Projektin toteutus | #20 Projektinhallinnan aloittaminen

Projektin toteutus on tehtävien toteuttamista, joka johtaa tarkoitetun tavoitteen saavuttamiseen. Siksi projektin toteutuksen alue kattaa enemmän kuin vain päivittäisten tehtävien suorittamisen. Se sisältää myös prosessien luomisen, yrityksen resurssien hallinnan ja työskentelyn avoimen, osallistavan ympäristön rakentamiseksi, joka edistää yhteistyötä ja oppimista.

Projektin toteutus – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Projektin toteutuksen alue
3. Prosessinhallinta projektin toteutuksessa
4. Retrospektiivi, oppiminen ja parantaminen
5. Yhteenveto

Johdanto

Toteutusalue on yksi kahdeksasta pääalueesta, joilla projektitoiminta tapahtuu. Se ei ole vain vaihe, joka seuraa tehtävien suunnittelua. Pikemminkin toteutusalue määrittelee kaiken työn, joka tapahtuu projektin aikana.

Projektin toteutuksen alue

Projektin toteutus on ensisijaisesti pitkä lista tehtäviä, joita jokainen projektitiimin jäsen suorittaa. Nämä valitaan projektipäällikön laatimasta tehtävälistasta, joka on järjestetty prioriteettien mukaan ja yleensä julkaistu Kanban-taululla.

Projektin toteutuksen alueeseen kuuluvista tehtävistä löydämme sekä toistuvia syklisiä toimintoja, jotka liittyvät esimerkiksi ohjelmistopäivityksiin, että kertaluonteisia tapahtumia, kuten logon suunnittelu sovellukselle.

Projektin toteutusalue koostuu seuraaviin toimintoihin liittyvistä aktiviteeteista:

• Päivittäisten tehtävien suorittaminen,
• Uusien tehtävien kehittäminen,
• Muuttaminen jo suoritettuihin ja toteutettaviksi suunniteltuihin tehtäviin,
• Tehokkaiden prosessien luominen,
• Sidosryhmien viestintä,
• Materiaalien, laitteiden, tietojen ja muiden yrityksen resurssien hallinta,
• Projektin toteuttamiseen tarvittavien asiakirjojen valmistelu,
• Muutoshavaintojen tekeminen organisaation sisällä ja ulkopuolella, jotka voivat vaikuttaa projektin toteutukseen,
• Jatkuva oppiminen ja toimintojen korjaaminen.

Tarkastelemme hieman tarkemmin, mitä roolia prosessi- ja oppimishallinta näyttelee projektin toteutuksessa, ja missä projektin seurannan ja toteutuksen alueet kohtaavat lähimpänä.

Prosessinhallinta projektin toteutuksessa

Projektiprosessien hallinnan on palveltava tarkoitustaan eikä muuttua tarpeettomaksi byrokratiaksi, joten niiden on tultava käytännöstä. Siksi niiden kehittäminen jaetaan yleensä projektipäällikön ja projektitiimin kesken. Tässä lähestymistavassa jokainen sisäinen prosessi, jota kutsutaan myös tekniseksi tai tuotantoprosessiksi, määritellään samanaikaisesti kahden akselin mukaan:

• Tehtävän toteutusvaihe
• Työnkulku tietyn tehtävän osalta

Tehtävän toteutusvaiheet

Tehtävän toteutusvaiheet määräytyvät niin sanottujen porttien mukaan, eli kriteerien, joita tehtävän on täytettävä edetäkseen seuraavaan vaiheeseen. Tietyn tehtävän tila voi muuttua seuraavasti:

• toteutettavaksi tarkoitettu – eli projektipäällikön asettama tehtävä tehtävälistalle,
• toteutuksessa – eli yksi projektitiimin jäsenistä on valinnut sen toteutettavaksi,
• testattu – tehtävä on suoritettu ja luovutettu toiselle henkilölle, joka testaa sen suorituskykyä ja laatua; jos testit epäonnistuvat, tehtävä palaa edelliseen vaiheeseen,
• julkaisua odottava – tehtävä on läpäissyt testauksen ja hyväksytty julkaistavaksi, tuotettavaksi tai siirrettäväksi asiakkaalle, riippuen meneillään olevan projektin tyypistä,
• valmis – kaikki työ on tehty ja tulos on hyväksytty valmiiksi.

