4P:t johtamisessa: projekti, tuote, ohjelma ja portfolio | #24 Projektinhallinnan aloittaminen

Johtamisen 4P:llä on paljon yhteistä – ne vaativat organisatorisia ja ihmissuhdetaitoja, sekä joustavuutta ja kykyä motivoida tiimiä. Mutta mitä neljän P-kirjaimen takana piilee?

Johtamisen 4P – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. 4P – Projekti, tuote, ohjelma, portfolio
3. Projektinhallinta
4. Tuotteenhallinta
5. Ohjelmanhallinta
6. Portfolionhallinta
7. Yhteenveto

Johdanto

Pienemmät yritykset toteuttavat usein yhden projektin tai luovat yhden tuotteen. Tällöin nämä ovat organisaation ainoat tavoitteet. Kuitenkin, kun yritys kasvaa, sen strategia vaatii laajempaa tulevaisuuden näkemystä ja sen tavoitteet monipuolistuvat, on syytä pohtia kuinka parhaiten organisoida projektinhallinta, jotta sen toteuttaminen olisi mahdollisimman tehokasta.

4P – Projekti, tuote, ohjelma ja portfolio

4P tarkoittaa hieman erilaisia, usein toisiinsa liittyviä tehtäväryhmiä. Nämä ovat:

• projekti
• tuote
• ohjelma
• portfolio

Alla tarkastellaan tarkemmin, mitä nämä ovat ja miksi on tärkeää tuntea niiden erityispiirteet, kun ryhdytään suunnittelemaan, organisoimaan tehtäviä ja toteuttamaan projektia.

Projektinhallinta

Jokainen projekti voidaan toteuttaa itsenäisesti. Se voi myös olla osa ohjelmaa tai portfoliota. Siinä on määritelty alku ja loppu, ja sen tavoitteena on tuottaa ainutlaatuinen tuote, palvelu tai muu tulos.

Projektin luonteenomaisia piirteitä ovat:

• määritelty aloitus- ja lopput aika
• määritelty tavoite
• tilapäinen tiimi, joka on perustettu erityisesti tämän tehtävän suorittamista varten

Monet projektipäälliköt hoitavat useita projekteja samanaikaisesti. Tämä pätee erityisesti projekteihin, jotka kuuluvat yhteen ohjelmaan tai portfolioon. Mutta miten projekti eroaa tuotteesta?

Tuotteenhallinta

Tuotteenhallinta eroaa projektinhallinnasta ensisijaisesti siksi, että sille ei ole asetettu aikarajaa. Tuotepäälliköiden on tunnettava hyvin tuote, jota he valvovat, ja suunniteltava sen kehitys. He asettavat prioriteetteja, lisäävät uusia ominaisuuksia, parantavat olemassa olevia sekä hallitsevat tuotteen kehitysbudjettia tasapainottamalla yrityksen kykyjä ja asiakastodellisuuksia.

Voimme erottaa tuotteen projektista ajattelemalla sitä pysyvänä, fyysisenä esineenä. Tämä johtuu siitä, että tuote säilyttää jatkuvan identiteetin, vaikka se kokee muutoksia. Tuote voisi olla älypuhelin, joka muuttuu asennettujen sovellusten ja sen personoinnin mukaan.

Toisin kuin projekti, tuotteella ei ole määriteltyä elinkaaria. Tuotteenhallinta on siten luonteenomaista:

• jatkuva parantaminen muuttuvien asiakastarpeiden mukaan
• jatkuvuus
• sopeutussuunnittelu
• työskentely pysyvän tuotekehitystiimin kanssa

Tuote voidaan kehittää projektien kautta – tilapäisesti ja toteutettuna ajan myötä. Palatakseni älypuhelin esimerkkiin, tuotteen kehitysprojekti voisi sisältää ohjelmistopäivityksen, joka helpottaa kameran käyttöä yöllä.

