Digitaalisten tiimien hallinta | Liiketoimintasi digitalisointi #6

Viime aikoina digitaalisten tiimien rakentaminen on tullut yhä tärkeämmäksi, mikä edistää merkittävää työtehon lisääntymistä ja helpompaa viestintää työntekijöiden välillä. Digitalisaation ansiosta tiimien hallinta muuttuu vähemmän monimutkaiseksi, nopeammaksi ja tarkemmaksi. Se mahdollistaa yrityksille paremman työntekijöiden edistymisen seurannan, mikä on avain tietoon perustuvien päätösten tekemiseen. Lue lisää.

Digitaalisten tiimien hallinta – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Miksi rakentaa digitaalisia tiimejä?
3. Kuinka valita työkalut digitaalisten tiimien hallintaan?
4. Käytännön tiimihallintatyökalut
5. Digitaalisten tiimien rakentaminen
6. Digitaalisten tiimien suorituskyvyn mittaaminen
7. Yhteenveto

Johdanto

Digitaalisen kehityksen aikakaudella tiimihallinta on kokemassa suurta muutosta. Perinteiset hallintamenetelmät, jotka perustuvat pelkästään kasvokkain tapahtuviin kokouksiin ja keskusteluihin, korvataan kehittyneemmillä ja joustavammilla teknologisilla ratkaisuilla. Tässä artikkelissa käsittelemme digitaalisen tiimihallinnan keskeisiä näkökohtia ja käytännön työkaluja, jotka voivat tukea tätä muutosta.

Miksi rakentaa digitaalisia tiimejä?

Digitalisaatio tuo organisaatiolle monia etuja. Ensinnäkin se parantaa työtehoa virtaviivaistamalla viestintää, suunnittelua ja valvontaprosesseja. Lisäksi digitaaliset työkalut auttavat paremmin seuraamaan työsuoritusta ja tarjoavat arvokasta dataa analysointia varten. Lopuksi ne mahdollistavat yrityksille kilpailukyvyn parantamisen markkinoilla.

Monet yritysomistajat yhdistävät digitaalisten tiimien hallintaan tarkoitetut työkalut vain etä- ja tietokonepohjaiseen työhön. Kuitenkin on olemassa useita alustoja, jotka auttavat parantamaan tiimityön tehokkuutta sekä toimistolla, kotona että kentällä.

Kuinka valita työkalut digitaalisten tiimien hallintaan?

Digitaalisten tiimien hallinnassa on tärkeää keskittyä yrityksen todellisiin tarpeisiin ja vastaaviin ohjelmistotoimintoihin. Parasta on aloittaa tarpeiden analyysilla, eli vastaamalla seuraaviin kysymyksiin:

• Tarvitsemmeko aikaseurantatoimintoa?
• Käytämmekö jaettuja tiedostoja?
• Onko ohjelmiston toimittava mobiililaitteilla vai tietokoneilla?
• Tarvitsemmeko liiketoiminnan omistajalle tai johtajalle hallintapaneelin, vai riittääkö jaettu työtila?

Vastaukset auttavat meitä valitsemaan oikean ohjelman tai yhteistyöohjelmien joukon. On tärkeää harkita tiimihallinnan digitalisoimista seuraavilla alueilla:

• Viestintä – modernit viestintätyökalut, kuten ryhmäkeskustelut ja videokonferenssisovellukset, mahdollistavat nopean ja tehokkaan tiimiviestinnän. TechRepublicin (2021) raportin mukaan 95 % yrityksistä käyttää niitä jo,
• Tiedostojen jakaminen – pilviratkaisuja tiedostojen jakamiseen ja etäyhteistyöhön käyttää tänään 76 % yrityksistä. Vaikka kaikki työskentelevät samassa rakennuksessa, on paljon nopeampaa ja helpompaa lähettää viesti tai tehdä yhteistyötä yhdellä jaetulla Miro (https://miro.com/) tai Mural (www.mural.co) -taululla kuin seistä valkotaulun äärellä kokoushuoneessa,
• Turvallisuus – VPN:n käyttö mahdollistaa etätyöntekijöiden turvallisen tiedostojen jakamisen ja arkaluontoisten tietojen vaihtamisen, minkä vuoksi 54 % yrityksistä hyödyntää tätä ratkaisua,
• Suunnittelu – digitaaliset kalenterit ja tehtävien aikatauluttajat helpottavat työn organisointia ja edistymisen sekä määräaikojen seurantaa, esimerkiksi Kanban-tauluilla tai virstanpylväiden ja tiekarttojen näkymissä,
• Tehtävien delegointi – projektinhallintaohjelmiston avulla on helpompaa jakaa tehtäviä yksittäisille jäsenille ja seurata heidän edistymistään.
• Valvonta – digitaalisten työkalujen ansiosta johtajat voivat seurata tiimin suorituskykyä reaaliajassa ja tehdä päätöksiä luotettavan datan perusteella.

Käytännön tiimihallintatyökalut

Markkinoilla on useita projektinhallintatyökaluja. Tarkastellaanpa tarkemmin suosituimpia, erityisesti koska ne tarjoavat ilmaisia suunnitelmia:

• Trello – se on projektinhallintapohja, joka mahdollistaa tehtävätaulujen luomisen, niiden jakamisen yksittäisille tiimin jäsenille ja edistymisen seuraamisen, saatavilla tietokoneilla ja mobiililaitteilla,
• Asana – se on kehittyneempi tehtävien ja projektien hallintajärjestelmä, joka tarjoaa joukon ominaisuuksia suunnittelun, seurannan ja tiimiyhteistyön yksinkertaistamiseksi, saatavilla tietokoneilla ja mobiililaitteilla,
• Slack – se on trendikäs pikaviestintäsovellus tiedon vaihtamiseen tiimin sisällä, joka integroituu muihin työkaluihin, kuten Trelloon ja Asanaan, saatavilla tietokoneilla ja mobiililaitteilla,
• Firmbee – se on tehokas projektinhallintatyökalu, joka on saatavilla PC:llä ja mahdollistaa aikaseurannan, projektien tarkastelun Kanban-tauluilla ja yhteistyön tiimin ja freelancerien kanssa.

