Projektin sulkemisen tärkeys | #22 Projektinhallinnan aloittaminen

Projektin virallinen päätös voi vaikuttaa vähäiseltä. Kun kaikki tehtävät on suoritettu ja projektin tavoite saavutettu, entä lyhyt kokous ystävällisessä ilmapiirissä ja keskinäiset onnittelut? Tähänkin on syytä suunnitella riittävän pitkä kokous tiimin ja sidosryhmien kanssa. On kuitenkin syytä muistaa, että projektin päätös on avainhetki, ei vain projektissa mukana olevien integroinnin vuoksi.

Projektin päätös – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Entä jos luovutaan projektin päätöksestä kokonaan?
3. Kuinka sulkea projekti hyvin
4. Tehtäväluettelo projektin sulkemisessa
5. Yhteenveto

Johdanto

Projektinhallinta voidaan esittää viitenä prosessiryhmänä, joihin kuuluvat:

• Aloitus – sen laajuuden ja merkityksen määrittäminen,
• Suunnittelu – projektin laajuuden ja saavutettavien erityistavoitteiden määrittäminen,
• Suorittaminen – suunnitellun työn toteuttaminen,
• Seuranta ja valvonta – jatkuva tarkistaminen, että työ etenee suunnitelman mukaan,
• Päätös – projektin virallinen päätös.

Tänään keskitymme viimeiseen prosessiryhmään, nimittäin projektin päätökseen. Tämä on pieni tehtäväryhmä. Siitä huolimatta sillä on melko suuri vaikutus koko projektin, samankaltaisten projektien, jotka on toteutettu saman portfolion tai asiakassuhteen puitteissa, sekä tulevien projektien käsitykseen. Ehdotamme, mihin kiinnittää huomiota projektin onnistuneessa päättämisessä, sopimuksen täyttämisessä ja mielenkiintoisten oppien saamisessa tulevaisuutta varten.

Entä jos projektin päätöstä ei tehdä lainkaan?

Projektin päätöksestä luopuminen vaikuttaa houkuttelevalta. Tavoitteen saavuttamisen jälkeen sujuvampi siirtyminen seuraavan projektin aloittamiseen vaikuttaa paremmalta. Viimeisistä tehtävistä saatujen tietojen ja taitojen soveltaminen vaikuttaa nyt yksinkertaiselta ja intuitiiviselta. Kuitenkin virallisen projektin päätöksen ohittaminen tuo mukanaan myös tiettyjä riskejä. Tässä syyt.

Imagon heikkeneminen

Tiimin ja projektipäällikön imagon heikkeneminen on ensimmäinen ja akuutisti tuntuva seuraus projektin päätösprosessien laiminlyönnistä. Kesken jäänyt työ tai kesken jäänyt projekti, joka on merkitty yrityksen järjestelmään, ei näytä hyvältä. Vielä tärkeämpää on, että se heikentää urakoitsijoiden uskottavuutta, vaikka asiakas olisi tyytyväinen projektin tuloksiin. Tämä voi aiheuttaa erimielisyyksiä tulevien projektien tai vähemmän suotuisien yhteistyöehdotusten osalta.

Työn päällekkäisyys

Puuttuva asianmukainen dokumentaatio toteutetusta projektitavoitteesta tarkoittaa, että organisaation muut jäsenet eivät saa siitä tietoa. Toisin sanoen he eivät tiedä projektissamme kehitettyjä ratkaisuja. Ja he saattavat alkaa toteuttaa hyvin samankaltaista projektia jossain vaiheessa, sen sijaan että rakentaisivat sen varaan, mitä heillä jo on.

Mahdollisuuksien menettäminen

Projektipäällikön tehtäviin projektin päätösvaiheessa kuuluu dokumentaation laatiminen, joka kuvaa projektin odotettuja hyötyjä. Näihin voi kuulua kaupalliset sovellukset sekä sisäiset tai asiakastoteutukset.

Ilman tämän muodollisuuden täyttämistä jopa erittäin onnistunut projektitulos voi jäädä “orvoksi” (orpo tuote). Tämä voi tapahtua, jos sitä ei viestitä asianmukaisesti asiakaskontaktille, myynnille ja markkinoinnille osallistuville asiantuntijoille. Tämän seurauksena se ei yksinkertaisesti tule markkinoille huolimatta kaikista menestymisen mahdollisuuksista.

