojen asettamisessa. Ota myös huomioon, että jokaisen keskustelun tulisi erota riippuen siitä, kenen kanssa käyt keskustelua ja työn luonteesta tai henkilön vastuista.

Vain toimimalla näin voit kehittää mallin, joka varmistaa molempien osapuolten tyytyväisyyden ja samalla positiivisen kuvan sinusta esimiehenä tai yrityksestä työnantajana. Ole myös valmis siihen, että tulet yhä enemmän neuvottelemaan etätyöstä – työntekijät ovat tulleet rakastamaan etätyötä ja odottavat epäilemättä mahdollisuutta hoitaa ammatillisia velvoitteitaan työpaikoiltaan.

Lue myös: Kuinka toteuttaa etäirtisanominen tehokkaasti? 4 perus- ja helppoa vaihetta

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.