Projektin käynnistämisvaihe – mihin kiinnittää huomiota? | #16 Projektinhallinnan aloittaminen

Projektin käynnistämisvaihe alkaa liiketoimintaideasta. Se päättyy kuitenkin sitovaan päätökseen aloittaa projekti. Ennen kuin aika tulee budjetin suunnittelulle, toteutustavan valinnalle ja tiimin kokoonpanolle, projektipäällikkö laatii luonnoksen projektin visiosta ja tavoitteesta. Mitä erityistä huomiota tulee kiinnittää käynnistämisvaiheessa?

Projektin käynnistämisvaihe – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Asiakirjat ja sidosryhmät
3. Määritä, miten uutta projektia hallitaan
4. Käynnistämisestä suunnitteluun
5. Yhteenveto

Johdanto

Projektin käynnistämisvaihe tapahtuu vain kerran, riippumatta toteutustavasta. Sen tarkoitus on määritellä, mistä projektissa on kyse. Tämä on myös paras aika luopua projektista, jos sen toteutettavuudesta on vakavia epäilyksiä. Tässä varhaisessa vaiheessa organisaatio ei aiheuta suuria kustannuksia, kun taas projektipäällikön on suhteellisen helppo luopua vielä hahmottamattomasta projektista. Kuitenkin, jos uusi projekti vaikuttaa lupaavalta, mihin kannattaa kiinnittää huomiota sen käynnistämisvaiheessa?

Asiakirjat ja sidosryhmät

Ensimmäisten järjestelyjen jälkeen on aika laatia toteutettavuustutkimus ja projektikirja. Ensimmäinen asiakirja määrittää hankkeemme onnistumisen mahdollisuudet. Toisessa projektipäällikkö kirjoittaa karkean kehyksen hankkeelle. Vaikka se on vielä yksityiskohdista vailla, juuri nämä kaksi asiakirjaa palvelevat vakuuttamaan sidosryhmiä siitä, että uusi projekti on toteuttamisen arvoinen.

Mutta ketä on vakuutettava? Tämä määritellään myös projektin käynnistämisvaiheessa, jossa sidosryhmärekisteri laaditaan. Tämä on lista ihmisistä, jotka ovat suoraan yhteydessä projektiin, eli asiakkaan edustajat, organisaation hallitus tai mahdolliset urakoitsijat, muiden muassa. Kuitenkin sidosryhmiin voi kuulua myös ihmisiä, joita projekti vaikuttaa epäsuorasti. Nämä voivat olla esimerkiksi kadun asukkaita, jossa työt toteutamme, tai asiakaspalveluosaston työntekijöitä, jossa toteutamme automaation. He eivät osallistu projektiin, mutta toimintamme muuttaa heidän elin- tai työympäristöään.

Määritä, miten uutta projektia hallitaan

Mutta kuka on mukana suunnitelmien laatimisessa uudelle hankkeelle? Projektipäällikkö on ensisijaisesti vastuussa niistä. Hän tai hän ottaa yhteyttä ihmisiin, jotka valvovat projektin toteutusta ja määrittelee heidän kanssaan muun muassa seuraavat asiat:

• vastuudet
• viestintätavat – muodolliset, kuten raportointi, ja epämuodolliset, kuten kysymysten esittäminen meneillään olevista asioista projektin suunnittelussa ja toteutuksessa
• toleranssirajat – esimerkiksi budjetin ja suunnitellun projektin aikarajan tai otettujen riskien osalta.

Jos hallituksessa on mukana enemmän ihmisiä, tätä tarkoitusta varten pidetään joskus niin sanottu käynnistämiskokous. Se pidetään yleensä silloin, kun projektipäällikkö on jo saanut valmiiksi ensimmäiset versiot edellä mainituista asiakirjoista:

• toteutettavuustutkimus
• projektikirja
• sidosryhmärekisteri, ja joskus alustava versio
• riskitekijärekisteristä.

Käynnistämisestä suunnitteluun

Helpoin tapa osoittaa ero projektin käynnistämisen ja suunnittelun välillä on esittää avainkysymyksiä, joihin on vastattava molemmissa vaiheissa. Niiden vertailu on esitetty alla olevassa taulukossa:

KAUPUNGIN KÄYNNISTÄMISVAIHE	SUUNNITTELUVAIHE
mikä on projektin visio?	Mikä on projektin aloituspäivämäärä?
mikä on projektin tavoite?	Milloin aiomme toteuttaa ensimmäisen virstanpylvään?
Mitä projektin toteuttaminen muuttaa organisaatiossa tai asiakkaassa?	Kuka tiimin jäsen on vastuussa muutoksen hallinnasta?
Onko projektin toteuttaminen kannattavaa?	Kuinka paljon budjetista tulisi varata testaukseen?
Kuinka suuri on projektin epäonnistumisen riski?	Uhkaako lisääntynyt riski tehtävässä A tehtävän B suorittamista?

Suunnittelu on yksityiskohtaisempaa – se pyrkii vastaamaan kysymyksiin siitä, miten jokin tehdään, sekä toteutuksen aikarajoista ja budjetista. Käynnistäminen keskittyy puolestaan kysymyksiin projektin yleisestä tarkoituksesta ja merkityksestä sekä projektin toteutettavuudesta kokonaisuudessaan.

Vaikka suunnittelu tapahtuu usein samanaikaisesti käynnistämisvaiheen kanssa ja ennen kuin projekti virallisesti käynnistetään, näillä kahdella alueella on erilaiset laajuudet. Suunnitteluvaihe voi toistua useita kertoja projektin aikana. Tämä johtuu siitä, että se koskee sitä, miten ja missä järjestyksessä tietyt tehtävät tapahtuvat ja tavoitteet, jotka johtavat projektin tavoitteen saavuttamiseen, toteutuvat. Käynnistämisvaihe keskittyy puolestaan projektin tavoitteen määrittämiseen ja arvioimiseen, onko sen toteuttaminen mahdollista ja järkevää. Jos on, osa tästä vaiheesta sisältää myös avain sidosryhmien vakuuttamisen.

Yhteenveto

Projektin käynnistämisvaiheessa kysy toistuvasti kaikkein perustavinta kysymystä: onko järkevää toteuttaa tämä projekti? Loppujen lopuksi, kerran annettuna, lopullinen vastaus täydentää ja lukitsee, niin sanotusti, käynnistämisvaiheen. Tämä määrittää projektitiimin työn suunnan ja laajuuden koko suunnitellun toiminnan ajaksi.

Oikean valinnan tekemiseksi on syytä panostaa energiaa asiakirjojen huolelliseen valmisteluun ja selkeän hallintatavan luomiseen uudelle projektille. Nämä investoinnit varmasti maksavat itsensä takaisin sen toteutuksen seuraavissa vaiheissa.

Kiinnostaako sinua projektinhallinta? Seuraa sarjaamme, jotta et jää paitsi yhdestäkään artikkelista.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.