4 esimerkkiä projekteista | #6 Projektinhallinnan aloittaminen

Project Management Institute -instituutin laatiman raportin mukaan projektinhallinnassa työskentelevien määrä kasvaa 33 % vuoteen 2027 mennessä. Tämän seurauksena tulee lähes 22 miljoonaa uutta työpaikkaa tuotejohtajille. Mutta millaisia projekteja he hallinnoivat? Seuraavassa tekstissä tarkastelemme valittuja projektityyppejä nähdäksemme, millaisia haasteita he kohtaavat suunnittelussa ja toteutuksessa.

Esimerkkejä projekteista – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Pieni sisäinen projekti
3. Valmistusprojekti
4. Suuren budjetin investointiprojekti
5. Korkean riskin tutkimusprojekti
6. Yhteenveto

Johdanto

Voimmeko kuvata jokaisen projektin muutamalla osuvalla termillä ja siten saada reseptin sen onnistuneelle toteuttamiselle? Ei välttämättä. Kuitenkin tietoisuus niistä vaikeuksista, jotka useimmiten nousevat esiin tietyn tyyppisissä hankkeissa tekee meistä tehokkaampia niiden valmistelussa. Ja jopa ohjata uraasi projektipäällikkönä siten, että joudut käsittelemään projekteja, jotka tarjoavat palkitsevimmat haasteet.

Innovatiivisen tutkimusprojektin suunnittelu on tehtävä, joka on täynnä suurta riskiä, ja siksi se on paljon vaativampaa kuin tuotanto projekti, jossa lopputulos on tunnettu ja hyvin kuvattu.

Investointiprojektin toteuttaminen on erittäin vastuullinen tehtävä, jonka kulku dokumentoidaan huolellisesti, ja johon koko organisaatio osallistuu. Toisin kuin pienessä, sisäisessä projektissa, jossa sekä toteutustarve että koko projektin toteutus voivat tulla alullepanijalta.

Joten tarkastellaan tarkemmin neljän esimerkkityypin projektien mukanaan tuomia haasteita. Nämä ovat:

• Pieni sisäinen projekti
• Keskipitkän aikavälin tuotantoprojekti
• Suuren budjetin investointiprojekti
• Korkean epäonnistumisriskin tutkimusprojekti

Pieni sisäinen projekti

Pienet sisäiset projektit odottavat usein vuosia muotoutumistaan. Monet haluaisivat:

• Ottaa käyttöön hedelmätorstait tai pizzaperjantait,
• Esitellä nerokkaan järjestelmän urakoitsijoiden palkitsemiseksi ajantasaisista maksuista,
• Yrityksen sitoutumisen hyväntekeväisyyteen,
• Vihreän toimiston, tai
• Luoda säännöt kahvipaikan käytölle.

Kuitenkin vain harvat heistä päättävät ehdottaa ideansa toteuttamista. Siksi yksi suurimmista haasteista on motivaatio aloittaa tällaisten pienten projektien toteuttaminen. Tämä johtuu siitä, että niiden toteuttaminen itsessään on melko yksinkertaista. Hankkeen voi toteuttaa itsenäisesti alullepanija tai yhteistyössä hänen välittömässä ympäristössään olevien ihmisten kanssa. Se kuitenkin vaatii aikarajan ja mahdollisen budjetin projektille. Ja näin se voi olla hyvä tilaisuus harjoitella johtamistaitoja ensimmäistä kertaa.

Valmistusprojekti

Valmistusprojektin ominaispiirre on fyysisen objektin tuottaminen – tämän tyyppisen projektin tulos voi olla esimerkiksi:

• Kartongin leikkaus- ja taittokone,
• Ylätasojen ja nostureiden järjestelmä tehokasta kuormien sijoittamista varten varastoon, tai
• Ylellinen jahti ainutlaatuisilla varusteilla.

