Projektinhallintaohjelmistojen yleiskatsaus | #12 Projektinhallinnan aloittaminen

Mikä ohjelmisto toimii parhaiten projektinhallinnassa? Jos mietit, mikä markkinoilla olevista ratkaisuista täyttää tarpeesi, olemme valmistelleet katsauksen projektinhallintaohjelmistoista. Jokaisella niistä on omat etunsa ja erityispiirteensä. Siksi, jotta voit turvallisesti valita sopivimman ratkaisun, aloita määrittelemällä projektin tyyppi, jota aiot toteuttaa, sekä tiimisi koko ja sen perehtyneisyys digitaalisiin työkaluihin.

Projektinhallintaohjelmistot – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Jira
3. Asana
4. Trello
5. Firmbee
6. Yhteenveto

Johdanto

Monet projektit toteutuvat pelkästään digitaalisessa maailmassa. Tiimi työskentelee etänä, harvoin tavaten toimistolla. Kaikki kommunikoivat Slackissa tai Meta, Apple, Google tai Microsoftin tarjoamien pikaviestintäpalveluiden kautta. Kuitenkin, jopa hybriditilanteissa tai toimistotyöskentelyssä, projektinhallintaohjelmistojen käyttö helpottaa tiimin työtä merkittävästi. Se muuttuu digitaaliseksi kokoontumispaikaksi niille, jotka työskentelevät sen parissa. Alustaksi tehtävien jakamiseen ja tilan päivittämiseen päivittäin.

Siitä huolimatta, riippuen siitä, kehittääkö tiimi monimutkaista ohjelmistoa, valmisteleeko markkinointikampanjoita tai hoitaako alueen konferenssien evästehuoltoa, ohjelmiston vaatimukset voivat poiketa radikaalisti. Katsotaanpa projektinhallintaohjelmistojen yleiskatsaus.

Jira

Jira on ehdottomasti monimutkaisin projektinhallintatyökalu. Jos etsit ohjelmistoa suuren projektin, portfolion tai projektisalkun hallintaan, kannattaa tutustua siihen tarkemmin. Sen oppimiskäyrä on matala, mutta vastineeksi se tarjoaa valtavan määrän projektin mukautuksia.

Jiran eduksi on mahdollisuus käyttää sitä ilmaiseksi enintään 10 hengen tiimeille. Kuitenkin sen haittojen joukossa – verrattuna muihin ohjelmiin, joista keskustelemme – on sen selkeästi määritelty profiili. Tämä johtuu siitä, että se on työkalu, joka on alun perin suunniteltu IT-kehitystiimeille. Joten tiimit, jotka työskentelevät ketterissä menetelmissä, erityisesti Scrumissa, jossa koodivarasto on ensisijainen työväline, löytävät helposti tiensä tänne. Se voi olla hankalaa tiimeille, jotka ovat löyhemmin yhteydessä digitaaliseen ympäristöön, ja jotka saattavat tuntea itsensä ylivoimaisiksi vaihtoehtojen suuren määrän vuoksi, jotka voivat osoittautua tarpeettomiksi.

Asana

Sellaisessa tilanteessa paljon yksinkertaisempi Asana voi olla parempi valinta. Tämä johtuu siitä, että se on luotu kaikkia tiimejä ajatellen. Perusta on neljä näkymää:

• tehtävälista,
• taulu, jossa on mukautettavat sarakkeet,
• kalenteri, ja
• tiedostot.

Ilmaisessa suunnitelmassa on suuri valikoima malleja saatavilla, mikä määrittää, miltä digitaalinen työtilamme näyttää. Kuitenkin Asanan ilmainen suunnitelma sisältää yhden perusrajoituksen. Se antaa sinulle valinnan kahden jakamisvaihtoehdon välillä: yksityinen – vain omistajalle saatavilla tai julkinen – kaikille avoin. Projektin jakaminen vain valituille henkilöille kuuluu jo maksulliseen suunnitelmaan, jonka etuja ovat visuaalisesti houkuttelevien raporttien luomisen helppous sekä projektisalkun ylläpito.

