Projektinhallintamenetelmät | #4 Projektinhallinnan aloittaminen

Projektinhallintamenetelmien valinta on usein organisaation määräämä, mikä ei jätä projektipäällikölle vapaata käsiä suunnitella ja kehystää projektin tehtävien toteutusta. Kuitenkin joskus tapahtuu, että voimme valita projektinhallintamenetelmiä itse tai rikastaa toimintoja muista menetelmistä otetuilla elementeillä.

Projektinhallintamenetelmät – sisällysluettelo:

1. Projektinhallintamenetelmät – johdanto
2. Scrum
3. Kanban
4. Scrumban
5. Extreme programming (XP)
6. Lean
7. Prince2
8. Six Sigma
9. Kriittinen polku -menetelmä (CPM)
10. Kriittinen ketju -menetelmä (CCPM)
11. Yhteenveto

Projektinhallintamenetelmät – johdanto

Seuraavassa tekstissä me jatkamme esittelyämme projektinhallintamenetelmistä ja tarkastelemme toista tapaa, jolla organisaatiot harjoittavat projektin toteutusta.

Scrum

Scrum on suosituin tapa ketterän projektitiimin hallintaan. Vuoden 2021 15. vuosittaisen Agile-raportin mukaan Scrumia käytetään nyt 66 %:ssa projekteista. Vaikka se kehitettiin ohjelmistokehitystä varten, se on nopeasti saanut suosiota myös muiden erikoisalojen tiimien keskuudessa. Sitä käyttävät HR- ja markkinointiosastot, rahoittajat ja suunnittelijat.

Scrumin pääetu on intensiivinen viestintä ja tiimiyhteistyön jatkuva parantaminen sekä tiimin motivaation ja tehokkuuden maksimoiminen. Se toimii parhaiten kertaluonteisissa tehtävissä, jotka vaativat innovatiivista lähestymistapaa.

Toisaalta Scrumin haittapuolia ovat erityinen terminologia ja periaatteiden yleisyys, jotka ovat helpompia oppia kuin soveltaa käytännössä. Näin ollen on varauduttava omaksumaan suuri annos terminologiaa, ymmärtämään, keitä Scrum Master ja Product Owner ovat, ja mitä Sprint ja sen Retrospective tarkoittavat. Kuitenkin Scrumin avulla hallittujen tiimien saavuttamat mitattavat onnistumiset kompensoivat nämä pienet haitat.

Kanban

Edellä mainitun Agile-raportin mukaan 7 % tiimeistä hallitaan Kanbanin avulla. Se soveltuu paremmin kuin Scrum jatkuviin ja toistuviin tehtäviin, joita ei tarvitse suunnitella suurin yksityiskohtaisesti. Toisaalta sen pääpiirre liittyy aikarajoihin ja toimitettujen tulosten laatuun.

Projektipäällikön tehtävä on luoda tehtäväjono, josta jokainen tiimin jäsen valitsee ensimmäiseksi tekemänsä tehtävät. Kanbanin suurin etu on projektin tilan selkeä visualisointi. Kanban-nimi tulee Kanban-tauluista, jotka jakavat tehtävät työnjonoon, meneillään oleviin ja jo tehtyihin.

Lähde: Kanban-taulu ilmaisesta projektinhallintatyökalusta: www.firmbee.com

Scrumban

Scrumban, jota käyttää 10 % tiimeistä, on Scrum- ja Kanban-yhdistelmä enemmän kuin vain nimeltään. Yleensä yritykset, jotka yhdistävät innovatiivisten tuotteiden luomisen toistuvien palveluiden tarjoamiseen asiakkaille, soveltavat sitä.

Scrumbanin etuna on tiimiviestintään tarvittavan ajan vähentäminen. Scrumban käyttää Scrumin periaatteita korostaakseen työprosessin parantamisen arvoa ja jatkuvaa työn suuntaamisen säätämistä asiakastarpeiden täyttämiseksi. Toisaalta se käyttää Kanban-tauluja, mikä vähentää aikaa, joka tarvitaan työvaatimusten ja tulosten keskusteluun. Tämän seurauksena seurantakokouksia pidetään joka 3 tai jopa 12 kuukautta.

Extreme programming (XP)

XP on yksi ketteristä menetelmistä IT-projektien toteuttamiseksi, joilla on korkea epäonnistumisriski. XP-hengen mukaisen projektinhallinnan ominaispiirre on maksimaalinen joustavuus ja suunnittelun rajoittaminen vain tarpeelliseen. Äärimmäisen ohjelmoinnin peruslähtökohta on parantaa kehitetyn ohjelmiston laatua ja ohjelmointia tekevien ihmisten elämänlaatua.

