Miten määritellään projektin laajuus ja vältetään laajuuden laajentuminen? | #36 Projektinhallinnan aloittaminen

Ennen kuin projektin elinkaari edes alkaa, projektipäällikkö miettii projektin laajuutta. Hän analysoi asiakkaan vaatimuksia ja odotuksia, vertaa niitä saatavilla oleviin resursseihin ja kohtaa ne aikarajoitusten kanssa. Tämän seurauksena hän voi määritellä projektin laajuuden hyvin. Kuitenkin, vaikka tämän tehtävän esimerkillinen suorittaminen ei takaa, että projektin laajuus kasvaa liikaa toteutuksen aikana. Miten siis määritellä projektin laajuus hyvin ja välttää laajuuden kasvu?

Miten määritellään projektin laajuus ja vältetään laajuuden kasvu? – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Projektin laajuuden määrittäminen
3. Vaatimusten ymmärtäminen
4. Työjakorakenne (WBS)
5. Riskialttiiden tehtävien prioriteetit
6. Viimeinen vastuullinen hetki (LRM)
7. Miten välttää laajuuden kasvua?
8. Yhteenveto

Johdanto

PMBOKin mukaan projektin laajuus on “työ, joka on suoritettava tuotteen, palvelun tai tuloksen toimittamiseksi määritellyillä ominaisuuksilla ja toiminnoilla.” Jotta projektin tulos vastaisi sidosryhmien odotuksia ja itse projekti olisi onnistunut, on määriteltävä laajuus mahdollisimman tarkasti.

Projektin laajuuden määrittäminen

Projektipäällikön tulisi tarkistaa alussa, että suunniteltu projekti on selkeästi määritellyt seuraavat alueet:

• sidosryhmien liiketoiminta- ja tekniset vaatimukset,
• työnjakorakenne,
• riskialttiimpien tehtävien prioriteetit, eli ne, jotka ovat innovatiivisimpia tai tapahtuvat ensimmäistä kertaa,
• sidosryhmien kanssa sovittu “viimeinen vastuullinen hetki” (LRM, Last Responsible Moment) -lähestymistapa.

Tutkitaanpa, mitä kysymyksiä projektipäällikön tulisi vastata määrittäessään kutakin niistä.

Vaatimusten ymmärtäminen

Projektipäällikön tulisi vastata seuraaviin kysymyksiin hetkeksi sidosryhmän roolissa:

1. Mitkä ovat tämän projektin taloudelliset ja ei-taloudelliset hyödyt? – Taloudelliset hyödyt voivat viitata projektissa luodun tuotteen tai palvelun myyntiin. Kuitenkin hyöty voi myös olla yrityksen imagon parantaminen, perehdytyksen tehokkuus tai uuden ohjelmiston käyttöönotto projektinhallinnan helpottamiseksi, kuten Firmbee.
2. Kuka tulee vaikuttamaan projektin toteuttamiseen? – Projektin toteuttaminen tuo muutoksia organisaation sisällä ja ulkopuolella. Siksi on syytä esittää tarkempia kysymyksiä:

a. Vaatiiko projektitehtävien toteuttaminen organisaation sisäistä uudelleenjärjestelyä, työntekijöiden vastuuksien muuttamista, uusien ihmisten palkkaamista tai freelancerien kanssa työskentelyä?

b. Ovatko projektin tulokset näkyvissä julkisessa tilassa ja vaikuttavatko ne paikalliseen yhteisöön?

c. Kuka hyötyy sen toteuttamisesta?

3. Mitkä tarpeet projektin tulosten tulisi täyttää?
4. Mitkä tekniset vaatimukset projektin tuloksilla tulisi olla?

Työjakorakenne (WBS)

Työjakorakenteen luominen projektissa sisältää hierarkkisesti järjestettyjen kysymysten vastaamisen:

1. mikä on projektin toteuttamisen pääasiallinen tarkoitus?
2. Mitkä ovat erityiset tavoitteet?
3. Mihin tehtävään erityiset tavoitteet jaetaan?
4. Milloin tavoitteet ja päämäärät tulisi saavuttaa?
5. Mitkä asiantuntijat saavat kunkin niistä vastuulleen?

Vain päämäärän tulisi pysyä täysin muuttumattomana. Toisaalta kysymysten 2–5 vastaukset tarkentuvat ja selkeytyvät projektin aikana.

Riskialttiiden tehtävien prioriteetit

Riskialttiisiin tehtäviin liittyvät tärkeimmät kysymykset liittyvät niiden tarkan tunnistamisen ja riskialueiden vaikutusten määrittämiseen projektin laajuuteen.