Ohjelmanhallinta

PMBOK:n mukaan ohjelma on:

Liittyvien projektien ja joskus pienempien ohjelmien kokoelma, jota hallitaan yhdessä luodakseen arvoa, jota jokaisen erikseen hallinta ei voisi tuottaa. (En versio: “Ohjelma. Liittyvät projektit, tytäryhtiöohjelmat ja ohjelman toiminnot, joita hallitaan koordinoidusti hyötyjen saamiseksi, joita ei ole saatavilla hallitsemalla niitä erikseen.”)

Projektin ja tuotteen hallinta sisältää suunnittelua, organisointia ja tehtävien toteuttamista, jotka ovat osa organisaation profiilia ja johtavat asiakkaalle tai yritykselle itselleen hyödyllisen tavoitteen toteuttamiseen. Ohjelmanhallinta puolestaan sisältää sen määrittämisen, mitkä projektit on toteutettava organisaatiossa, jotta yksi strategisista tavoitteista saavutettaisiin tehokkaasti ja ajallaan. Se on keskipitkän aikavälin suunnittelua, joka päättää, mitä prioriteettia annetaan jokaiselle projektille, sekä jatkuvaa määrittelyä siitä, mikä niiden välinen suhde tulisi olla.

Otamme esimerkiksi “Uuden yritysfiliaalin” ohjelman. Se voi koostua:

• Projektista A, valita sijainti ja kalustaa uusi pääkonttori
• Projektista B, palkata tiimi uuteen kaupunkiin
• Projektista C, järjestää yrityksen muuttojuhla
• Projektista D, rakentaa paikallinen asiakaskunta

Muun muassa, ohjelmanhallinnan on otettava huomioon projektien A, B ja C aikataulut. Jokaisen projektin hallinta ilman tietoa muiden tilasta voisi johtaa esimerkiksi muuttojuhlan järjestämiseen, kun pääkonttorin remontti ei ole vielä valmistunut, tai… tiimiä ei ole vielä palkattu.

Jokainen ohjelman osana oleva projekti toteutetaan erikseen, ja niiden tulokset riippuvat suoritetuista tehtävistä, jotka sisältävät erilaisia riskejä. Siksi projektin ja ohjelmanhallinnan tärkeimmät erot liittyvät tulosten arvioinnin näkökulmaan ja lähestymistapaan vaihteluun. Nämä ovat:

• Oletettu hyväksyntä tulosten epävarmuudelle
• Tehokkaan muutoksenhallinnan tarve
• Prioriteettien huolellinen säätäminen kunkin projektin nykytilanteen mukaan
• Pitkän aikavälin näkökulma ohjelman hyötyjen arvioinnissa.

Portfolionhallinta

Projektisalkku on termi, jota käytetään hieman harvemmin kuin ohjelma, mutta projektisalkun erottaminen yrityksessä on erityisen hyödyllistä, kun toteutamme säännöllisesti samankaltaisia projekteja. Yksittäisten portfolion projekteiden valmistuminen ei riipu toisistaan, kuten ohjelmassa.

Esimerkiksi yritykselle, joka kehittää ohjelmistoja älypuhelimille, erilliset portfoliot voivat olla projekteja, jotka toteuttavat:

• päivityksiä, esim:
• kameran ohjelmistopäivityksiä,
• turvallisuuspäivityksiä suojautuakseen erilaisilta hyökkäyksiltä,
• ohjelmiston parannuksia, esim:
• mahdollistaa käyttäjän valita teemoja ja kuvakkeita,
• lisätä 3 ominaisuutta, joita käyttäjät ovat eniten ehdottaneet,
• refaktorointia, esim.:
• parantaa sovelluksen modulaaristen osien koodia,
• kirjoittaa uudelleen koodi, joka kuormittaa laitetta eniten.