Trello

Tarvitseeko projektitiimisi vielä yksinkertaisempaa työkalua – digi­taali­su­tu­ra­kan­ban-taulua, jossa tehtäväkortteja siirretään “Tehtävälistalla” -sarakkeesta “Valmis” -sarakkeeseen? Silloin Trello olisi sopivin. Tämän työkalun yksinkertaisuus ja mobiilisovelluksen saatavuus tekevät siitä usein kätevän tehtävälistan ihmisille, jotka eivät työskentele tietokoneilla.

Sen ensisijainen etu liittyy rajoittamattomaan tiimin jäsenten määrään jo ilmaisessa suunnitelmassa, sekä toistuvien tehtävien, kuten toistuvien kokousten, automaattiseen lisäämiseen. Tämä voi helpottaa työskentelyä Trellossa, kun otetaan huomioon, että ilmainen käyttö ei tarjoa pääsyä kalenteriin.

Firmbee

Ilmainen Firmbee-suunnitelma, joka on omistettu freelancereille, sisältää paitsi kalenterin laajalla käyttöoikeuden hallinnalla myös aikakirjausmahdollisuudet ja täysin mukautettavat Kanban-taulut. Toisin kuin edellä käsitellyt ratkaisut, se perustuu kattavaan liiketoiminnan projektinhallintajärjestelmään.

Firmbee, huolimatta monimutkaisuudestaan, on erittäin läpinäkyvä. Se erottuu muista ratkaisuista projektin budjetinhallintatyökalujensa ansiosta, mukaan lukien mahdollisuus:

• laskea laskuja,
• luoda urakoitsijalista,
• seurata maksuja,
• luokitella kuluja,
• valvoa projektin budjettia, esimerkiksi prosenttia siitä, kuinka paljon budjetista on kulunut tiettyyn kulutyyppiin.

HR-työkalut, kuten ehdokastietokanta, joka mahdollistaa ansioluetteloiden ja portfoliosisältöjen tallentamisen, sekä vapaasti konfiguroitavat rekrytointiprosessit, ovat myös erittäin toimivia pienille yrityksille.

Jos etsit kattavaa järjestelmää yritysprojektien ja tiimien hallintaan, niin Firmbee on sinua varten. On myös syytä mainita, että NGO:t voivat omaksua tämän järjestelmän ilmaiseksi – voit löytää lisää tietoa siitä täältä.

Yhteenveto

Projektinhallintaohjelmistot vaihtelevat yksinkertaisista, kuten Trello, monimutkaisiin, kuten Firmbee. Edellä lueteltujen lisäksi muita suosiota tavoittelevia ohjelmistoja ovat:

• Wrike – tarjoaa hieman kehittyneempiä raportointityökaluja, mutta on toiminnallisuudeltaan samanlainen kuin Trello,
• Basecamp – houkutteleva erityisesti suuremmille organisaatioille tai yrityksille, jotka työskentelevät monien freelancereiden kanssa,
• Microsoft Project – vanha projektinhallintaohjelmisto, joka on ollut markkinoilla vuodesta 1984, suosittu täydellisen integraation vuoksi muiden Microsoft-tuotteiden kanssa,
• Monday.com – pilvipohjainen alusta, joka mahdollistaa minkä tahansa yhdistelmän ja konfiguraation moduuleista, joita tarvitaan tietyn projektin hallintaan.

Muista perustaa ohjelmistovalintasi ei vain tilauksen hintaan, vaan ennen kaikkea toteuttamasi projektin erityispiirteisiin ja projektitiimin taitoihin. Lisäksi, ota huomioon, etsitkö kertaluonteista tehtäväapua vai ohjelmistoa, joka hallitsee ei vain valittua projektia, vaan suurinta osaa pienemmän organisaation toteuttamista tehtävistä. Toivomme, että projektinhallintaohjelmistojen yleiskatsaus on sinulle hyödyllinen.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.