Vaiheittainen opas tuotteen dokumentaation luomiseen ja hallintaan | Tuotteen hallinta #31

Mitä on tuotedokumentaatio?

Tuotedokumentaatio on kokoelma tekstiä, visuaaleja ja videoita, jotka kuvaavat tuotetta, sen toimintoja, käyttötapoja ja muita olennaisia tietoja. Dokumentaation pääasiallinen tarkoitus on auttaa käyttäjiä ymmärtämään, miten tuotetta käytetään, erityisesti sen edistyneitä ominaisuuksia.

Dokumentaatio on tärkeää, erityisesti jos luot digitaalista tuotetta, joka palvelee paitsi loppukäyttäjiä myös integroituu muihin tuotteisiin – esimerkiksi mahdollistamalla tietojen viennin toiseen sovellukseen tai käyttämällä lokalisointi- tai kontaktitietokantaa.

Esimerkiksi projektinhallintatyökalun dokumentaatio saattaa sisältää tietoa siitä, miten luodaan uusi projekti, miten lisätään tiimin jäseniä projektiin ja annetaan heille lupa muuttaa vain tiettyjä tehtäviä, miten tehtäviä voidaan jakaa useille henkilöille samanaikaisesti ja miten seurata heidän edistymistään.

Tuotedokumentaation elementit

Tuotedokumentaatio voi sisältää:

• Käyttäjän käsikirja – asiakirja, joka tarjoaa tietoa tuotteen ominaisuuksista, asennuksesta, asetuksista ja vianetsinnästä.
• Käyttäjän opas – asiakirja, joka selittää, miten suoritetaan erilaisia tehtäviä tuotteen kanssa, kuten miten käyttää valokuvankäsittelyohjelmaa tai miten pelata tietokonepeliä.
• Tietopankki – kokoelma artikkeleita tai verkkosivuja, jotka vastaavat usein kysyttyihin kysymyksiin tai tarjoavat lisätietoja tuotteesta. Esimerkki olisi “Ohjeet” tai “Tuki” -osio verkkosivustolla. Sitä käytetään myös usein tietolähteenä chatbotille, joka auttaa asiakkaita.
• UKK – lista usein kysytyistä kysymyksistä ja vastauksista tuotteesta. Esimerkiksi verkkosivusto tai PDF-tiedosto, joka sisältää vastauksia kysymyksiin, kuten: “Miten nollaan salasanani?”, “Miten otan yhteyttä asiakastukeen?” tai “Mitkä ovat tuotteen järjestelmävaatimukset?”.
• Opetusvideot – videoita, jotka yleensä julkaistaan yrityksen verkkosivustolla tai YouTubessa, ja jotka osoittavat, miten tuotetta käytetään tai miten suoritetaan tiettyjä tehtäviä.
• Kaaviot ja infografiikat – graafiset esitykset tuotteen rakenteesta, toiminnasta tai prosessista. Esimerkiksi kaavio, joka näyttää, mitä vaihtoehtoja valita API:n konfiguroinnissa.

Miten luoda tuotedokumentaatio?

Kohdeyleisön ymmärtäminen

Ensimmäinen askel tuotedokumentaation luomisessa on ymmärtää yleisö, jolle tämä erityinen asiakirja on suunnattu. Vastaa seuraaviin kysymyksiin:

• Who will be using this document? – Onko se ensikertalainen vai kokeneempi käyttäjä?
• At what point will the user reach for this document? Etsivätkö he yleistä tai lisätietoa työkalun ominaisuuksista tai ratkaisua tiettyyn ongelmaan?
• What device will they be using it on? Jos se on mobiililaite, ovatko videot tarpeeksi selkeitä?
• What are their needs and expectations? Suosivatko käyttäjät dynaamisen videon katsomista vai kaavion tarkastelua?

Kun ymmärrät yleisösi ja heidän tarpeensa, voit alkaa luoda dokumentaatiotasi. Esimerkiksi, jos kohderyhmäsi on aloittelijat, dokumentaation tulisi olla saavutettavissa joka vaiheessa, kirjoitettuna yksinkertaisella, helposti ymmärrettävällä kielellä ja sisältää yksityiskohtaisia ohjeita.

Muista, että hyvin järjestetty dokumentaatio ei vain auta käyttäjiä ymmärtämään tuotetta, vaan myös säästää aikaa, jonka he olisivat voineet käyttää vastausten etsimiseen kysymyksiinsä. Tämä vähentää asiakaskatoa, eli prosenttiosuutta, jolla asiakkaat lopettavat palvelun tilaamisen.

