Kuinka perustaa projektitiimi? | #29 Projektinhallinnan aloittaminen

PMBOKin mukaan projektitiimi on “joukko yksilöitä, jotka suorittavat projektin työtä saavuttaakseen sen tavoitteet.” Silti uskomme, että tällainen määritelmä jättää ainakin yhden tärkeän näkökohdan projektitavoitteen saavuttamisessa huomioimatta: yhteistyön. Ja tähän haluamme keskittyä tänään vastatessamme kysymykseen siitä, kuinka projektitiimi perustetaan.

Kuinka perustaa projektitiimi? – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Tiimin jäsenten osaamiset ja vastuut
3. Persoonat tiimissä
4. Roolit tiimissä
5. Yhteenveto

Johdanto

Kun projektipäällikkö ryhtyy perustamaan projektitiimiä, hän on jo suorittanut projektin aloitusvaiheen ja osan suunnitteluvaiheesta. Tehtävä on helpompi, jos projekti sisältää organisaation sisäisiä henkilöitä. Mutta usein projektit vaativat uusien asiantuntijoiden, ulkoisten konsulttien tai freelancerien palkkaamista.

Jos projekti toteutuu suuressa organisaatiossa, projektipäällikön on riittävästi määritettävä tarvittavien asiantuntijoiden osaamis- ja vastuualat. HR-henkilöstö hoitaa sitten sopivien ehdokkaiden rekrytoinnin.

Kuitenkin, jos se on pienemmässä yrityksessä tai startupissa, projektipäällikön on hoidettava sopivien ehdokkaiden valinta. Tätä tehtävää kutsutaan myös “projektitiimin hankkimiseksi” ja se keskittyy kahteen alueeseen:

• osaaminen ja ammatillinen kokemus, ja
• tulevien kollegoiden yksilölliset persoonallisuuspiirteet.

He ovat niitä, jotka tekevät asiantuntijaryhmästä pian tiimin. Toisin sanoen, että se toimii yhdessä tehokkaasti koko projektin ajan.

Tiimin jäsenten osaamiset ja vastuut

Jokaisen tiimin jäsenen vastuuden määrittäminen on erittäin tärkeää yhteistyön alussa. Tämä johtuu siitä, että usein käy niin, että kollegoiden osaamiset menevät päällekkäin. Projektipäällikön on siis määritettävä, kuka on vastuussa tietyn tehtävän toteuttamisesta. Toisaalta, yhdessä työskentelevien ihmisten tulisi tuntea, että he jakavat vastuun projektin onnistumisesta (jaettu omistajuus).

Projektipäällikön kohtaamat lisävaikeudet ilmenevät kysymyksistä:

• Kuinka tunnistaa, mitkä asiantuntijat sopivat tehtävien suorittamiseen?
• Mitkä työkalut he tarvitsevat? Ja mitä seuraa –
• Kuinka määrittää tiimin täydentämiseen tarvittava budjetti?

Tässä voimme vain kiinnittää huomiota kysymyksiin. Vastaus vaihtelee jokaisessa projektissa.

Persoonat tiimissä

Projektitiimissä jokaisella jäsenellä on oltava oikeat taidot ja kokemus. Mutta yhtä tärkeät ovat persoonallisuuspiirteet, jotka tekevät tiimistä vahvan ja yhtenäisen. Yhteisten piirteiden osalta, projektitiimin on koostuttava ihmisistä, jotka ovat:

• joustavia ja sopeutuvia muuttuviin olosuhteisiin
• avoimia uusille haasteille
• yhteistyökykyisiä
• valmiita ottamaan vastuuta heille annetuista tehtävistä, ja
• tiesivät, kuinka käsitellä stressiä.

Kuitenkin yhtä tärkeää on persoonallisuuksien ja työtyylien monimuotoisuus. Tämä mahdollistaa heidän vahvuuksiensa paremman hyödyntämisen. Kaikki tiimit hyötyvät siitä, että niissä on yksilöitä, jotka ovat:

1. Tavoitteellisia – keskittyvät parhaiden mahdollisten tulosten saavuttamiseen ja ovat toimintaan suuntautuneita
2. Luovia – tuottavat runsaasti ideoita, osoittavat korkeaa innovaatioastetta ja kykyä löytää uusia ratkaisuja
3. Ihmiskeskeisiä – joille muut ihmiset, suhteet ja keskinäinen ymmärrys ovat tärkeimpiä

Roolit tiimissä

Epäsuorat tiimiroolit ilmenevät spontaanisti. On kuitenkin syytä huomata niiden olemassaolo ja dynamiikka projektin toteutuksen aikana. Merkittävät roolit projektitiimissä ovat:

• Johtaja – kiinnittää erityistä huomiota tiimin tehokkuuteen,
• Välittäjä – ratkaisee konflikteja ja auttaa tiimiä toimimaan tehokkaammin
• Vitsikäs – se, joka saa muut nauramaan ja parantaa tiimin tunnelmaa,
• Muistuttaja – muistaa aina tärkeät määräajat ja tehtävät,
• Koordinaattori – auttaa tiimiä toimimaan tehokkaammin yhdistämällä yksittäisten jäsenten työelementtejä,
• Mentori – usein vanhempi tiimin jäsen, joka on valmis jakamaan kokemusta ja tietoa muiden kanssa.

Epäsuorat roolit auttavat tiimiä toimimaan tehokkaasti ja tuottavat parempia tuloksia. Kuitenkin niitä ei tule pitää muodollisten vastuuksien korvikkeena.

Yhteenveto

Projektitiimin valinta voi määrittää koko projektin onnistumisen tai epäonnistumisen. Siksi on niin tärkeää, että tiimi koostuu eri taitoisten ja persoonallisten, erilaisten kokemusten ja työtyylien omaavista ihmisistä. Jos projektipäällikkö valitsee oikein kollegat, he luonnollisesti omaksuvat epäsuorat roolit muodostaakseen yhtenäisen tiimin, mikä lisää onnistumisen ja hedelmällisen yhteistyön mahdollisuuksia.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.