Projektikokousten tyypit | #33 Projektinhallinnan aloittaminen

Aloitus- ja päätöskokoukset, konfliktitilanteet ja neuvottelut, päivittäiset ja kontrollikokoukset… Ne eroavat osallistujista, kestosta sekä agendasta. Kuitenkin kaikilla projektikokouksilla on yksi yhteinen asia: niiden aikana projektin parissa työskentelevät ihmiset esittävät ongelmia tai tuloksia ja keskustelevat yhdessä tehtävien toteuttamisesta.

Projektikokousten tyypit – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Suunnittelu
3. Ratkaisujen etsiminen
4. Päätöksenteko
5. Tulosten hallinta
6. Toimintojen yhteenveto
7. Yhteenveto

Johdanto

PMBOK erottelee jopa 16 kokoustyyppiä, jotka ovat ratkaisevia tehokkaassa projektinhallinnassa! Jokaisella niistä on tietty tarkoitus ja osallistujalista, joiden läsnäolo on tarpeen kokouksen toteutumiseksi. Emme luettele kaikkia tyyppejä, vaan keskitymme näihin perustyyppeihin ja vastaamme kysymykseen: “Miksi kokouksia pidetään?”

Kokoukset yhdistetään hyvin usein ajan hukkaamiseen, mutta suunnitelmallisesti ne ovat keskeinen osa projektia ja olennainen viestintätyökalu. Silti, jotta näin olisi, osallistujien on tiedettävä kokouksen tarkoitus ja ihanteellisesti myös agenda. Tarvitset myös henkilön, joka on vastuussa sen sujuvasta kulusta. Tänään tarkastellaan kokoustyyppejä, jotka on jaettu niiden palvelemien tarkoitusten mukaan.

Suunnittelu

Tehtävien suunnittelu projektille on aloituskokousten ja toistuvien kokousten tarkoitus, joissa tiimi keskustelee projektin tavoitteista ja päämääristä.

Aloituskokous pidetään projektin, sen vaiheen tai tietyn iteraation alussa. Kaikki tiimin jäsenet ja avainosakkaat osallistuvat siihen, ja sen keskeiset osat ovat:

• Tunteminen ja tiimin jäsenten esittely,
• Odottamusten asettaminen
• Suunnittelu – ensimmäisen toimintasuunnitelman laatiminen.

Hyvin toteutetusta aloituskokouksesta kaikkien osallistujien tulisi saada motivaatio projektin aloittamiseen ja selkeä ymmärrys:

• Projektin tavoite,
• Heille asetetut odotukset,
• Käytettävissä olevat resurssit ja niiden käyttö,
• Roolien ja vastuuden jakaminen projektissa,
• Projektin aikaraja ja laajuus,
• Tehtävät, joihin heidän tulisi aloittaa.

Seuraavissa aloituskokouksissa ja suunnittelukokouksissa tapahtuu projektisuunnitelman asteittainen mukauttaminen sen toteuttamisen olosuhteisiin. Tiimi suunnittelee tarkempia tehtäviä määritelläkseen tavoitteet ja keinot niiden saavuttamiseksi. Näin ollen se osallistuu myös ratkaisujen etsimiseen.

Ratkaisujen etsiminen

Keinojen löytäminen vaikeuksien käsittelemiseksi, jotka ilmenevät projektin toteutuksen aikana, on suosittujen aivoriihien ja syvällisten ongelmakokousten tavoite.

Aivoriihen tarkoitus on tuottaa lukuisia ideoita ja mahdollisia ratkaisuja ongelmaan tai haasteeseen. Ne sisältävät yleensä vain projektitiimin jäseniä ja joskus kutsuttuja sidosryhmiä. Vaikka niitä usein kritisoidaan siitä, että ne suosivat ihmisiä, jotka puhuvat nopeasti, paljon ja äänekkäästi, ne ovat loistava työkalu lukuisien ideoiden tuottamiseen, joita voidaan sitten käsitellä rauhallisemmassa ympäristössä.

Ongelmanratkaisukokoukset ovat luonnollinen jatko aivoriihille. Tässä keskustellaan ratkaisuista tarkemmin, jotta voidaan tehdä tarkempia ja tasapainoisempia päätöksiä.

Päätöksenteko

Päätöksentekokokouksia pidetään käytettävissä olevien vaihtoehtojen käsittelemiseksi ja sopimuksen saavuttamiseksi tietystä toiminnasta. Jos ne koskevat tavoitteiden toteuttamista, vain projektitiimi osallistuu. Jos taas päätökset koskevat asioita, joilla on suuria vaikutuksia, myös avainosakkaat osallistuvat niihin.

Keskeiset päätökset tehdään “huippukokouksessa”, ohjauskomiteassa. PMBOK määrittelee sen “kokoukseksi, jossa korkeat sidosryhmät antavat suuntaa ja tukea projektitiimille ja tekevät päätöksiä projektitiimin valtuuksien ulkopuolella.”

Tulosten hallinta

Kokouksia, joissa jaetaan ja analysoidaan tietoa projektityön tuloksista, pidetään säännöllisesti. Niitä kutsutaan “Tilannepäivityskokouksiksi” tai yksinkertaisesti “Tilannekokouksiksi”. Ne mahdollistavat nopeasti epäedullisten muutosten tunnistamisen tiimin toiminnassa ja reagoimisen syntyviin riskeihin.

Toimintojen yhteenveto

Jaksolliset toimintojen yhteenvedot tapahtuvat kokoontumisissa, joita kutsutaan retrospektiiveiksi. Ne pidetään jokaisen tärkeän projektivaiheen lopussa, esimerkiksi kun virstanpylväs saavutetaan. Niiden tarkoitus on pohtia tiimin kanssa suoritetut tehtävät ja tiimin jäsenten yhteistyötavat.

Retrospektiivin lisäksi PMBOK mainitsee mielenkiintoisen kokoustyypin, joka on suunnattu oppimaan menneistä toiminnoista, nimeltään “opitut läksyt”. Sitä käytetään tiivistämään ja jakamaan opittuja läksyjä joko koko projektista tai sen valitusta vaiheesta. Sen tuloksena tulisi olla projektitiimin suorituskyvyn parantaminen, joka saavutetaan suuremman virheiden tiedostamisen sekä hyvien käytäntöjen johdonmukaisen soveltamisen kautta. Voit järjestää “opitut läksyt” -kokouksia keskustellaksesi tiimissä esiintyneistä tilanteista, jotka olisi voitu ratkaista paremmin. Kuitenkin se on useimmiten omistettu menestyksille, joita tiimi haluaa toistaa, ja ratkaisuilla, jotka ovat tuottaneet erittäin hyviä tuloksia.

Yhteenveto

Projektikokousten päämäärät ovat:

• viestinnän helpottaminen,
• ongelmanratkaisu,
• päätöksenteko, ja
• projektityön edistymisen seuranta.

Tehokkuuden avain on läpinäkyvyys. Jokaisella projektikokouksella tulisi olla selkeä tarkoitus, agenda ja osallistujalista, ja jos mahdollista, fasilitaattori, jonka läsnäolo voi auttaa varmistamaan, että se sujuu sujuvasti ja tehokkaasti.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.