Parhaat käytännöt vs kaikki yhdessä. Mikä on oikea sinulle? | Liiketoimintasi digitalisointi #17

Valitse teknologiatyökalut tukeaksesi yritystäsi

Monet yrittäjät alkavat käyttää tilauspohjaista ohjelmistoa yrityksen laajentuessa. He alkavat etsiä pilviratkaisuja tai CRM-järjestelmiä. Ensin heidän on digitalisoitava taloushallinta ja kirjanpitoprosessit. Sitten digitaalinen koulutus ja tehokas tiimijohtaminen tulevat välttämättömiksi. Lopulta yrittäjät pyrkivät automatisoimaan rutiinitehtäviä parantaakseen työnkulkua.

Onko olemassa yhtä alustaa, joka voi hoitaa kaikki nämä tehtävät? Ehkä. Se olisi varmasti kätevä ratkaisu. Kuitenkin, onko järkevää maksaa kaikista ominaisuuksista, joita et käytä, ja tulla riippuvaiseksi yhdestä toimittajasta?

Olisiko ehkä parempi luottaa erikoistyökaluihin? Vaikka tämä lähestymistapa vaatii enemmän aikaa ja vaivannäköä valintaan ja toteutukseen, se tarjoaa mahdollisuuden luoda räätälöity järjestelmä, joka vastaa täydellisesti yrityksen tarpeita.

Tarkastellaanpa tarkemmin suosituimpia tarjoajia sekä molempien ratkaisujen etuja ja haittoja.

Suosituimmat all-in-one-ohjelmistoratkaisut

1. Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 on kattava liiketoimintaratkaisu, joka yhdistää asiakassuhteiden hallinnan (CRM) ja yritysresurssien hallinnan (ERP) järjestelmät. Tämän seurauksena yritykset voivat käyttää erilaisia moduuleja, jotka on räätälöity heidän liiketoimintatarpeidensa mukaan, kuten:

• myynti,
• asiakaspalvelu,
• rahoitus,
• tietoanalytiikka.

Tämä alusta on erittäin suosittu erityisesti sen kyvyn vuoksi integroitua muiden Microsoft-tuotteiden, kuten Office 365:n ja Microsoft Azuren, kanssa.

2. SAP S/4HANA

SAP S/4HANA on edistynyt ERP-järjestelmä, joka yhdistää olennaiset toiminnot liiketoiminnan kaikkien osa-alueiden hallintaan. Se tarjoaa moduuleja, jotka mahdollistavat rahoituksen, logistiikan, myynnin, tuotannon ja henkilöstöhallinnan tehokkaan hallinnan. Tärkeää on, että SAP S/4HANA on erittäin skaalautuva ja soveltuu kaiken kokoisille yrityksille.

3. Oracle NetSuite

Oracle NetSuite on pilvipohjainen liiketoimintaohjelmisto, joka integroi keskeiset toiminnot, kuten yritysresurssien hallinnan (ERP), asiakassuhteiden hallinnan (CRM), toimitusketjun hallinnan ja palveluautomatisoinnin. Se on erityisen suosittu yrityksille, jotka etsivät joustavia ja skaalautuvia ratkaisuja. Oracle NetSuite tarjoaa myös lukuisia lisäohjelmia, joita voidaan integroida alustaan erityisten tarpeiden mukaan.

4. Salesforce

Salesforce on johtava CRM-ohjelmistotoimittaja, mutta se tarjoaa myös all-in-one-ratkaisun yrityksille Salesforce-alustansa avulla. Tämä alusta mahdollistaa myynnin, asiakaspalvelun, markkinoinnin, tietoanalytiikan ja muiden liiketoiminta-alueiden hallinnan sekä integraation monien ulkoisten sovellusten kanssa. Salesforce tunnetaan innovatiivisuudestaan ja joustavuudestaan, mikä tekee siitä suosituimman valinnan yrittäjien keskuudessa, jotka haluavat kasvattaa liiketoimintaansa nopeasti muuttuvassa ympäristössä.