Joskus voi kuitenkin olla vaikeaa löytää tiimihallintaohjelmistoa, joka sopii yrityksen tarpeisiin. Silloin kannattaa harkita yhtä vähemmän suosituista vaihtoehdoista:

• Konsultin tapaaminen – monet ihmiset auttavat tänä päivänä valitsemaan ja toteuttamaan ohjelmistoja yrityksille. Kokeneet ja riippumattomat konsultit auttavat valitsemaan ratkaisuja “best of breed” -periaatteen mukaan, eli parhaiten tietyn ongelman ratkaisemiseen sopivia, eikä henkilökohtaisten mieltymysten mukaan. Tällä tavoin valitut ratkaisut voidaan liittää yhteen API:n (sovellusohjelmointirajapinta) avulla, luoden ainutlaatuisen kokonaisuuden, joka on räätälöity yrityksen tarpeisiin,
• Yhteistyö ohjelmistotalon kanssa – tämä on kallis ratkaisu, joka antaa mahdollisuuden luoda ainutlaatuista ohjelmistoa, joka on täysin yhdenmukainen tietyn yrityksen vaatimusten kanssa ilman, että tarvitsee palkata tiimiä tai freelancereita, sekä tunnistaa ja määritellä yrityksen tarpeet itse.

Digitaalisten tiimien rakentaminen

Markkinoilla saatavilla olevat projektinhallintatyökalut on suunniteltu erittäin hyvin. Siksi digitaalisten tiimien rakentaminen ei pitäisi vaatia paljon vaivannäköä työntekijöiltä. Kun olemme saaneet päätökseen tarpeiden analysoinnin ja työkalujen valinnan, on aika siirtyä toteutukseen.

On hyvä idea aloittaa kouluttamalla tiimin jäseniä, jotta he tutustuvat valittuihin työkaluihin ja oppivat käyttämään niitä. Yleensä sovelluksen asentaminen mobiililaitteelle tai kirjautuminen selaimeen riittää. Seuraava askel on keskustella siitä, miten edetään ja vastata kysymyksiin, kuten:

• Kuka delegoi tehtävät ja milloin?
• Missä uudet tehtävät ilmoitetaan?

Tässä vaiheessa on kuitenkin syytä käyttää työkaluja spontaanisti. Tällä tavoin on helpointa tunnistaa mahdolliset ongelmat ilman, että aikaa kuluu ilmeisten asioiden keskusteluun.

Digitaalisten tiimien suorituskyvyn mittaaminen

Edistymisen seuraaminen ja palautteen kerääminen tiimiltä on yhtä tärkeää kuin digitaalisten viestintätyökalujen käyttöönotto. Tämä voidaan tehdä vertaamalla tuloksia ennen digitalisaatiota nykyisiin, kiinnittäen huomiota sellaisiin suorituskykymittareihin kuin:

• Tehtävien valmistumisaika – joka voi parantua huomattavasti, esimerkiksi muuttamalla puhelut mobiilityöntekijöille, jotka työskentelevät asiakkaan luona, viesteiksi, jotka sisältävät osoitteen ja GPS-sijainnin sekä kuvauksen tehtävästä,
• Vuorovaikutuksen tiheys tiimissä – voi käydä ilmi, että tiedon vaihto voimistuu samalla kun se vie vähemmän aikaa ja koskee vain niitä, joilla on todellinen vaikutus tietyn ongelman ratkaisemiseen,
• Asiakastyytyväisyystaso – jos tiimi esimerkiksi hoitaa asiakaspalvelua, tiedon saatavuus prosesseista, jotka liittyvät henkilön tilauksen täyttämiseen digitaalisessa työkalussa, voi vaikuttaa erittäin positiivisesti asiakassuhteisiin.

Yhteenveto

Investoimalla oikeisiin työkaluihin ja toteuttamalla ne yritykset voivat tulla tehokkaammiksi, kilpailukykyisemmiksi ja parantaa tiimiyhteistyötä. Digitaalisten tiimien hallinnan keskeiset elementit ovat viestintä, suunnittelu, tehtävien delegointi ja valvonta. On syytä käyttää aikaa tarpeiden analysoimiseen, oikeiden työkalujen valitsemiseen, tiimin kouluttamiseen ja toteutettujen ratkaisujen tehokkuuden mittaamiseen.

Projektinhallintatyökalujen tulevaisuus on tukea paitsi työntekijöiden tehokkuutta myös heidän hyvinvointiaan ja tyytyväisyyttään. Teknologioiden, kuten tekoälyn ja automaation, kehitys sekä pelillistämisratkaisujen käyttöönotto voivat auttaa parantamaan työelämän laatua.

Digitaaliset työkalut auttavat johtajia seuraamaan työntekijöiden tyytyväisyyttä ja sitoutumistasoa sekä tunnistamaan parannusta vaativia alueita. Modernien ratkaisujen, kuten joustavat työajat, etätoimistot ja ammatillista kehitystä tukevat alustat, avulla johtaminen tulee enemmän suuntautumaan jokaisen työntekijän tarpeisiin ja odotuksiin. Modernien työkalujen personointi voi tehdä työntekijöiden hyvinvoinnista keskeisen roolin tiimihallinnan tulevaisuudessa, mikä edistää suurempaa tehokkuutta, työtyytyväisyyttä ja lahjakkuuden säilyttämistä.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.