Työpakettirakenne – kuinka delegoida työtä tehokkaasti projektissa? | #30 Aloittaminen projektinhallinnassa

Projektin suunnittelun aikana projektipäällikkö päättää, miten tavoitteet jaetaan, mitkä tehtävät suoritetaan sekä milloin ja mitkä asiantuntijat otetaan mukaan. Tällöin hän luo työpakettirakenteen (WBS).

Työpakettirakenne – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Työpakettirakenne
3. Vastuu tiimissä (Tiimi/Yhteisomistus)
4. Yhteenveto

Johdanto

Riittävän hyvin suunniteltu työpakettirakenne (WBS) kääntyy sujuvaksi tiimityöskentelyksi. Jokainen osalistuja tietää, miksi tiettyjä tehtäviä tehdään, keneltä he saavat tehtävät ja kenelle heidän tulisi siirtää ne. Tämä helpottaa sen havaitsemista, kuka on kuormittunut liikaa työstä, koska esimerkiksi kolme tiimin jäsentä tarvitsee apua yhdeltä henkilöltä samanaikaisesti. Näin ollen WBS mahdollistaa työnkulun optimoinnin jo suunnitteluvaiheessa. Tämä tarjoaa erittäin tärkeän näkökulman projektityöhön: tiimin vastuullisuus tehtävien suorittamisesta. Mutta miten suunnitella paras työstruktuuri projektille?

Työpakettirakenne

Työnjaon rakenne visualisoidaan yleensä puun avulla, johon projektin elinkaarivaiheet merkitään yhä tarkemmin määriteltyihin tavoitteisiin. Tämä helpottaa tehtävien keston ja niiden suorittamisen kustannusten suunnittelua sekä vastuiden asianmukaista jakamista tiimin jäsenten kesken.

Muista, että WBS määrittelee, mitä toteutetaan, mutta ei vastaa kysymykseen “kuinka.” On myös syytä huomata yksityiskohtien tason rajoittamisen periaate. Se riippuu projektin tyypistä ja muodollisista vaatimuksista. Lääkinnällisten laitteiden tai kemiallisten reagenssien tuotannossa vaaditaan eri suunnittelutaso kuin tapahtumien tai markkinointikampanjoiden järjestämisessä.

Työpakettirakenne määritellään PMBOK:ssa seuraavasti:

“Hierarkkinen purkaminen projektitiimin suorittamasta kokonais työmäärästä projektitavoitteiden saavuttamiseksi ja vaadittavien toimitusten luomiseksi.”

Sana “kokonais” on tässä erittäin tärkeä, ja siihen liittyy “100% sääntö”. Tämä johtuu siitä, että hyvin laadittu WBS ottaa huomioon kaikki projektin tavoitteet: tarkalleen kaiken, mitä on saavutettava. Mukaan lukien itse projektinhallinta. Toisin sanoen, lukemalla tehtävät puun alimmalta tasolta, luettelemme kaikki ylemmän tason komponentit. Tämä on periaate, jota on erittäin vaikea noudattaa käytännössä. Kuitenkin sitä siteerataan usein tehokkaana työkaluna niin sanotun Scope creep -ilmiön estämiseksi. Kaiken saavuttamisen määrittäminen estää uusien tehtävien lisäämisen, jotka eivät sovi ennalta määriteltyihin projektitavoitteisiin.

Vastuu tiimissä

Tiimin suorittamat tehtävät ovat osa lopullista tavoitetta, joka on luotu yhteisellä panoksella. Kuitenkin monissa yrityksissä ja projekteissa tämän tavoitteen näkyvyys tai jopa olemassaolo ei ole ilmeistä. Siksi hyvin suunniteltu tehtärakenne ja työnkulku, joka on selkeä projektitiimille, on perusta kollektiivisen vastuun rakentamiselle.

Tiimiyhteisön tunteen (Tiimi/Yhteisomistus) rakentaminen mahdollistaa tiimin jäsenten ymmärtävän paremmin projektin tavoitteet ja miten tehty työ edistää näiden tavoitteiden saavuttamista. Tämä lisää motivaatiota ja sitoutumista sekä parantaa tiimin suorituskykyä. Sitoutuminen suurempaan projektiin ja sen onnistuneeseen toteuttamiseen kääntyy myös työntekijöiden uskollisuudeksi yritykselle ja hyvälle ilmapiirille. Toisin sanoen, vastuun tunne tiimissä voi edistää parempia liiketoimintatuloksia yritykselle kokonaisuudessaan.

Yhteenveto

Tehtävien delegointi projektissa on projektipäällikön tehtävä, kun suunnitellaan tavoitteiden tehokasta saavuttamista. Ensinnäkin WBS auttaa organisoimaan projektin laajuuden – eristämään samankaltaisten tehtävien ryhmät, huomaamaan niiden väliset riippuvuudet, jotka määrittävät niiden suorittamisjärjestyksen, ja myös rakentamaan tiimin vastuullisuuden suoritetuista tehtävistä esittämällä ne pienempien ja suurempien yrityksen tavoitteiden kontekstissa.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.