Statusten määrä säädetään projektitiimin tarpeiden ja meneillään olevien tehtävien erityispiirteiden mukaan. Vuorostaan, käytetty vähimmäisversio on usein kolme, jotka on otettu klassisten Kanban-taulujen käytöstä, määritellen tehtävän “suoritettavaksi”, “käynnissä” ja “valmis”.

Työnkulku

Työnkulku koskee tehtävälle tarvittavia vaiheita ja kuka suorittaa sen milläkin hetkellä. Se määrittelee siis vastuun tehtävän suorittamisesta. Työnkulku osoittaa myös, mitä toimenpiteitä on tehtävä, jotta tehtävä voi siirtyä seuraavaan toteutusvaiheeseen.

Ajatellaanpa, miltä tehtävän työnkulku voisi näyttää: “julkaise postaus LinkedInissä projektin valmistumisesta”. Sen on muututtava tilasta “käynnissä” tilaksi “valmis”. Sen työnkulku voisi näyttää seuraavalta:

• Postauksen aiheen ja julkaisun sisällön valinta – vastuuhenkilö on sosiaalisen median markkinoinnin asiantuntija, joka delegoi tehtävän copywriterille ja graafiselle suunnittelijalle,
• Tekstin valmistelu – tehtävän suorittaa freelancer, joka on erikoistunut tekstin kirjoittamiseen,
• Grafiikan kehittäminen – graafinen suunnittelija valmistaa visuaalit yrityksen brändäyksen mukaisesti,
• Laatutarkastus – arviointi markkinointiasiantuntijan toimesta ja mahdolliset korjaukset tai hyväksyntä julkaisemiseksi,
• Julkaisu – päätöksen julkaisuajankohdasta tekee henkilö, joka hallinnoi julkaisuaikataulua.

Prosessien optimointi

Toinen tärkeä osa prosessinhallintaa projektin toteutuksessa on prosessioptimointi. Se sisältää prosessin seuraamisen ja uudelleenjärjestämisen, jos se ei suju sujuvasti. Se keskittyy pääasiassa pullonkaulojen poistamiseen – eli hetkiin, jolloin yksi henkilö on vastuussa useammasta tehtävästä kuin hän pystyy suorittamaan, kun taas muut tiimin jäsenet odottavat passiivisesti, kunnes hän saa työnsä valmiiksi. Pullonkaulat voivat liittyä myös koneiden suorituskykyyn tai komponenttien suorittamiseen tai toimitusaikaan ulkoiselta toimittajalta.

Retrospektiivi, oppiminen ja parantaminen

Oppimisen arvostaminen ja osallistavan ympäristön luominen, joka tukee viestintää ja keskinäistä apua, johtaa erinomaisiin tuloksiin projektinhallinnassa. Siksi tiimipalavereissa on syytä kiinnittää erityistä huomiota:

• parhaiten suoritettuihin tehtäviin ja onnistumisten juhlistamiseen,
• tehtävien suorittamatta jättämiseen ilman tiimin jäsenten syyttämistä,
• miettimiseen, miten työskennellä ja tehdä yhteistyötä tiiminä.

Yhdessä parantaminen ja oppiminen omista onnistumisista ja epäonnistumisista on paras tapa kehittää parhaita käytäntöjä tehtävien suorittamisessa. Toisaalta, työskentelytavan, motivaation, käytettyjen työkalujen ja jopa tiimin roolijakojen pohtiminen johtaa tiimin kokonaisvaltaisen tehokkuuden parantamiseen. Siksi on niin tärkeää järjestää säännöllisiä kokouksia, jotka on omistettu ei vain tehtävän yhteenvetoille, vaan myös retrospektiiveille.

Tämä johtuu siitä, että osa saadusta tiedosta voidaan käyttää heti. Tällä tavoin tiimi nopeuttaa tehtävien suorittamista ja syventää yhteistyötä. Projektitiimin jäsenet oppivat toisiltaan yhä parempia menetelmiä tehtävien suorittamiseen ja parantavat yhteistyötä.

Yhteenveto

Projektin toteutusalue vaatii projektipäällikolta prosessien suunnittelua, meneillään olevien prosessien valvontaa, niiden samanaikaista havainnointia ja asteittaista parantamista. Toteutusalueeseen kuuluu myös kaikki projektitiimin suorittamat tehtävät, jotka johtavat asteittain projektitavoitteen saavuttamiseen.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.