Viestinnän katkosten syyt ja seuraukset organisaatioissa

Mikä on viestinnän katkos?

Viestinnän katkos organisaatiossa viittaa tiedonkulun häiriöön, joka johtaa erilaisiin vaikeuksiin. Se voi tapahtua eri hierarkkisten tasojen, osastojen, tiimien tai jopa yhdessä työskentelevien yksiköiden välillä – käytännössä missä tahansa yrityksessä, riippumatta sen toimialasta. Useimmiten se ilmenee vääristymänä, epätarkkuutena tai epäselvyytenä välitetyissä viesteissä, mikä merkittävästi estää viestintää. Tämän seurauksena voi syntyä kaikenlaisia virheitä ja väärinkäsityksiä – sekä helpommin ratkaistavia että mahdollisesti vakaviin konflikteihin johtavia sekä sisäisesti että ulkoisesti.

Viestinnän katkoksen syyt

Viestinnän katkoja voi esiintyä eri ihmisten (työkavereiden, työntekijän ja esimiehen tai organisaation ja ulkoisen kumppanin) välillä, minkä tahansa aiheen parissa tai kaikilla tasoilla. Useimmiten sen taustalla on 3 syytä, jotka listaamme alla.

1. Riittämättömät viestintätaidot

Väärinymmärrykset tapahtuvat ensisijaisesti tilanteissa, joissa työntekijöiden viestintätaidoissa on puutteita. Jos lähettäjä ei pysty ilmaisemaan ajatuksiaan tai välittämään tietoa tai odotuksia tavalla, jonka vastaanottaja voi ymmärtää, tämä voi johtaa väärinkäsityksiin ja virheisiin. Epäselvät ohjeet, epämääräiset tavoitteet tai epäselvyys saavat työntekijät suorittamaan tehtäviä ristiriidassa heidän aikomustensa kanssa tai jopa – kykenemättöminä ymmärtämään organisaation odotuksia ja tarpeita. Jos tällainen tilanne jatkuu pitkään, se voi aiheuttaa kaaosta yrityksessä.

2. Riittämättömät viestintäkanavat

Viestintäongelmia voi myös esiintyä, kun organisaatiolta puuttuu riittävät viestintäkeinot tai olemassa olevat ovat tehottomia eivätkä tarjoa täyttä tiedonkulkua. Jos organisaatiolla ei ole hyvin kehittynyttä viestintärakennetta, jossa tiedon siirto tapahtuu tehokkaasti ja esteittä, tiedonkulussa voi epäilemättä olla pullonkauloja. Säännöllisten kokousten puute, riittämättömät viestintätyökalut tai liiallinen paperityö voivat johtaa siihen, että tärkeä tieto ei saavuta niitä, jotka sitä tarvitsevat, ajoissa.

3. Kulttuurierot

Tämä syy on tullut erityisen tärkeäksi viime vuosina, kun käsittelemme yhä enemmän monikulttuurisia tiimejä organisaatioissa. Erilaisten kulttuurien tai kansallisuuksien koostuvan tiimin johtajan on oltava tietoinen heidän välisistään eroista ja varmistettava, että viestintä ymmärretään kaikille samalla tavalla. Lisäksi työntekijöiden välistä tehokasta ymmärrystä voivat myös estää psykologiset erot, kuten viestintätyylit tai viestintäpreferenssit (verbaalinen, kirjallinen jne.) – tämä seikka on myös otettava huomioon.

Viestinnän katkoksen seuraukset

Viestinnän katkoksen vakavimpina negatiivisina seurauksina organisaatioissa tulisi pitää viivästyksiä tehtävien suorittamisessa – erityisesti niissä, jotka liittyvät ulkoisiin liikekumppaneihin ja voivat jopa johtaa yhteistyön katkeamiseen (jos esimiehet eivät onnistu purkamaan tilannetta) tai jotka liittyvät asiakkaille ja kääntyvät heitä vastaan. Samoin äärimmäisen ankara seuraus voi olla työntekijän epäoikeudenmukainen irtisanominen virheen vuoksi, joka johtuu virheellisestä viestinnästä. Muita viestinnän katkoksen seurauksia ovat:

• Ihmissuhteet konfliktit, jotka johtavat luottamuksen puutteeseen tiimissä tai kasvavaan haluttomuuteen yhteistyöhön,
• Yksittäisten työntekijöiden stressitason nousu,
• Työhön liittyvän motivaation lasku, joka heijastuu alhaisempaan tuottavuuteen,
• Mahdolliset taloudelliset menetykset (myös käytettävissä olevien resurssien tuhlaaminen ja lisäkustannusten syntyminen, joita olisi voitu välttää),
• Negatiivinen ulkoinen kuva, jos yrityksen ongelmat saavuttavat yleisön.

Viestinnän katkos – yhteenveto

Ottaen huomioon edellä mainitut viestinnän katkoksen erilaiset seuraukset organisaatiossa, eri toimialojen yritysten on investoitava tehokkaaseen viestintään. Niiden tulisi tehdä niin erityisesti kahdella alueella: sekä asianmukaisen viestintäinfrastruktuurin toteuttamisessa että työntekijöidensä viestintätaitojen kehittämisessä (esim. erilaisten koulutusten avulla, mukaan lukien selkeä kieli). Tämä on ainoa tapa varmistaa, että tieto välitetään oikealla tavalla – olipa kyseessä saman tiimin jäsenten tai osastojen tai eri hierarkiatason välillä.

Lue myös: Kuinka neuvotella etätyöstä työntekijän kanssa?

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.