Valmistusprojekti vaatii lukuisten erilaisten tehtävien koordinointia. Joitakin päähaasteita ovat resurssien oikea suunnittelu, realistinen lähestymistapa projektin aikataulutukseen ja laadunvalvonnan sisällyttäminen tuotteen kehityksen jokaisen vaiheen jälkeen. Tyypillisesti kuitenkin valmistusprojektien toteuttaminen koostuu toistuvista vaiheista. Vaikka varaston raiteiden ja nostureiden asettelu, otettuna esimerkistä, on ainutlaatuinen, jo komponenttien määrä ja kustannus, miehistön koostumus ja alihankkijoiden lista voivat toistua projektista toiseen.

Toistuvan luonteen vuoksi valtava määrä työtä voidaan säästää käyttämällä oikeaa projektinhallintaohjelmistoa. Tämä johtuu siitä, että se mahdollistaa projektimallin luomisen, jota voidaan parantaa jokaisen uuden tuotteen myötä ja jota voidaan käyttää toistuvasti täydentämällä sitä tietojen kanssa tietystä toteutuksesta.

Suuren budjetin investointiprojekti

Suuren budjetin investointiprojektit ovat yksi vaikeimmista projektityypeistä. Ne toteutetaan yrityksen ja valtion sekä kansainvälisten instituutioiden toimesta. Ne voivat sisältää seuraavat:

• materiaalinen – kun projektin tulos on esimerkiksi infrastruktuurin kehittäminen, koneiden tai kiinteistöjen hankinta,
• osake – kun investointi koskee rahoitusinstrumenttien hankintaa,
• aineeton – kun projektin aiheena on inhimillisen pääoman kehittäminen, eli laaja-alainen työntekijöiden koulutus, tai tutkimus- ja kehitystoiminnan kehittäminen, eli investointi tietoon ja innovaatioihin.

Toteutuksen aikana haasteita syntyy investoinnin tavoitteiden ja aiottujen tulosten selkeässä ja realistisessa määrittelyssä. Kuitenkin organisaatiot, jotka suunnittelevat investointiprojektin toteuttamista, erityisesti suuren budjetin projektin, kohtaavat ensisijaisesti haasteita pääoman hankinnassa ja hallinnassa sekä sidosryhmien luottamuksessa.

Projektipäälliköltä vaaditaan siksi erikoistuneita ja pehmeitä taitoja. Ensimmäisiin kuuluvat:

• Erinomainen markkinatuntemus,
• Kyky käyttää analyyttisiä työkaluja, jotka mahdollistavat muun muassa kustannustehokkuuden arvioinnin tai projektin herkkyysanalyysin suunnitteluparametrien muutoksille.

Toiset: neuvottelu- ja vakuuttamistaitojen hallinta.

Korkean riskin tutkimusprojekti

Korkean riskin tutkimus- tai T&K-projektin suunnittelun päähaasteet ovat:

• Esitutkimuksen tulosten hankkiminen, jotka voivat riittävästi perustella projektin toteuttamiskelpoisuutta – esimerkiksi tutkimuksen tekeminen tilastollisesti edustavalla asiakasmateriaalilla,
• Useiden vaihtoehtoisten lähestymistapojen ja varasuunnitelman kehittäminen siltä varalta, että suunnitellut eivät toimi – esimerkiksi vaihtoehtoisten materiaalien tai teknologioiden luominen ja niiden mahdollisen saatavuuden selvittäminen,
• Asiantuntijatiimin rakentaminen, joka kykenee tehokkaasti toteuttamaan tutkimusta edellä mainittuja kysymyksiä käsitellen jo projektin suunnitteluvaiheessa, on ensisijaisesti tarkoitettu vähentämään projektin mukana olevia jo korkeita riskejä ja rajaamaan niitä suoraan projektin toteutukseen liittyville alueille.

Yhteenveto

Yllä käsitellyt projektiesimerkit ovat vain muutamia esimerkkejä loputtomasta luettelosta tyypeistä ja lajeista, joita projektipäällikkö voi kohdata urallaan. Yksittäisistä hankkeista, jotka on suunnattu päivittäisen työn mukavuuden parantamiseen, monivuotisiin projekteihin, jotka vaativat valtavia menoja, niillä kaikilla on yhteistä se hetki, jolloin päätös toteutuksesta tehdään, ja sitten johdonmukainen pyrkimys haluttuihin tuloksiin.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.