Digitaalinen taloushallinta ja verkkolaskentatoimi | Liiketoimintasi digitalisointi #5

Digitaalinen taloushallinta ja verkkolaskenta ovat tulleet yhä suositummiksi liiketoiminnassa. Sage-raportin (2020) mukaan 67 % pienistä ja keskikokoisista yrityksistä käyttää jo tällaisia ratkaisuja. Tarkastellaanpa tarkemmin, miksi digitaalisen taloushallinnan toteuttaminen on kannattavaa ja miten verkkolaskenta voi hyödyttää yritystäsi. Lue lisää saadaksesi lisätietoja.

Verkkolaskenta – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Saatavilla olevien työkalujen ja ohjelmistojen arviointi
3. Keskeiset näkökohdat digitaalisten talouspalveluiden toteuttamisessa
4. Tietoturva ja uhkat verkkolaskennassa
5. Digitaalisen taloushallinnan ja verkkolaskennan tulevaisuus
6. Yhteenveto

Johdanto

Kirjanpitoprosessien, kuten laskujen laatimisen tai verojen maksamisen, automaattinen käsittely voi merkittävästi lisätä yrityksesi tehokkuutta. Esimerkiksi se voi vähentää laskujen laatimiseen tarvittavaa aikaa jopa 73 %. Lisäksi verkkolaskentajärjestelmien integroiminen muihin yrityksessä käytettäviin laitteisiin, kuten CRM-ohjelmistoihin, projektinhallintajärjestelmiin, maksujen hallintajärjestelmiin ja HRMS:ään, mahdollistaa tietojen keskittämisen ja talouden hallinnan helpottamisen. Lisäksi mahdollisuus suorittaa verkkomaksuja sujuvoittaa kassanhallintaprosessia ja yhteistyötä toimittajien ja asiakkaiden kanssa.

Digitaalisten taloustyökalujen ja ohjelmistojen arviointi

Kirjanpito-ohjelmistot tarjoavat monia ominaisuuksia. Ennen kuin valitset tietyn ohjelmiston, on hyvä tarkistaa, onko se sertifioitu. Tämä varmistaa, että työkalu noudattaa maasi sääntöjä ja on turvallinen yrittäjälle. Verkkolaskennan sisällyttämiseksi liiketoimintaasi on tärkeää valita oikea palveluntarjoaja. Joitakin suosituimmista työkaluista ovat:

1. Xero – helppokäyttöinen työkalu, joka mahdollistaa laskujen nopean laatimisen ja integroinnin eri maksujärjestelmiin. Valitettavasti sen hinta voi olla melko korkea pienille yrityksille, erityisesti jos ne haluavat käyttää lisäominaisuuksia.
2. QuickBooks – tarjoaa laajan valikoiman toimintoja, kuten varastonhallintaa ja ajanseurantaa, mikä tekee siitä monipuolisen ratkaisun eri toimialoille. Sen suurin haittapuoli on kuitenkin ohjelman käyttöliittymä, joka voi olla ongelmallinen niille, joilla ei ole kirjanpitokokemusta.
3. Wave – tarjoaa ilmaisen pääsyn peruslaskentatoimintojen, kuten laskutuksen ja kulujen seurannan, hoitamiseen. Siinä on kuitenkin vähemmän ominaisuuksia kuin muissa maksullisissa työkaluissa, mikä voi rajoittaa sen hyödyllisyyttä vaativammille yrityksille.
4. Firmbee – tämä ilmainen työkalu mahdollistaa monien aikaa vievien tehtävien suorittamisen automatisoidusti ja merkittävästi yksinkertaistetusti. Se tarjoaa sellaisia ominaisuuksia kuin:
• työntekijäkustannusten hallinta – tämä mahdollistaa henkilöstökulujen seurannan, yksittäisten työntekijöiden hintojen soveltamisen ja kulujen generoinnin kirjattujen aikojen perusteella.
• osamaksut – ne mahdollistavat asiakkaille maksamisen erissä, pitäen hallinnassa, kuinka paljon heillä on vielä maksettavaa.
• henkilökohtaiset laskut – mahdollistavat taloushallintojärjestelmän käytön erilaisten ei-standardien valuuttojen ja verokantojen laskujen laatimiseen.

