Caroline Becker
Tehokas ajanhallinta projektissa on ratkaisevan tärkeää sen menestykselle. Kuitenkin vuoden 2021 PMI-kyselyn mukaan vain 55 % projekteista valmistuu ajallaan. Useimmiten projektipäälliköt kohtaavat ongelmia epärealististen aikataulujen, joustavuuden puutteen tai sopimattomien työkalujen vuoksi. Loppujen lopuksi ajanhallinta tarkoittaa projektin ajan suunnittelua, seurantaa ja hallintaa, kun taas projektipäällikkö on vastuussa tavoitteiden asettamisesta ja prioriteettien määrittämisestä varmistaakseen, että tehtävät valmistuvat aikataulussa.
Ajanhallinta projektissa – sisällysluettelo:
- Johdanto
- Mitä ajanhallinta projektissa tarkoittaa?
- Ajanhallintaongelmat projektissa
- Projektin ajanhallintamenetelmät
- Pareto-menetelmä
- ABC-menetelmä
- Eisenhower-menetelmä
- Yhteenveto
Johdanto
Projektit on saatava päätökseen tietyn aikarajan puitteissa, asetetun aikataulun mukaan, jotta vältetään tappiot ja uhka organisaatiolle. Aikataulujen siirtäminen aiheuttaa lisäkustannuksia, vaikuttaa muihin tehtäviin yrityksessä ja johtaa tehtävien kertymiseen sekä projektin monimutkaisuuden nopeaan kasvuun. Miten siis päästä kunnolla ajanhallintaan projektissa jo suunnitteluvaiheessa?
Mitä ajanhallinta projektissa tarkoittaa?
Ajanhallinta projektissa tarkoittaa:
- suunnittelua,
- seurantaa, ja
- yksittäisten tehtävien ja alitavoitteiden aikarajojen jatkuvaa seurantaa.
Projektipäällikön tulisi asettaa tavoitteet ja määrittää prioriteetit varmistaakseen, että projekti pysyy aikataulussa. Tätä varten projektipäällikön tulisi huolellisesti suunnitella jokainen projektin vaihe ottaen huomioon kunkin toiminnan vaatima aika ja todennäköisimmät esteet niiden toteuttamiselle.
Ajanhallintaongelmat projektissa
Yleisimmät ajanhallintaongelmat projektissa ovat:
- Epärealistiset aikataulut – erityisesti työskennellessä uuden tiimin kanssa tai korkean riskin alalla, tarkan aikataulun laatiminen ja realististen virstanpylväiden asettaminen vaatii kokemusta ja on erittäin vaikeaa; siksi on yleistä laatia projektisuunnittelussa aikatauluja, joita on mahdotonta toteuttaa annettuna aikana.
- Joustavuuden puute – Joustavuuden puute tarkoittaa liian tiukasti asetettua aikarajaa, puuttuvaa aikaa uusien tiimin jäsenten toteuttamiseen tai puuttuvaa varasuunnitelmaa seisokkeja varten, jotka johtuvat raaka-aineiden puutteesta tai odotetusta markkinakiinnostuksesta.
- Sopimattomat työkalut – Projektipäälliköt käyttävät usein riittämättömiä ajanhallintatyökaluja, mikä johtaa virheisiin tehtävien keston ja riippuvuuksien arvioinnissa.
Ajanhallintamenetelmät projektissa
Välttääkseen nämä ongelmat tai vähentääkseen niihin liittyvää riskiä projektin epäonnistumiselle, projektipäällikön tulisi tarkastella tarkasti projektin ajanhallintamenetelmiä ja -työkaluja: Pareto-menetelmä, ABC ja Eisenhower-menetelmä.
Pareto-menetelmä
Italialainen tiedemies Vilfredo Pareto kasvatti herneitä puutarhassaan. Hän huomasi, että jopa 80 % herneistä löytyy 20 % palkoista. Koska hän oli pääasiassa kiinnostunut taloustieteestä, hän huomasi pian, että tämä periaate pätee myös muihin elämänalueisiin. Esimerkiksi hänen aikanaan 80 % Italiasta kuului 20 % väestöstä.
Kohta kävi selväksi, että Pareto-menetelmän soveltaminen on todella laajaa, erityisesti liiketoiminta-alueella. Se auttaa muun muassa tunnistamaan:
- Tärkeimmät tehtävät, jotka on suoritettava projektissa, sekä
- Tehtävät, jotka useimmiten aiheuttavat viivästyksiä,
- Yleisimmät viivästysten syyt riippumatta tehtävän tyypistä.