Portfolio on keskitetty kokoelma projekteja ja ohjelmia, jotka ovat käynnissä yrityksessä. Niiden hallinta tähtää ensisijaisesti organisaation strategisten tavoitteiden saavuttamiseen. Kuten projektit ja ohjelmat, portfolion tulisi yksityiskohtaisesti kuvata:

• virstanpylväät – jotta saadaan selkeä kuva alitavoitteista, niiden saavuttamisesta ja suunnitelmasta epäonnistumisen varalta,
• riskienhallintasuunnitelma,
• sidosryhmät – eli kaikki, jotka ovat kiinnostuneita portfolion toteutuksen tilasta

Kuitenkin yrityksen projektisalkun hallinnan tärkein näkökohta on priorisointikaavion laatiminen. Se varmistaa, että kaikki yrityksessä toteutetut ja suunnitellut projektit, tuotteet, ohjelmat ja portfoliot saavat paikkansa tehtävien hierarkiassa, jotka on suoritettava.

Mitkä ovat erot 4P:ssä?

Jokaisen 4P:n – projektin, tuotteen, ohjelman ja portfolion hallinta – eroaa tietyissä suhteissa. Erityisen tärkeitä ovat erot hallinnan kohteiden alueilla ja tiimin luonteessa.

4P:n hallinnan kohteet eroavat tehtävien suorittamisen yksityiskohtien tason ja asiakasta lähestymisen mukaan.

Projektin tapauksessa, projektipäällikkö ja tuotepäällikkö valvovat tehtävien suorittamista ja ratkaisujen luomista, jotka on suunnattu suoraan asiakkaalle. Ohjelman tapauksessa, liittyvät projektit ja niiden suhteet ovat hallinnan kohteena. Portfolion tapauksessa, hallinta koskee kaikkia organisaation ohjelmia ja projekteja sen tavoitteiden suhteen, joten portfoliopäällikön rooli ja tehtävät sijaitsevat kauimpana asiakkaasta.

Kuitenkin hänen tai hänen tehtävänsä tulisi silti keskittyä organisaation mission, tavoitteiden ja asiakkaiden tarpeiden suhteeseen.

4P:n erot koskevat myös tiimiä. Projektissa tiimi perustetaan tietyn projektin ajaksi, joten projektin toteuttaminen on usein vain osa osallistujien vastuista.

Tilanne on erilainen tuotteen tapauksessa – täällä rakennetaan pysyvä tiimi, jonka pääasiallinen ja usein ainoa tehtävä on työskennellä tuotteen parissa. Tämä vähentää riskiä seisokista projektien välillä, jotka kehittävät tuotetta. Tarve tiedon siirtoon, eli uusien tiimin jäsenten aikaa vievään toteuttamiseen, on myös harvinaisempaa.

Ohjelma- ja portfoliopäälliköiden hallinnoimat tiimit puolestaan luodaan yhdessä organisaation projektipäälliköiden ja tuotepäälliköiden, sekä analyytikoiden, konsulttien ja korkean tason liiketoimintaspesialistien kanssa.

Yhteenveto

4P koostuu projektin, tuotteen, ohjelman ja portfolion hallinnasta. Jokaisen hallinta eroaa yksityiskohdissa, tiimin luonteessa ja vastuissa.

Projekti on perustavanlaatuinen, aikarajoitettu yritys, jolla on tietty kesto ja tarkoitus. Tuotetta voidaan kehittää projektien kautta, mutta sillä ei ole määriteltyä elinkaarta ja sen kehitys on tiiviisti sidoksissa asiakastodellisuuksiin. Ohjelma on kokoelma toisiinsa liittyviä projekteja eri tyypeistä, jotka palvelevat yhteistä tarkoitusta. Portfolio voidaan määritellä kokoelmaksi saman tyyppisiä projekteja, joita toteutetaan syklisesti tai rinnakkain, ja jotka palvelevat kaikkien muiden P:iden sovittamista organisaation strategisiin tavoitteisiin mahdollisimman hyvin.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.