XP:n etuna on tiimin jatkuva yhteys asiakkaaseen ja jatkuva valvonta luotujen tulosten suhteen, mikä saavutetaan työskentelemällä pareittain. Toinen henkilö suorittaa annetut tehtävät, kun taas toinen tarkastelee hänen työtään esittämällä lisäkysymyksiä ja korjaamalla virheitä tarvittaessa. Toisaalta äärimmäisen ohjelmoinnin haittapuolia on ensinnäkin se, että se on erittäin vaativa asiakkaalle, joka on oltava jatkuvasti saatavilla ohjelmointitiimille.

Lean

Lean Management syntyi heti toisen maailmansodan jälkeen, perustuen Toyotan kehittämiin projektinhallintakäytäntöihin. Se sai kuitenkin vain lännessä suosiota 90-luvulla sen jälkeen, kun julkaistiin kirja “The Machine That Changed the World”. “Lean projektinhallinnan” päämääränä oli vähentää hukkaa, eli hyödyntää yrityksen aikaa ja resursseja parhaalla mahdollisella tavalla.

Leanin onnistunut toteuttaminen vähentää merkittävästi toimintakustannuksia, parantaa tehokkuutta sekä tuotteiden ja palveluiden laatua. Nykyään sitä käytetään pääasiassa tuotannon hallintaan, ja viime aikoina sitä on yhä enemmän sovellettu tuotannon negatiivisen ympäristövaikutuksen vähentämiseen.

Prince2

Nimi Prince2 viittaa projektinhallintamenetelmään ja sertifiointiin Projects In Controlled Environments -menetelmälle. Se keskittyy projektien korkean standardoinnin ja toistettavuuden varmistamiseen. Tämän vuoksi sitä käytetään useimmiten yrityksissä, jotka suorittavat toistuvia tehtäviä. Se mahdollistaa projektin kehyksen tarkan määrittelyn ja sen tehokkaan standardoinnin.

Prince2:n perusongelma on jopa elänyt erillisen lyhenteensä – PINO, eli Prince2 in Name Only. Yksi sen perustavanlaatuisista puutteista on sen taipumus muuttua yhä byrokraattisemmaksi – pitämällä tuottamattomia kokouksia ja luomalla asiakirjoja, jotka eivät palvele muuta tarkoitusta kuin hallinnollisia tarpeita.

Six Sigma

Six Sigma syntyi Motorolalla, ja sitä käyttävät pääasiassa suuret valmistukseen liittyvät organisaatiot. Tämän projektinhallintamenetelmän päämääränä on parantaa prosesseja, parantaa laatua ja vähentää valmiiden tuotteiden virheiden esiintyvyyttä. Se perustuu ensisijaisesti data-analyysiin ja tilastoihin.

Six Sigmaa on kritisoitu vähäisestä viestinnän korostamisesta, minkä seurauksena toteutetut hallintomuutokset ovat usein tehottomia eivätkä tuota odotettuja tuloksia.

Kriittinen polku -menetelmä (CPM)

Kriittinen polku -menetelmä (CPM) sisältää projektimallin luomisen, joka sisältää seuraavat elementit:

• tehtävät, jotka ovat tarpeen projektin suorittamiseksi
• tehtävien tulokset
• aika, joka kunkin suorittamiseen kuluu, ja
• tehtävien väliset riippuvuudet.

CPM liittyy siten koko projektin ja sen valmistumispolun visualisoimiseen. Sitä käytetään usein projektisuunnittelussa ja se toimii roolissa, joka on samanlainen kuin Gantt-kaaviossa vesiputousmenetelmässä tai epikoissa ketterissä menetelmissä.

Kriittinen ketju -menetelmä (CCPM)

Kriittinen ketju -projektinhallintamenetelmä (CCPM) on muunnelma edellä kuvaamastamme CPM-menetelmästä. Tärkein käsite tässä – kriittinen ketju – tarkoittaa pitkän listan tunnistamista keskinäisistä tehtävistä, jotka on suoritettava projektin loppuunsaattamiseksi. CCPM-menetelmä keskittyy resurssien hallintaan ja tehtävien priorisointiin. Siksi se asettaa paljon kapeampia tehtäviä kuin menetelmät kuten Scrum, Agile tai vesiputousmenetelmä.

Yhteenveto

Projektinhallintamenetelmät kehitetään useimmiten käytännön toimijoiden toimesta. Siksi ne heijastavat yleensä tietyn organisaation tarpeita ja vastaavat haasteisiin, jotka liittyvät tiettyyn toimintaan – palveluihin tai tuotteisiin, toistuviin tai ainutlaatuisiin projekteihin, resurssien tai ihmisten hallintaan. Tämän vuoksi on suositeltavaa tutustua olemassa oleviin projektinhallintamenetelmiin ja valita tietoisesti yksi tai niiden yhdistelmä, joka parhaiten vastaa tilanteen tarpeita.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.