1. Mitkä tehtävät ovat kaikkein riskialttiimpia epäonnistumaan?
2. Mitkä tekijät vaikuttavat kunkin näistä tehtävien onnistumiseen? Se voi olla materiaalien saatavuus, asiantuntijat tai, R&D-projekteissa, vaikeasti ennustettavat tutkimus- ja kokeilutulokset, kuten tekoälymallin tarkkuuden parantamisen käyrä koneoppimisen aikana.
3. Mikä vaikutus tällä tehtävän epäonnistumisella on projektin muuhun osaan?
4. Kuinka pitkään tämän tehtävän suorittaminen vaikuttaa projektitavoitteen saavuttamiseen?
5. Kuinka paljon voimme lisätä projektin laajuutta tämän tehtävän suorittamiseksi?

Viimeinen vastuullinen hetki (LRM)

Tehtävien priorisointi liittyy läheisesti viimeisen vastuullisen hetken (LRM) periaatteeseen, joka tunnetaan myös vähiten otollisen hetken periaatteena.

Se on riskin minimointistrategia, jossa tehtäviä lykätään, kunnes niiden lykkääminen on riskisempää kuin niiden välitön suorittaminen. Se välttää vaivannäön hukkaamista, kun tehtävä osoittautuu tarpeettomaksi tai projektin tavoitteisiin tai vaatimuksiin tehdään muutoksia.

Tätä Lean-menetelmästä johdettua periaatetta sovelletaan myös päätöksiin, jotka ovat ratkaisevia projektille ja vaikeita muuttaa, kuten:

• Erityislaitteiden hankinta, joita tarvitaan projektin toteutuksen seuraavissa vaiheissa,
• Tehtävien toteuttamiseksi täytettävien tavoitteiden rakenteen suunnittelu.

Kysymykset, joita LRM-periaatteen mukaan toimivan johtajan tulisi kysyä itseltään, voidaan muotoilla seuraavasti:

• Onko tarpeen aloittaa työskentely tehtävän parissa jo nyt?
• Mitä tapahtuu, jos lykkään tehtävää?
• Mitkä ovat liian myöhään tehdyn päätöksen seuraukset?
• Mitkä voisivat olla liian aikaisin tehdyn päätöksen seuraukset? Esimerkiksi myöhemmin havaita, että se on tarpeeton tai että vaatimukset ovat muuttuneet, ratkaisu ei ole käytössä tai liiketoiminta-arvo on vanhentunut.

Miten välttää laajuuden kasvua?

Jopa parhaiten suunnitellut projektit kasvavat (laajuuden kasvu) toteutuksen aikana, esimerkiksi tuote, jonka alun perin piti sisältää kaksi ominaisuutta, on nyt yhtäkkiä saamassa kuusi. Välttääkseen tämän projektipäällikön tulisi luoda turvallinen laajuuden kasvu sidosryhmien kanssa. Perusta laajuuden kasvun minimoinnille on – tehtävien ja liiketoimintaodotusten laajuuden määrittämisen lisäksi – jatkuva viestintä tiimin ja sidosryhmien kanssa. Kuitenkin tärkeimmät puolustukset laajuuden kasvua vastaan ovat:

• Hyvin valmisteltu aikataulu,
• Tehokas tehtävien aikataulutusohjelmiston käyttö ja viestintä tiimin kanssa,
• Kaikkien osapuolten tiedottaminen projektin keskeisistä muutoksista.

On myös syytä muistaa, että laajuuden kasvun välttäminen on jatkuva prosessi. Siksi projektin laajuutta on seurattava ja valvottava säännöllisesti, ja projektipäällikön tulisi pysyä paikallaan reagoidakseen nopeasti ja tehdä päätöksiä, kun tilanteita syntyy, jotka voisivat johtaa laajuuden kasvuun.

Yhteenveto

Projektin laajuus on hyvin suunnitellun projektin keskeinen elementti, sillä se määrittelee selkeästi, mitä tulisi toteuttaa ja mitä ei sisälly projektiin.

Projektipäällikön tehtävä on siis määritellä projektin laajuus ennen työn aloittamista:

• Asiakkaan vaatimusten ja odotusten analysointi,
• Vertailu saatavilla oleviin resursseihin, ja
• Aikarajoitusten kohtaaminen.

Kuitenkin jopa hyvin määritelty projektin laajuus voi muuttua toteutuksen aikana. Välttääksesi projektin laajuuden leviämistä, joka tunnetaan laajuuden kasvuna, pidä kiinni työjakorakenteesta, priorisoi huolellisesti riskialttiita tehtäviä ja käytä “Viimeinen vastuullinen hetki” -lähestymistapaa.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.