Viralliset riskit

Asiakkaalle toteutetun projektin päättäminen sisältää sopimuksen viimeistelyn, jonka aikana kaikki tarvittavat asiakirjat on valmisteltava ja allekirjoitettava ajallaan. Siksi keskeneräiset prosessit sisältävät todellisen riskin muodollisista puutteista, jotka ovat yritykselle kalliita.

Juuri näistä syistä on suositeltavaa käyttää projektin viimeistä vaihetta kaikkien asioiden viimeistelemiseen. Jotta voit ylpeillä toiminnoista, jotka on saatu päätökseen viimeistä nappia myöten.

Kuinka sulkea projekti hyvin

Hyvän projektin päätöksen tulisi sisältää kolme aluetta:

• Projektin tekninen päätös – varmistaaksesi, että projektin tavoite on saavutettu ja kaikki tehtävät on suoritettu,
• Oppiminen – arvioidaksesi, mitä tehtiin hyvin ja miettien, mitä meni pieleen, sekä suoritetuissa tehtävissä että projektinhallinnassa,
• Yhteistyö ja motivaatio – tunnustaaksesi jokaisen tiimin jäsenen panoksen tehtyyn työhön ja juhliaksesi projektin menestystä.

Tehtäväluettelo projektin sulkemisessa

Jotta voit aloittaa menestyksen juhlimisen mahdollisimman sujuvasti, on parasta laatia tehtäväluettelo viimeisistä tehtävistä ja suunnitella sen toteuttaminen valitun metodologian mukaan. Vaikka jokaisella projektilla on omat erityispiirteensä, seuraavien tehtävien tulisi olla luettelossa:

1. Varmista, että projektin tulos täyttää strategisesti tärkeimmät, ja mieluiten kaikki, projektidokumentissa luetellut kriteerit.
2. Tarkista, täyttääkö projektin tulos toteutuksen laajuuden.
3. Valmistele projektidokumentaatio ja tee se kaikkien sidosryhmien saataville.
4. Varmista että kaikki projektituloksen käyttäjät voivat soveltaa sitä ja pääsevät käsiksi dokumentaatioon.
5. Tarkista asiakkaiden ja tiimin jäsenten sopimukset varmistaaksesi, että kaikki vaatimukset täyttyvät.
6. Varmista , että sinulla on asiakirjat, jotka todistavat kaikkien tulosten hyväksymisen asiakkaan tai muiden valtuutettujen sidosryhmien toimesta.
7. Pidä kokous tai kokouksia sopimusten viimeistelemiseksi.
8. Valmistele dokumentti palautteesta tulevaisuutta varten projektinhallinnasta.
9. Yhdessä tiimin kanssa, valmistele dokumentti yhteistyön säännöistä tiimissä ja ongelmista, jotka on ratkaistava ennen seuraavan projektin aloittamista.
10. Arkistoi kaikki projektimateriaalit.
11. Pidä kokous projektin päättämiseksi.

Jokainen yllä olevan luettelon tehtävä tarvitsee tarkennusta projektimme ja sidosryhmien vaatimusten mukaan. Kuitenkin, jotta voit onnistuneesti käydä läpi vaiheet projektin päättämiseksi, on hyvä pysyä yleisessä luettelossa ja muokata sitä jokaisen projektin mukaan.

Yhteenveto

Valmistunut projekti vaatii virallisen päätöksen, mutta myös opittuja asioita ja aikaa juhlia menestystä tiimin kanssa. Varmistaminen, että tavoite sekä tavoitteet on saavutettu ja että asiakas on tyytyväinen tuloksiin, ovat tärkeimmät askeleet, jotka projektipäällikön on otettava. Kuitenkin ei ole syytä laiminlyödä asiakirjojen valmistelua ja niiden saataville tekemistä oikeille ihmisille. Juuri tämä voi määrittää projektimme tulevan kohtalon – vaikka kaikki vaikuttaisi nyt selvältä.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.