Projektinhallinnan suunnittelun alue | #17 Projektinhallinnan aloittaminen

Suunnittelu projektinhallinnassa vie yhtä kauan kuin koko projekti. Ensin luodaan laajin kuva, asetetaan virstanpylväät ja tunnistetaan tärkeimmät toteutusalueet, joita joskus kutsutaan epikoiksi. Kuitenkin, jopa päivää ennen projektin päättymistä, on vielä jäljellä loppuprojektikokous, joka on suunniteltava.

Suunnittelu projektinhallinnassa – sisällysluettelo:

1. Suunnittelu projektinhallinnassa – johdanto
2. Projektialueet
3. Suunnittelualue
4. C.L.E.A.R
5. Yhteenveto

Johdanto

Perinteisessä vesiputousmallissa oli suunnitteluvaihe, joka edelsi projektin toteutusta. Tässä vaiheessa laadittiin yksityiskohtainen aikataulu, asetettiin virstanpylväät ja budjettiresurssit jaettiin eri tehtävien kesken. Kun suunnittelu projektinhallinnassa oli valmis, riitti siirtyä toteutukseen ja rastittaa valmiit tehtävät askel askeleelta. Kuitenkin projektinhallinnan todellisuus on poikennut jyrkästi idealisoidusta kuvasta, jossa projektin suunnittelu- ja toteutusvaiheet voidaan helposti erottaa.

Projektialueet

Uusin PMBOK ei enää viittaa peräkkäisiin projektin suunnittelu- ja toteutusvaiheisiin. Sen sijaan projektinhallinnan alueella on erottunut suoritusalueita, jotka ovat alueita, joilla projekti tapahtuu, eikä sen ajallista kehystä. Nämä alueet ovat:

• sidosryhmät
• tiimi
• menetelmät ja projektin elinkaari
• suunnittelu
• projektin toteutus
• tulosten toimittaminen
• seuranta
• epävarmuudet ja riskit

Ne sekoittuvat ja risteävät monissa paikoissa. Kuitenkin puhe alueista sen sijaan, että puhutaan vaiheista, helpottaa projektin elinkaaren ja sovellettavan toimintatavan erottamista. Monissa lähestymistavoissa suunnittelu, toteutus ja tulosten toimittaminen tapahtuvat useita kertoja projektin aikana.

Suunnittelualue

Projektinhallinnan suunnittelussa projekti toteutetaan järjestelmällisesti, koordinoidusti ja tarkoituksellisesti. Projektin toteutuksen aikana hankittua tietoa ja taitoja mukautetaan jatkuvasti, jotta projektitavoitteeseen voitaisiin pyrkiä mahdollisimman tehokkaasti. Tästä syystä suunnittelualuetta määritellään PMBOK:ssa seuraavasti:

“Toiminta-alue, joka sisältää projektitulosten ja -tavoitteiden toimittamiseen tarvittavat alkuperäiset, jatkuvat ja kehittyvät organisaatio- ja koordinointitoiminnot.”

Tämä tarkoittaa, että suunnittelun elementtejä löytyy lähes jokaisesta projektin hetkestä. Ne ovat läsnä aloitusvaiheessa, jolloin projektin toteuttaminen ei ole vielä alkanut, mutta myös sen loppuvaiheissa, jolloin tiimin työn tuloksia testataan ja toteutetaan asiakkaan tiloissa.

Suunnittelualueeseen liittyvät asiakirjat ja työkalut, joita kutsutaan yhteisesti artefakteiksi. Vaikka niitä käytetään pääasiassa projektin suunnittelualueella, niitä käytetään usein myös muilla alueilla. Esimerkiksi:

• Backlog – ottaa usein muodon Kanban-tauluista ja on kokoelma tehtäviä, jotka on aikataulutettu toteutettavaksi, se kuuluu myös projektin toteutusalueeseen,
• Projektinhallintasuunnitelma – koskee myös sidosryhmäalueita ja projektin toteutusta,
• Riskienhallintasuunnitelma – kuuluu myös epävarmuuden ja riskin alueeseen.

Kuitenkin suunnittelun tärkein näkökohta on luoda toimintasuunnitelma, joka johtaa projektitavoitteen tehokkaaseen toteuttamiseen.

C.L.E.A.R

C.L.E.A.R. on yksi menetelmistä tavoitteiden muotoiluun. Sen on laatinut Adam Crick. Akronyymi laajenee seuraavasti:

• C – Yhteistyö, tai Jaettu – projektitavoitetta suunniteltaessa on tärkeää muistaa kannustaa projektitiimiä työskentelemään yhdessä
• L – Rajoitettu – suunnitellun projektin kehys on määriteltävä ja tunnettava kaikille osapuolille
• E – Emotionaalinen – projektin tavoitteen tulisi periytyä visiostaan kyky herättää halua toteutukseen
• A – Arvioitava – liian pienen tavoitteen suunnittelu ei yksinkertaisesti toimi mielikuvitukselle, sen tulisi asettaa rima tarpeeksi korkealle stimuloimaan kunnianhimoa
• R – Muokattava, mikä tarkoittaa, että se voi muuttaa muotoaan ja mukautua uusiin olosuhteisiin

C.L.E.A.R.-menetelmän viimeinen kohta on erityisen tärkeä suunnittelualueelle. Tämä johtuu siitä, että se korostaa tarpeen mukauttaa tavoite projektin toteutuksen olosuhteisiin ja suunnitteluprosessin jatkuvuuteen.

C.L.E.A.R.:n käyttö voi auttaa tehokkaassa suunnittelussa projektitavoitteen saavuttamiseksi. Tämä johtuu siitä, että se yhdistää suunnittelualueen tiimialueeseen. Tämä puolestaan on joskus marginaalinen käytettäessä yleisesti käytettyjä menetelmiä tavoitteiden muotoilussa, kuten SMART, esimerkiksi. Joten on syytä yhdistää kaksi menetelmää, jolloin saadaan laajempi kuva ja mielenkiintoisempia suunnittelumahdollisuuksia.

Suunnittelun alue projektinhallinnassa. Yhteenveto

Suunnittelualue on kaikkialla projektinhallinnassa. Se seuraa lähes kaikkia projektipäällikön toimintoja. Tämä johtuu siitä, että se on läsnä jo aloitusvaiheessa määrittäen, mihin projekti on tarkoitettu. Vuorostaan se näyttelee suurta roolia alkuperäisessä suunnittelussa, aikataulutuksessa ja projektin virstanpylväiden määrittelyssä. Kuitenkin, kun suunnitellaan projektitehtäviä, tärkeintä on toimia lean-hengen mukaisesti, eli suunnitella yksityiskohtaisesti vain se, mitä suunnittelu vaatii. Ja mukautuminen, eli käyttää heti projektin aikana hankittua tietoa toimintojen tehokkuuden parantamiseksi.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.