All-in-one-ratkaisujen edut

All-in-one-ohjelmistoratkaisut tuovat mukanaan monia etuja, kuten:

1. Integraatio – kaikki työkalut ovat yhteydessä toisiinsa, mikä mahdollistaa saumattoman tiedonvaihdon. Esimerkiksi CRM-järjestelmä voi integroitua kirjanpitojärjestelmään.
2. Helpompi hallinta – yhdellä alustalla on vähemmän järjestelmiä, joita seurata ja päivittää. Yhden ohjelmistotoimittajan käyttäminen kaikkiin tarpeisiin yksinkertaistaa hallintoa.
3. Tietojen johdonmukaisuus – erilaisten tietomuotojen käytöstä johtuvien ongelmien välttäminen varmistaa yhtenäisen tavan tallentaa asiakastietoja.
4. Kustannussäästöt – all-in-one-alusta tarkoittaa yleensä alhaisempia kustannuksia sen toteutuksesta ja ylläpidosta verrattuna parhaisiin käytäntöihin, esimerkiksi alennusten vuoksi asiakkaille, jotka käyttävät useita tuotteita samalta toimittajalta.

All-in-one-ratkaisujen haitat

Kuitenkin all-in-one-ratkaisulla voi olla myös joitakin rajoituksia, kuten:

1. Rajoitettu toiminnallisuus – ei jokainen alusta voi kattaa kaikkia tarpeitasi, esimerkiksi edistyksellisen tietoanalyysityökalun puute voi tarkoittaa, että tarvitset ylimääräisen työkalun, ja sen käyttäminen vaatii manuaalista tietojen siirtoa järjestelmien välillä.
2. Riippuvuus yhdestä toimittajasta – liian riippuvainen yhdestä toimittajasta voi johtaa kustannusten nousuun, esimerkiksi kun et voi integroida alustaa markkinoilla oleviin kilpaileviin tarjontaan. Tämä tapahtuu esimerkiksi silloin, kun alusta sallii vain vientiä omassa, muiden toimittajien tukemattomassa muodossa.
3. Innovoinnin puute – yksi alusta ei välttämättä pysy ajan tasalla uusimpien trendien ja teknologioiden kanssa, ja koska all-in-one-ohjelmistotoimittajien vaihtaminen on vaikeaa, he eivät kiirehdi uusien ominaisuuksien esittelyssä.
4. Vaikeus vaihtaa toimittajia – jos all-in-one-alustassa on ongelmia, siirtyminen toiseen voi olla kallista ja aikaa vievää, esimerkiksi tietojen siirtäminen järjestelmien välillä.

Parhaiden käytäntöjen ratkaisujen edut

Parhaiden käytäntöjen lähestymistapa antaa sinun hyötyä alan ja teollisuuden parhaista ratkaisuista. Parhaiden käytäntöjen ratkaisun valitsemisen pääedut ovat:

1. Erikoistuminen – mahdollisuus valita ohjelmisto, joka on omistettu tietylle teollisuudelle, esim. tuotannonhallintajärjestelmä valmistusyrityksille yleisen liiketoiminta- tai tiimihallintajärjestelmän sijaan.
2. Innovaatio – pääsy uusimpiin teknologioihin ja ratkaisuihin, kuten pilvipohjaisiin työkaluihin tietoanalytiikassa.
3. Joustavuus – helppo sopeutuminen muuttuviin liiketoimintatarpeisiin ja vaatimuksiin, esim. uusien ominaisuuksien ja integraatioiden lisääminen yrityksen kasvaessa API:en avulla.
4. Kilpailukyky – koska toimittajia on useita, voit neuvotella edullisista ehdoista, kuten alhaisemmista hinnoista tai paremmasta teknisestä tuesta, ja maksaa vain käyttämistäsi ominaisuuksista.

Parhaiden käytäntöjen ratkaisujen haitat

Kuitenkin parhaiden käytäntöjen lähestymistapa tuo mukanaan myös joitakin haasteita, kuten:

1. Integraatio – vaikeudet eri järjestelmien välisessä viestinnässä, kuten tietojen vaihdossa CRM:n ja kirjanpitojärjestelmän välillä.
2. Hallinnan monimutkaisuus – suuren määrän järjestelmien hallinta vaatii enemmän aikaa ja vaivannäköä, mukaan lukien mahdollinen tarve palkata lisähenkilöstöä erityisesti ohjelmistohallintaan.
3. Kustannukset – korkeammat hankinta-, toteutus- ja ylläpitokustannukset, esimerkiksi useilta toimittajilta perittävät vaihtelevat lisenssimaksut.
4. Erilaiset tietomuodot – tietojen yhteensopimattomuuteen liittyvät ongelmat, esim. tietojen muuntamistarve eri järjestelmien välillä voi ilmetä.

Esimerkkejä parhaista käytäntöjen ratkaisuista

Erilaisten sovellusten ja parhaiden käytäntöjen ratkaisujen integraatioiden vuoksi emme aio luoda luetteloa parhaista ohjelmistoista digitaalisille yrityksille. Esittelemme vain muutamia alustoja, joita useat yrittäjät ovat testanneet.