Pareto-menetelmä perustuu oletukseen, että 20 % toimista tuottaa 80 % vaikutuksista. Käytännössä tämä tarkoittaa, että viivästysten välttämiseksi projektipäällikön tulisi keskittyä:
- Identifioimaan projektin tärkeimmät 20 % tehtävistä ja varmistamaan, että ne tehdään ensin,
- Havaitsemaan viivästyksiä aiheuttavat tehtävät ja ymmärtämään niiden syyt,
- Määrittämään 20 % yleisimmistä viivästysten syistä ja työskentelemään niiden poistamiseksi.
Pareto-menetelmä visualisoidaan usein Pareto-diagrammin avulla. Se yhdistää pylväsdiagrammin ja viivadiagrammin, jossa:
- X-akselilla merkitään esimerkiksi viivästysten syyt, järjestettyinä yleisimmistä alkaen,
- Y-akselilla on niiden esiintymien määrä ja prosenttiosuus viivästysten kokonaismäärästä,
- Viivadiagrammi helpottaa sen tunnistamista, mitkä viivästysten syyt kuuluvat tärkeimpään kahteenkymmeneen prosenttiin.
ABC-menetelmä
ABC-menetelmässä tehtävät merkitään niiden tärkeyden mukaan – A, B ja C luokat. Luokan tehtävät:
- A – ovat tärkeimpiä ja vaativat eniten huomiota,
- B – ovat tärkeitä, mutta vähemmän kiireellisiä,
- C – ovat merkityksettömiä ja voidaan siirtää.
Tämä mahdollistaa projektipäällikön keskittyä tärkeimpiin tehtäviin eikä tuhlata aikaa vähemmän tärkeisiin.
ABC-menetelmä on helppo soveltaa ja ymmärtää. Se on erityisen kätevä projekteissa, joissa on runsaasti tehtäviä, joilla on samanlainen tärkeys.
Eisenhower-menetelmä
Eisenhower-menetelmä, joka tunnetaan myös Eisenhower-matriisina, on ehkä käytetyin työkalu tehtävien, tavoitteiden ja jopa koko projektien priorisoimiseen. Menetelmässä tehtävät jaetaan kiireellisiin ja ei-kiireellisiin, tärkeisiin ja vähemmän tärkeisiin, ja sitten keskitytään niihin, jotka ovat sekä kiireellisiä että tärkeitä.
Se esitetään yleensä kahdella risteävällä viivalla, jotka jakavat paperin neljään osaan.
KIIREELLINEN |
PÄIVITETTY |
|
|---|---|---|
| TÄRKEÄ | Tehtävä on suoritettava heti | Tehtävä on aikataulutettava pian |
| EPÄVALIDI | Tehtävä on delegoitava tai suoritettava ajan mukaan | Tehtävä on hylättävä |
Projektipäällikön tulisi selvittää, ovatko tehtävät kiireellisiä ja tärkeitä, vain kiireellisiä, vain tärkeitä vai ei kiireellisiä eikä tärkeitä lainkaan.
Jotta Eisenhower-matriisia voidaan käyttää tehokkaasti, on tarpeen päivittää säännöllisesti siinä olevien tehtävien tilaa. Tämä johtuu siitä, että usein tehtävä hyppää kaikkein kiireellisimpien luokkaan yön aikana. Ajanhallinta projektissa vaikuttaa projektin laatuun ja menestykseen, joten projektipäällikön tulisi tuntea ja käyttää työkaluja, kuten Pareto-menetelmää, ABC-menetelmää ja Eisenhower-menetelmää, ja pitää kaikkien projektin tehtävien tila ajan tasalla. Tätä varten hänen tulisi jatkuvasti kommunikoida kaikkien osapuolten kanssa ja säätää aikataulua mahdollisten muutosten mukauttamiseksi. Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa. Projektipäällikkönä Caroline on asiantuntija uusien menetelmien löytämisessä parhaiden työnkulkujen suunnittelemiseksi ja prosessien optimoinniksi. Hänen organisatoriset taitonsa ja kyky työskennellä aikarajoitteiden alla tekevät hänestä parhaan henkilön monimutkaisten projektien toteuttamiseen.Yhteenveto
Caroline Becker
Getting started with project management:
