Eniten hyödyllisiä projektipäällikön taitoja | #26 Projektinhallinnan aloittaminen

Projektipäällikön (PM) työ vaatii suunnittelua ja organisointia, mutta ennen kaikkea joustavuutta ja valppautta. Kyky nähdä aikaisia merkkejä lähestyvästä muutoksesta ja seurata samanaikaisesti monia muuttuvia olosuhteita voi tehdä PM:n ponnisteluista onnistuneita.

Hyödyllisimmät projektipäällikön taidot – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Yleiset taidot projektipäällikön työssä
3. Erityiset taidot projektipäällikölle
4. Myytit projektipäällikön roolista
5. Yhteenveto

Johdanto

Optimaalinen projektipäällikön taitojen kokonaisuus koostuu yleisistä taidoista, joita kutsutaan myös siirrettäviksi taidoiksi, ja erityisistä taidoista. Niiden osuus vaihtelee toteutettavan projektin aiheen ja koon mukaan. Kuitenkin yksi asia pysyy muuttumattomana. Projektipäälliköt käyttävät laajaa taitovalikoimaa joka päivä. Tämä johtuu siitä, että heidän työnsä on hyvin monipuolista ja se mahdollistaa erilaisten haasteiden kohtaamisen joka päivä. Toisena päivänä se on sidosryhmien kokouksen järjestäminen ja toteuttaminen, kun taas toisena se on yksityiskohtaisen budjetin laatiminen seuraavaa virstanpylvästä varten. Mitkä taidot ovat siis suotuisimpia?

Yleiset taidot projektipäällikön työssä

Kun tarkastellaan yleisiä taitoja, jotka ovat hyödyllisiä projektien hallinnassa, kuvittele muuttamisen järjestäminen. Tehdäksemme sen tehokkaasti meidän on osoitettava kykymme:

• suunnittelu – pakata kaikki oikeassa järjestyksessä ja sovittaa yhteen vanhasta asunnosta lähtöpäivä uuden paikan muuton kanssa,
• organisointi – tehdä järjestelyt muuttajien, kuljetustiimin kanssa ja merkitä kaikki laatikot ja tavarat oikein,
• kustannusten hallinta – nähdä jo muuttoa miettiessä, voimmeko varaa unelmakotimme, kuinka paljon muutto ja uuden paikan kalustaminen maksaa,
• yhteistyö muiden kanssa – ihmissuhdetaidot muuttamisen yhteydessä ovat erityisen hyödyllisiä vaiheessa, jossa yritetään saada ystävät ja perhettä auttamaan, ja viestinnän helppous tekee varmasti omaisuuden siirtoprosessista helpompaa ja miellyttävämpää.

Yllä oleva lista on kaikkein perustavin perusta, jonka projektipäällikkö kehittää suorittamalla päivittäisiä tehtäviään ja lisäämällä siihen yksityiskohtaisia taitoja. Esimerkiksi suunnittelussa – tutustuminen ohjelmistoon, jota käytetään tehtävien jakamiseen ja virstanpylväisiin projektissa, joka on alkamassa. Ja yhteistyössä muiden kanssa – tehtävien delegointi ja tiimin työnkulun jatkuva moderointi.

Erityiset taidot projektipäällikölle

PM:n työssä, yleisten suunnittelu-, organisointi-, hallinta- ja yhteistyötaitojen lisäksi, useat erityiset taidot tulevat tarpeeseen. Näitä ovat:

• päätöksenteko,
• raportointi,
• joustavuus, ja
• muutosten tunnistaminen ja niihin reagoiminen.

Päätöksentekokyky ja vastuullisuus niistä ovat tiiviisti yhteydessä projektin elinkaaren tärkeimpiin hetkiin, sekä projektipäällikön johtamisasemaan tiimissä.

Raportointi puolestaan on yhdistelmä tehokasta viestintää, tehtävien organisointia ja yhteistyötä muiden kanssa. Kokenut PM tietää, miten valmistella sidosryhmille tarkoitettua tietoa, mitä siihen sisällyttää, sekä miten ja kuinka usein viestiä heidän kanssaan.