1. Slack ja Trello

Slack on suosittu työkalu sisäiseen viestintään organisaatiossa, kun taas Trello on projektinhallintapohja, joka perustuu Kanban-tauluihin. Näiden kahden työkalun yhdistelmä mahdollistaa tehokkaan tiimiyhteistyön ja tehokkaan viestinnän projektien edistymisestä.

2. Asana ja Zapier

Asana on projektinhallintajärjestelmä, joka toimii täydellisesti Zapierin kanssa, joka on liiketoimintaprosessien automatisointityökalu. Tällaisen yhdistelmän ansiosta käyttäjät voivat luoda automatisoituja työnkulkuja Asanan ja muiden sovellusten välillä, mikä lisää tuottavuutta ja säästää aikaa.


3. HubSpot ja Mailchimp

HubSpot on asiakassuhteiden hallintajärjestelmä (CRM), ja Mailchimp on sähköpostimarkkinointityökalu. Näiden kahden ratkaisun yhdistelmä mahdollistaa sähköpostikampanjoiden tehokkaan luomisen ja hallinnan sekä niiden tehokkuuden ja vaikutuksen seuraamisen asiakassuhteisiin.

Valintakriteerit

Valitessasi all-in-one-alustan ja parhaiden käytäntöjen ratkaisun välillä on syytä harkita sellaisia kriteerejä kuin teollisuus, liiketoimintavaatimukset, resurssien saatavuus tai tilanteet, joissa yksi ratkaisu on parempi kuin toinen. Ennen päätöksen tekemistä kysy itseltäsi seuraavat kysymykset:

1. Onko teollisuudellani erityisiä vaatimuksia, jotka voivat täyttyä vain jollakin ratkaisuista?
2. Mitkä ominaisuudet ovat ratkaisevia liiketoiminnalleni, ja ovatko kaikki ne saatavilla yhdellä alustalla?
3. mikä on budjettini IT-järjestelmien toteuttamiseen ja ylläpitoon, ja pystynkö kattamaan mahdolliset ylimääräiset kustannukset, jotka liittyvät parhaiden käytäntöjen ratkaisujen integroimiseen?
4. Onko minulla tarvittavat sisäiset resurssit ja asiantuntemus monimutkaisen parhaiden käytäntöjen ekosysteemin hallintaan, vai haluaisinko mieluummin luottaa yhteen toimittajaan, joka kattaa suurimman osan tarpeistani?
5. Mitkä ovat tulevaisuuden suunnitelmani? Onko yrityksen kasvu helpompaa yhdellä alustalla vai parhaiden käytäntöjen lähestymistavalla?
6. Kuinka tärkeää IT-järjestelmien skaalautuvuus ja joustavuus ovat minulle?
7. Mitkä ovat odotukseni teknisestä tuesta ja jatkuvasta ohjelmistokehityksestä?

Nämä kysymykset auttavat sinua tekemään viisaan valinnan all-in-one-alustan ja parhaiden käytäntöjen ratkaisun välillä, joka on räätälöity yrityksesi tarpeisiin ja kykyihin.

Yhteenveto

Sekä all-in-one-alustoilla että parhaiden käytäntöjen ratkaisuilla on omat etunsa ja haittansa, jotka on otettava huomioon päätöstä tehdessä. On olennaista löytää oikea ratkaisu, joka täyttää kaikki yrityksesi tarpeet ja kyvyt. Valitsetpa all-in-one-työkalun tai parhaiden käytäntöjen ohjelmiston, on tärkeää omata harkittu strategia ja sopeutua muuttuviin markkinarealiteetteihin.

On syytä harkita käytännön valintakriteerejä ja kysyä itseltäsi: tarvitsetko yrityksesi joustavuutta ja innovaatioita, joita parhaat käytännöt tarjoavat, vai olisiko all-in-one-alusta parempi vaihtoehto, joka varmistaa hallinnan yksinkertaisuuden ja tietojen johdonmukaisuuden? Päätöstä tehdessä on myös tärkeää ottaa huomioon tekniset näkökohdat, kuten järjestelmän skaalautuvuus, integraatiomahdollisuudet muiden työkalujen kanssa ja teknisen tuen saatavuus. Lopulta oikean lähestymistavan valinta on ratkaisevan tärkeää yrityksesi kasvun suunnittelussa digitaalisessa maailmassa.

Lue myös: Kuinka kirjoittaa täydellinen markkinointisuunnitelma 4 yksinkertaisessa vaiheessa

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.