Kaikki työnkulun automaatiosta. Zapier vai Make.com? | Liiketoimintasi digitalisointi #18

Johdanto

Työnkulun automaatio näyttelee keskeistä roolia digitaalisen transformaation prosessissa yrityksille. Se mahdollistaa yritysten tehokkuuden, tuottavuuden ja kilpailukyvyn parantamisen. Työnkulun automaatio, joka tunnetaan myös liiketoimintaprosessien automaationa, voidaan saavuttaa käyttämällä yhtä kahta teknologiaa: Robotiikkaa prosessien automaatiossa (RPA) tai API:ita, tai näiden yhdistelmää. Se tarkoittaa toistuvien tehtävien siirtämistä ihmisiltä tietokonejärjestelmille, mikä johtaa aikansäästöihin, vähemmän virheitä haastavissa tehtävissä ja lisääntyneeseen tuottavuuteen.

Mitä on työnkulun automaatio?

Työnkulun automaatio tarkoittaa teknologian käyttöä tehtävien suorittamiseen, joita aiemmin tekivät ihmiset. Tämä auttaa yrityksiä vähentämään toistuvia ja aikaa vieviä toimintoja, jolloin ne voivat keskittyä arvokkaampiin tehtäviin. Esimerkkejä työnkulun automaatiosta ovat:

1. Kirjanpitoprosessien automatisointi, kuten laskutuksen ja maksujen käsittelyn, mikä säästää aikaa ja vähentää virheiden riskiä.
2. Asiakaspalvelun automatisointi käyttämällä chatbotteja usein kysyttyihin kysymyksiin vastaamiseen, jolloin työntekijät voivat keskittyä monimutkaisempaan kyselyyn.

Miten Zapier toimii?

Zapier on suosittu työkalu, joka mahdollistaa erilaisten sovellusten ja verkkopalveluiden integroimisen. Tämä auttaa automatisoimaan monia liiketoimintaprosesseja, kuten:

• tietojen siirtämistä eri sovellusten välillä – esimerkiksi CRM:stä taulukkolaskentaan,
• yksinkertaisten työnkulkujen, joita kutsutaan Zapeiksi, luomista, jotka aktivoituvat, kun tietty tapahtuma tapahtuu, kuten uuden sähköpostin saaminen,
• integroimista monien suosittujen sovellusten, kuten Gmaillan, Trellon ja Slackin, kanssa.

Zapier on sopiva työkalu yrityksille, jotka tarvitsevat yksinkertaisen ratkaisun sovellusten integroimiseen ja perustehtävien automatisointiin. Sen intuitiivisen käyttöliittymän ja laajan integraatioiden valikoiman ansiosta Zapier on loistava valinta pienille ja keskikokoisille yrityksille.

Mitä voit tehdä Make.comilla?

Make.com on toinen työnkulun automaatiotyökalu. Se tarjoaa edistyneempiä ominaisuuksia ja joustavuutta verrattuna Zapieriin. Make.comilla voit luoda:

• monimutkaisempia työnkulkuja kaikilla osastoilla,
• integraatioita eri sovellusten kanssa, myös vähemmän suosittujen tai erikoistuneiden,
• omia sovelluksia ja jakaa niitä Make.comissa, mikä mahdollistaa niiden mukauttamisen tarpeidesi mukaan.

Yhteenvetona, Make.com on työkalu yrityksille, jotka tarvitsevat edistyneen työnkulun automaatioratkaisun ja etsivät enemmän joustavuutta ja tuotteen mukauttamista.

Miten valita oikea tehtävien automaatiotyökalu?

Kun vertailet Zapieria ja Make.comia, on muutamia keskeisiä näkökohtia, jotka kannattaa huomioida.

Zapier on yksinkertainen työkalu, joka on ihanteellinen pienille ja keskikokoisille yrityksille, jotka tarvitsevat nopeaa ja helppoa erilaisten sovellusten integrointia. Sen etuja ovat intuitiivisuus ja laaja valikoima saatavilla olevia integraatioita.

Make.comin osalta saat enemmän edistyneitä ominaisuuksia, enemmän joustavuutta ja mahdollisuuden mukauttaa ominaisuuksia liiketoimintasi tarpeiden mukaan. Make.com voi siten olla sopiva suuremmille organisaatioille, automaatiosta kiinnostuneille tai niille, joilla on tarkempia tarpeita.

Valitaksesi oikean työkalun yrityksellesi, on hyvä idea tehdä tarpeiden analyysi, arvioida saatavilla olevia ominaisuuksia ja vertailla kustannuksia. Esimerkiksi, jos yrityksesi tarvitsee integroida useita suosittuja sovelluksia ja automatisoida yksinkertaisia tehtäviä, Zapier voi olla hyvä valinta. Toisaalta, jos tarvitset monimutkaisempia työnkulkuja ja enemmän hallintaa automaatiossa, Make.com on syytä harkita.

Käytännön vinkkejä työnkulun automaation toteuttamiseen työpaikalla

Tehtävien automaatiotyökalujen toteuttaminen voi olla haaste, joten pidä mielessä muutamia hyödyllisiä vinkkejä:

1. Analysoi huolellisesti liiketoimintaprosessisi. Nykyisten prosessiesi ymmärtäminen auttaa sinua paremmin räätälöimään työkaluja tarpeidesi mukaan. Miksi? Näin vältät ohjelmiston käyttöönoton, joka ei merkittävästi paranna yrityksesi tuottavuutta ja säästä aikaa.
2. Yhteistyö tiimin kanssa koko toteutuksen ajan. Ota työntekijät mukaan prosessin eri vaiheisiin, jotta ymmärrät heidän tarpeensa ja odotuksensa paremmin.
3. Tarjoa työntekijöille asianmukaista koulutusta ja tukea estääksesi turhautumista ja virheitä, jotka johtuvat uuden työkalun ominaisuuksien tuntemattomuudesta.
4. Seuraa työnkulun automaation tuloksia arvioidaksesi sen tehokkuutta ja tehdäksesi tarvittavia säätöjä. Jatkuva seuranta ja optimointi auttavat sinua saavuttamaan suurempia etuja.

Yhteenveto

Työnkulun automaatio on tärkeä osa digitaalista transformaatiota, joka voi merkittävästi vaikuttaa yritysten tuottavuuteen ja kilpailukykyyn. Zapier ja Make.com ovat kaksi suosittua työkalua, jotka tarjoavat erilaisia työnkulun automaatio-ominaisuuksia. Oikean työkalun valinta riippuu yrityksesi tarpeista, saatavilla olevista ominaisuuksista ja kustannuksista. Muista analysoida huolellisesti liiketoimintaprosessisi, sitouttaa tiimisi, tarjota koulutusta ja tukea sekä seurata toteutuksen tuloksia optimaalisten tulosten saavuttamiseksi.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.