Joustavuus auttaa luomaan viestintätyylin, joka sopii projektin sidosryhmille. Se mahdollistaa myös projektipäällikön mukauttaa toimintatapoja tiimille, jonka kanssa hän työskentelee. Esimerkiksi kokousten tiheyden ja valmiiden tehtävien käsittelyn syvyyden sovittaminen tiimin kokemustasoon. Kuitenkin taito, joka voi määrittää PM:n menestyksen tai epäonnistumisen, on joustavuus tehtävien suorittamisessa – mukaan lukien toistuvat tehtävät. Se tarkoittaa nykyisten olosuhteiden huomioon ottamista ja kykyä mennä kaavion ulkopuolelle odotettujen tulosten saavuttamiseksi.

Tämä taito liittyy tiiviisti viimeiseen – vaikeasti koulutettavaan herkkyyteen ympäristön muutoksille. Muutoksiin reagoiminen koskee lähes kaikkia projektin osa-alueita. Esimerkki on budjetin säätäminen muuttuvien hintojen mukaan – tämä tarkoittaa trendien havaitsemista ja niiden hyödyntämistä, sekä asiakkaiden odotusten ja taloudellisten mahdollisuuksien huomioimista.

Myytit projektipäällikön roolista

Projektipäällikön rooliin liittyy useita myyttejä. Katsotaanpa sen ei-niin-miellyttävää stereotyyppistä kuvaa. Monille se on kuva ylimielisestä nuoresta miehestä, joka aloitti uransa hyvin varhain. Hän ymmärtää täydellisesti jokaisen projektin yksityiskohdan, tai ainakin on siitä vakuuttunut, ja armottomasti osoittaa kollegoidensa kompastuksia.

Tarkastellaanpa tätä karikatyyristä kuvaa tarkemmin ja kiinnitetään huomiota kolmeen taustalla olevaan myyttiin.

Myytti 1. Projektipäälliköllä on paljon kokemusta organisaatiossa, jossa hän hallinnoi projektia.

Myytti 2. Projektipäällikkö tuntee täydellisesti kaikki projektin asiat.

Myytti 3. Projektipäällikkö valvoo ja parantaa kaikkien tiimin jäsenten suorittamia tehtäviä.

Myytti 1 liittyy uskomukseen, että vain henkilö, jolla on paljon kokemusta, voi tehokkaasti hallita projekteja. Kuitenkin monissa tapauksissa jopa aloittelija, joka on kehittänyt siirrettäviä taitoja projektinhallinnassa, voi menestyä apulaisprojektipäällikkönä. Tämä koskee myös henkilöitä, jotka ovat saaneet kokemusta muissa organisaatioissa, kunhan he tuntevat oikeat työkalut ja menetelmät, joita tarvitaan PM:n rooliin sopimiseen.

Myytti 2 yhdistää käsityksen, että PM:n on tunnettava kaikki projektin yksityiskohdat ulkoa, ja hänellä on hyvin vakiintunut asiantuntemus projektialueesta. Kuitenkin projektin yksityiskohdat tallennetaan ohjelmistoon, hyvin järjestettyyn muotoon. Projektipäällikön tehtävä on luoda ja ylläpitää tätä järjestystä ja käyttää tietoa. Asiantuntemus puolestaan on tiimin jäsenten hallussa. PM tarvitsee laajaa tietämystä asettaakseen yleiset raamit sille, miten projektin tulisi edetä, ja esittääkseen oikeat kysymykset.

Myytti 3 on osa stereotypiaa, jossa PM parantaa jokaista tiimille annettujen tehtävien yksityiskohtaa. Mikromanageeraus on yksi virheistä tiimityössä. Kuitenkin se ei ole PM:n vastuulla!

Yhteenveto

Yleiset taidot, tai ketteryys, ovat hyödyllisiä projektipäällikön työssä:

• suunnittelu
• organisointi
• kustannusten hallinta, sekä
• työskentely ihmisten kanssa.

Kuitenkin projektipäällikön taidot eivät ole vähemmän tärkeitä, nimittäin tehokas päätöksenteko, raportointitaidot, sekä joustavuus ja tehokas reagointi muutokseen.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.