Projektin epäonnistuminen. 5 syytä, miksi projektit epäonnistuvat | #23 Projektinhallinnan aloittaminen

1. Miksi? – Koska he menettivät kiinnostuksensa projektiin.
2. Miksi? – Koska he eivät tienneet projektin nykytilaa.
3. Miksi? – Koska heitä tiedotettiin liian harvoin työn edistymisestä.
4. Miksi? – Koska viestintäsuunnittelussa kokousten ja raporttien aikarajoja ei määritelty.
5. Miksi? – Koska projektipäällikkö ei onnistunut varmistamaan läpinäkyvyyttä ja viestintää projektissa.

Katsoimme siis projektien epäonnistumisen syitä, jotka vastaavat viimeiseen, viidenteen “Miksi?” kysymykseen, eli lähdeongelmiin. Mahdollisiin juuriongelmiin kannattaa kiinnittää erityistä huomiota uuden hankkeen suunnittelussa.

5 syytä projektin epäonnistumiseen

Vaikeimmat ratkaistavat ongelmat, jotka voivat aiheuttaa projektin epäonnistumisen, liittyvät seuraaviin alueisiin:

• sidosryhmät – tapahtuu, että jo suunnitteluvaiheessa on vihjauksia, joita sidosryhmät, jotka sopivat projektin toteutuksen yksityiskohdista, eivät ymmärrä,
• tiimi – sekä tiimin luominen että sen työn tehokas hallinta voivat olla haastavia,
• projektin tekninen puoli – sekä resurssien saatavuus että projektissa työskentelevien ihmisten taidot,
• liiketoimintaympäristö – ulkoisten tapahtumien seuranta ja niihin reagoiminen on erityisen tärkeää, kun nopeita muutoksia tapahtuu, mikä puolestaan vaatii korkeaa joustavuutta ja nopeaa reagointia, eli tehokasta muutoksenhallintaa.

Keskustelemme alla projektien epäonnistumisen syistä seuraavilla alueilla:

Viestintäongelmat

Läpinäkyvyys ja viestintäongelmat koskevat ensisijaisesti sidosryhmien kontakteja. Projektisuunnitelmaan tulisi sisällyttää järjestelyjä väärinkäsitysten estämiseksi, jotka voivat johtaa koko projektin epäonnistumiseen.

Samat periaatteet ovat myös syytä soveltaa tiimin sisäisen tiedonkulun suunnittelussa. Tässä on erittäin tärkeää, että tehtävälista on läpinäkyvä ja ymmärrettävä, mutta myös viestiä ja muistuttaa tiimin tavoitteista.

Epämääräinen projektin laajuus

Projektin laajuuden määrittäminen ja sen muutosten estäminen toteutuksen aikana on yksi projektipäällikön päätehtävistä. Hänen on ymmärrettävä perusteellisesti asiakkaan odotukset ja, jos muutoksia tehdään, pidettävä asiakas ajan tasalla niiden vaikutuksesta projektin laajuuteen.

Koska projekti on kertaluonteinen hanke, joka on rajattu tiettyyn aikaan ja budjettiin, epämääräinen laajuus voi helposti johtaa epäonnistumiseen. Esimerkiksi sitoudumme luomaan 10 000 dollarin sähköpyörän prototyypin kuukaudessa. Kuitenkin sovimme asiakkaan muuttuvista odotuksista. Näin ollen toteutuksen aikana huomaamme, että saman ajan ja budjetin puitteissa, ja saman tiimin kanssa, meiltä odotetaan vety-moottoripyörän prototyypin luomista.

Laajuuden muutokset ohjelmisto- tai tapahtumaprojekteissa ovat joskus vähemmän havainnollisia kuin esimerkissämme. Mutta muutos vaatimuksissa ja odotetuissa tuloksissa, jotka ovat asiakkaan näkökulmasta pieniä, voivat aiheuttaa, että valmiit tehtävät päätyvät roskakoriin, kun taas suunnitellut tiimitoimet vaativat uusia resursseja.