Selkeä viestintä

Tehokkaan tuotedokumentaation luominen ei ole vain oikean viestintämuodon (esim. videot, visuaalit, tietopankki) valitsemista, vaan myös kirjoittamista ja viestimistä selkeästi ja ytimekkäästi. Tehokkaan viestinnän perusperiaatteet tuotedokumentaatiossa ovat seuraavat:

• Käytä yksinkertaista kieltä – vältä teknistä kieltä ja monimutkaisia termejä. Esimerkiksi, sen sijaan että sanoisit “aloita projekti”, voit sanoa “käynnistä projekti”.
• Ole tarkka – anna esimerkkejä auttaaksesi käyttäjiä ymmärtämään, miten tuotetta käytetään. Esimerkiksi, sen sijaan että sanoisit “mahdollistaa tiimin jäsenten lisäämisen projektiin”, sano “lisää tiimin jäsen projektiin napsauttamalla vihreää painiketta projektinhallintasivun alareunassa” ja lisää kuvakaappaus visuaaliseksi vihjeeksi.
• Vältä passiivista ääntä – aktiivinen ääni on helpompi ymmärtää ja lukea. Esimerkiksi, sen sijaan että sanoisit “projekti voidaan aloittaa johtajan toimesta”, sano “johtaja voi aloittaa projektin.”

On monia muita periaatteita, joita noudattaa, mutta tärkeintä on muistaa, että tehokkaan tuotedokumentaation tulisi olla käyttäjille ymmärrettävää ja auttaa heitä käyttämään tuotetta tehokkaasti.

Visuaalien käyttö tuotedokumentaatiossa

Visuaalit, kuten kuvat, gifit, lyhyet videot, kaaviot ja infografiikat, voivat parantaa tuotedokumentaation ymmärtämistä merkittävästi. Esimerkiksi kuvakaappaus, joka näyttää, missä “Lisää tiimin jäsen” -painike sijaitsee sivulla, voi olla erittäin hyödyllinen ensikertalaisille. Dokumentaatiota luodessasi käytä myös selkeitä otsikoita ja yksinkertaista fonttia tekstin järjestämiseksi.

Tuotedokumentaation päivittäminen ja ylläpito

Tuotedokumentaatio ei ole staattinen asiakirja. Sitä on päivitettävä säännöllisesti, jotta se heijastaa muutoksia tuotteessa. Säännölliset päivitykset ovat ratkaisevan tärkeitä dokumentaation tarkoituksen toteuttamiseksi. Esimerkiksi, jos esittelet uuden ominaisuuden projektinhallintasoftassasi, sinun tulisi päivittää sen tuotedokumentaatio sen käsittelemiseksi.

Tuotedokumentaation julkaiseminen ja jakaminen

Tuotedokumentaation julkaiseminen ja jakaminen on yhtä tärkeää kuin sen luominen. Sinun on varmistettava, että dokumentaatiosi on helposti käyttäjien saatavilla, riippumatta siitä, missä he ovat tai mitä laitetta he käyttävät. Esimerkiksi voit ladata tuotedokumentaation verkkosivustollesi tai lähettää sen suoraan käyttäjille sähköpostitse.

Parhaat asiakirjahallintajärjestelmät tuotejohtajille

Tuotejohtajilla on käytössään monia työkaluja, jotka voivat auttaa heitä luomaan ja hallitsemaan tuotedokumentaatiota. Suosittuja ratkaisuja ovat:

• Google Docs on pilvipohjainen palvelu asiakirjojen luomiseen ja muokkaamiseen. Se on suosittu työkalu tuotejohtajille, koska siihen pääsee käsiksi millä tahansa laitteella ja useat tiimin jäsenet voivat käyttää sitä samanaikaisesti.

• Firmbee on kattava projektin ja tiimin hallintatyökalu, joka mahdollistaa käyttäjien suorittaa tehtäviä mistä tahansa maailmassa reaaliaikaisesti. Tuotejohtajat voivat helposti järjestää omaa ja kollegoidensa työtä, seurata edistymistä, hallita budjetteja ja toteuttaa rekrytointiprosesseja.

• Notion on tehtävien ja projektien hallintaohjelma, jota voidaan käyttää tehtävien, muistiinpanojen ja tiedostojen seuraamiseen. Notion on suosittu vaihtoehto tuotejohtajille, koska se on joustava ja muokattavissa.

• Zendesk Guide on asiakaspalveluratkaisu, jota voidaan käyttää tietopankkiartikkeleiden luomiseen ja jakamiseen. Zendesk Guide on suosittu valinta tuotejohtajille, koska se mahdollistaa tuen tarjoamisen ja asiakkaiden ongelmien ratkaisemisen.

Yhteenveto

Tuotedokumentaation luominen ja hallinta on usein aliarvioitu tehtävä. Monet digitaalisten tuotteiden kehittäjät uskovat, että hyvin suunniteltu tuote on itsestään selvä. Kuitenkin tuotedokumentaation tulisi olla enemmän kuin vain käyttäjän opas.

Sen tulisi myös olla työkalu, joka voi auttaa lisäämään asiakkaiden tietoisuutta tuotteesta ja analysoimaan heidän kiinnostustaan uusiin ominaisuuksiin sekä tiettyjen artikkeleiden tai selitysten katselukertoja. Tällainen analyysi auttaa yrityksiä hallitsemaan tuotteitaan paremmin ja parantamaan käyttäjäkokemusta. Joten on vaivan arvoista käyttää aikaa ja vaivannäköä tehokkaan tuotedokumentaation luomiseen, joka voi palvella sekä sinua että käyttäjiäsi.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.