Projektin seuranta. Mitä parametreja seurata? | #34 Aloittaminen projektinhallinnassa

Projektitiedot ovat voimakas työkalu, jonka projektipäälliköiden on opittava hallitsemaan. Sen kerääminen on vain alku. Projektin menestys riippuu myös merkittävien havaintojen seuraamisesta ja niiden välisen suhteen tarkkailusta. Miten sitten päättää, mitkä parametrit ovat tarkkailun arvoisia? Lue eteenpäin saadaksesi selville!

Projektin seuranta – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Budjetti – resurssien seuranta
3. Aikataulutus – määräaikojen noudattaminen
4. Suorituskyvyn taso – laadunvalvonta
5. Valvonta – parametrin arvot
6. Yhteenveto

Johdanto

Riippumatta projektissa käytetystä hallintamenetelmästä, yksi projektipäällikön ensisijaisista tehtävistä koko projektin ajan on seurata sen edistymistä. Ilman selkeästi määriteltyjä parametreja ja arviointikriteerejä ei voida määrittää, liikkuuko projekti oikeaan tavoitteeseen oikealla vauhdilla. Mitä parametreja tulisi tarkkailla, jotta mahdolliset ongelmat havaitaan mahdollisimman aikaisin ja hyödynnetään syntyviä mahdollisuuksia?

Budjetti – resurssien seuranta

Melkein kaikissa projekteissa budjetti on tärkein seurattava parametri. Siksi projektipäällikön tulisi seurata kaikkia tehtävien rahoitukseen liittyviä näkökohtia, muun muassa:

• työkustannukset,
• materiaalit,
• ohjelmistot,
• työkalujen ja laitteiden hankinta tai käyttö,
• asiantuntijakonsultointi,
• matkat ja osallistuminen alan tapahtumiin.

Kustannusten seuraamiseen on helpointa käyttää ohjelmistoa, esimerkiksi Firmbee. Silloin kaikki poikkeamat asetetusta budjetista ovat heti näkyvissä. Kuitenkin ei ole järkevää liikaa painottaa kertaluonteista ylitystä. On parempi olettaa virhemarginaali tavoitteille tai virstanpylväille. Silloin voit kompensoida yhden tehtävän korkeammat kustannukset säästöillä toisella alueella.

Agile projektinhallintamenetelmät toimivat erityisen hyvin joustavassa budjetinhallinnassa. Vuoden 2021 “Beyond Agility” -raportin mukaan ne pitävät jopa 64 % projekteista oletetun rahoituskehyksen sisällä.

Aikataulutus – määräaikojen noudattaminen

Toinen keskeinen alue on nähdä, noudattaako projekti asetettua aikarajaa. Tässäkin ohjelmisto osoittautuu käteväksi, sillä voit tarkistaa paitsi tiimin edistymisen reaaliajassa myös laatia raportteja. On myös syytä käyttää todistettuja ajanhallintatekniikoita.

Yllä kaikki, muista tarkkailla tehtävien välistä suhdetta ja riippuvuutta. Jos koordinointi on tärkeää, sinun on varmistettava, että määräaika täyttyy ja että tehtävät säilyttävät oikean järjestyksen.

Suorituskyvyn taso – laadunvalvonta

Tehtävien laadun valvonta on hieman vaikeampaa seurata kuin budjettia ja aikataulua niiden toteuttamiselle. Tämä johtuu siitä, että standardoinnin ja yksiselitteisten arviointikriteerien määrittäminen on vaikeaa.

Kun suunnittelet tehtävien suorituskyvyn tason seurantaa, on syytä erottaa kaksi parametria, joita käytetään Scrum menetelmässä:

• Valmiuden määritelmä, ja
• Hyväksymiskriteerit

Valmiuden määritelmä viittaa tehtävän suorituskyvyn laatuun, eli siihen, onko kaikki sille asetetut tekniset vaatimukset täytetty. Hyväksymiskriteerit puolestaan ovat lista odotuksista, jotka sidosryhmät ovat sille asettaneet.

Erotuksen valmiuden määritelmän täyttämisen ja hyväksymiskriteerien täyttämisen välillä voi havainnollistaa esimerkillä rakennettavasta talosta. Se täyttää valmiuden määritelmän, kun seinät on muurattu riittävän tasaisesti ja investointi on hyväksytty rakennusjohtajan toimesta. Kuitenkin talo ei välttämättä täytä rakentajan odotuksia, joka odotti seinien olevan täydellisen tasaisia ja värin olevan esitteessä näkyvä.

Valvonta – parametrin arvot

Yhtä tärkeää kuin tiettyjen parametrien seuraaminen on määrittää niiden arvot, toisin sanoen vastata kysymykseen, “Kuinka paljon poikkeamaa normista tulisi aiheuttaa huolta?”

Organisaatioiden ja sidosryhmien vaatimusten sekä jokaisen projektin yksilöllisten tarpeiden vuoksi on vaikeaa puhua poikkeamien suosituksista. Kuitenkin, olipa se 10 tai 25 prosenttia, projektin suunnittelussa on hyvä idea asettaa sidosryhmien kanssa tarkkoja arvoja, jotka johtavat vain lisäkokouksiin ja hektisiin, spontaaneihin toimiin.

Yhteenveto

Projektin seuranta auttaa varmistamaan, että se etenee kohti tavoitteitaan. Keskustelimme yllä keskeisistä alueista: budjetti, aikataulu, suorituskyky ja parametrin arvot.

Ei ole yksinkertaista reseptiä parametrikokoelmalle, joka kuvaa optimaalisesti jokaista projektia. Kuitenkin useimmissa projekteissa näiden perusteiden tehokas hyödyntäminen mahdollistaa tehtävien suorittamisen ajallaan, budjetin puitteissa ja vaaditulla tasolla.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.