Resurssiongelmat

Raaka-aineiden tai komponenttien ongelmat, joita tarvitaan teknisiin tehtäviin, voivat tehokkaasti estää projektin etenemisen. Siksi projektipäällikön on orientoiduttava liiketoimintaympäristöön ja konsultoitava tiimin jäseniä – mukaan lukien projektissa tarvittavat resurssit. Aikaisessa toimituksessa ja saatavuuden puutteessa voi projekti pysähtyä.

Suuri ongelma on myös huonolaatuiset ratkaisut, jotka eivät helpota projektia, vaan tekevät siitä vaikeampaa. Tämä voi koskea projektinhallintaohjelmistoja sekä projektikohtaisia erikoisratkaisuja – puolivalmiita tuotteita, visuaalisia materiaaleja tai kuljetusmahdollisuuksia.

Erityinen resurssienhallintaan liittyvä kysymys on asiakkaan tarvitsemat aikarajat tehtävien suorittamiseen. Yksi yleinen syy epärealistisiin aikataulujen arviointeihin on asiakkaan paine tai yrityksen puutteellinen kokemus vastaavista projekteista. On myös projekteja, joiden toteutusalue ei salli tarkkoja valmistumispäivämääriä. Näitä ovat projektit, joissa kehitetään syväoppimisratkaisuja. Oletetun mallin tarkkuuden saavuttaminen ei välttämättä ole mahdollista saavuttaa määrätyssä aikarajassa, vaan se voi olla yleisesti saavuttamaton vaikean pääsyn vuoksi tietoihin tai tarvittavaan laskentatehoon.

Yhteistyön vaikeudet

Toinen vaikeus, joka voi aiheuttaa projektin fiaskon, on vaikeudet yhteistyössä tiimin sisällä. Ne voivat johtua ihmissuhteista, mutta yleisin syy on huonosti harkittu vastuunjako, jolloin yksi henkilö on ylikuormitettu työstä ja muut odottavat hänen suorittavan tehtävänsä.

Uuden tiimin muodostamisessa voi myös olla odottamattomia ongelmia asiantuntijoiden löytämisessä ja palkkaamisessa, sekä vaikeuksia etä- tai hybriditiimin hallinnassa.

Joustavuuden puute

Joustavuuden puute ja kyvyttömyys sopeutua muuttuvaan liiketoimintaympäristöön ovat usein esiintyviä syitä pitkäaikaisille projektin epäonnistumisille. Muuttuvat ympäristöt, sääntelyvaatimukset ja kilpailudynamiikka voivat jättää projektipäällikön kykenemättömäksi pysymään muutosten mukana. Tai, kuten tapahtuu vielä useammin, hän ei kykene vakuuttamaan keskeisiä sidosryhmiä tarpeesta reagoida dynaamisesti muutokseen. Näin ollen, kun projekti on valmis, voi käydä ilmi, että tulos on jo vanhentunut tai ei täytä ympäristön vaatimuksia.

Yhteenveto

Projektin epäonnistumiset liittyvät joskus ennakoimattomiin tapahtumiin, joten epäonnistuneiden projektien prosenttiosuus ei koskaan ole nolla. Kuitenkin on olemassa työkaluja riskien ennakoimiseen ja varasuunnitelmia niiden käsittelemiseksi. Jo suunnitteluvaiheessa on myös tärkeää kiinnittää erityistä huomiota läpinäkyvyyteen ja viestintään sidosryhmien kanssa. On myös tärkeää määritellä tiukasti projektin laajuus ja sopia asiakkaan odotuksista sekä urakoitsijan teknisistä kyvyistä.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.

Caroline Becker

Projektipäällikkönä Caroline on asiantuntija uusien menetelmien löytämisessä parhaiden työnkulkujen suunnittelemiseksi ja prosessien optimoinniksi. Hänen organisatoriset taitonsa ja kyky työskennellä aikarajoitteiden alla tekevät hänestä parhaan henkilön monimutkaisten projektien toteuttamiseen.

View all posts →