Ohjelmisto tarjoaa myös helpon tietojen siirron olemassa olevista kirjanpitojärjestelmistä ja tuen eri liiketoimintatyypeille. Rekisteröityminen alustalle on yksinkertaista ja nopeaa, ja intuitiivinen käyttöliittymä tekee siitä helppokäyttöisen jopa aloittelijayrittäjille.

Keskeiset näkökohdat digitaalisten talouspalveluiden toteuttamisessa

Verkkolaskennan toteuttamisprosessi voi olla vaativa. Kuitenkin samalla se tuo mukanaan valtavia etuja. On kuitenkin syytä muistaa muutama keskeinen näkökohta, jotka voivat auttaa sen toteuttamisessa. Ensinnäkin, on suositeltavaa palkata kokenut kirjanpitäjä tukemaan toteutusta ja antamaan neuvoja jokaisessa vaiheessa.

Toinen tärkeä näkökohta on oikean ajan valitseminen muutosten toteuttamiselle. Esimerkiksi se on paljon helpompaa tilikauden alussa kuin vuoden keskivaiheilla. Tämä auttaa välttämään ongelmia tietojen siirtämisessä järjestelmien välillä.

Tietoturva ja uhkat verkkolaskennassa

Verkkolaskennan lukuisista eduista huolimatta on myös useita riskejä, jotka liittyvät tietoturvaan. Yrittäjien tulisi olla tietoisia mahdollisista ongelmista ja ryhtyä asianmukaisiin toimiin riskien minimoimiseksi:

• Tietojen menetys – sinun on muistettava varmuuskopioida taloustietosi säännöllisesti, jotta vältät tietojen menettämisen järjestelmävikojen, käyttäjävirheiden tai hakkerointihyökkäysten vuoksi. On hyvä idea valita ohjelmisto, joka luo automaattisesti varmuuskopioita turvallisille palvelimille.
• Tietojen salaus – on syytä valita ohjelmisto, joka käyttää edistyneitä salaustekniikoita suojatakseen tietoja luvattomalta pääsyltä.
• Koulutus ja harjoittelu – digitaalisten tietojen tallentamisen ja käsittelyn turvallisuus on uhattuna ei vain laitteisto- ja ohjelmistovikojen, vaan myös verkkolaskennan taitamattoman käytön vuoksi. Siksi verkkolaskentaohjelmistoon pääsyä omaavien työntekijöiden tulisi olla tietoisia kyberturvallisuusriskeistä. Säännöllinen koulutus ja tietojen päivittäminen aiheesta ovat tärkeä osa riskienhallintastrategiaa.

Digitaalisen taloushallinnan ja verkkolaskennan tulevaisuus

Verkkolaskennan tulevaisuus näyttää erittäin lupaavalta. Teknologioiden, kuten tekoälyn ja koneoppimisen, kehitys mahdollistaa prosessien automatisoinnin. Automaattisen työnkulun luominen yrityksessä on tulemassa helpommaksi työkalujen, kuten Zapierin tai Make.comin, ansiosta. Niitä voidaan käyttää räätälöityjen prosessien rakentamiseen, mikä helpottaa monimutkaisten taloudellisten operaatioiden käsittelyä ja talouden hallintaa. Tekoälyn kehityksen ja käteismaksujen vähenevän suosion myötä voimme odottaa modernien työkalujen ja ohjelmistojen eksponentiaalista kasvua seuraavien vuosien aikana, mikä mahdollistaa vielä paremman hallinnan yrityksen taloudesta.

Yhteenveto

Verkkolaskenta on tulossa yhä suositummaksi ratkaisuksi liiketoiminnan talouden hallinnassa. Huolimatta sen useista eduista, siihen liittyy myös monia riskejä, jotka liittyvät tietoturvaan. Jotta voit hyödyntää verkkolaskennan etuja täysin, on tärkeää valita oikea ohjelmisto, suojata järjestelmä kyberuhilta ja kouluttaa työntekijöitä säännöllisesti. Tämän alan tulevaisuus näyttää erittäin lupaavalta, mikä voisi johtaa edelleen kehitykseen ja innovaatioihin.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.