Projektinhallinnan muutosmallit | #48 Projektinhallinnan aloittaminen

Osaavasti hallittuna muutos, joka tapahtuu projektin aikana, voi johtaa tiimin jäsenten ja sidosryhmien toimintojen muuttumiseen ja jopa organisaatiokulttuurin muokkaamiseen. Kuitenkin syvällisen muutoksen hallinta vaatii rakenteellista menetelmää, jonka tavoitteena on selvittää, miten edetä nykytilasta haluttuun tilaan. Mitkä siis ovat muutoksen mallit projektissa? Lue lisää saadaksesi selville!

Projektinhallinnan muutoksen mallit – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. ADKAR®-malli
3. Kotlerin 8 vaihetta muutoksen hallinnassa
4. Satirin muutoksen malli
5. Bridgesin muutosmalli
6. Muutoksen mallit – yhteenveto

Johdanto

Muutoksen hallinta vaatii paitsi tietoisuutta projektin muutoksille alttiista lähteistä ja alueista. Yhtä tärkeää on menetelmän valinta. Oikean menetelmän tulisi mahdollistaa projektipäällikölle muutosprosessin havaitseminen ja suotuisimpien toimenpiteiden päättäminen. Lopulta huolellisesti valitun muutoksen hallintamenetelmän avulla odottamaton tapahtuma voi osoittautua hyödylliseksi.

Vaikka on olemassa monia muutoksen malleja, jotka kuvaavat onnistuneen projektimuutoksen hallintaan tarvittavia toimintoja, käsittelemme tänään vain suosituimpia. Ne harvat, jotka ovat osoittautuneet menestyviksi monissa organisaatioissa ja joita PMBOKin viimeisin painos suosittelee.

ADKAR®-malli

ADKAR®-malli koostuu viidestä vaiheesta, jotka alkavat tunnistamalla muutos tarpeen projektissa, jotta voidaan sopeutua uusiin olosuhteisiin. Mallin on laatinut Jeff Hiatt, joka kirjassaan “ADKAR: a Model for Change in Business, Government, and Our Community” esittää seuraavan muutoksen hallinnan sekvenssin:

1. Tietoisuus. Tässä vaiheessa tunnistetaan muutoksen syyt.
2. Halukkuus. Muutoksen syiden tunnistamisen jälkeen on oltava halukkuutta muutokseen ja sen hyväksymistä.
3. Tieto. Muutokseen osallistuvien on päätettävä, miten muutos toteutetaan tehokkaasti. Tämä sisältää uusien prosessien, järjestelmien sekä roolien ja vastuuden oppimisen. Tieto voi siirtyä koulutuksen ja opetuksen kautta.
4. Taidot. Tässä vaiheessa käytännön harjoittelu vahvistaa tietoa, ja tarvittaessa palkataan asiantuntijoita, jotka ovat erikoistuneet muutoksen kohteena olevaan alueeseen.
5. Vahvistaminen. Viimeinen vaihe on Tämä voi sisältää palkintoja, tunnustusta, palautetta ja muutokseen sovelletun vastauksen vaikutusten mittaamista.

Kotlerin 8-vaiheinen muutosmalli

John Kotler, Harvardin liiketoimintakoulun emeritusprofessori, on kirjoittanut kirjoja muutoksen hallinnasta. Hän kehitti 8-vaiheisen menetelmän organisaation muuttamiseksi ylhäältä alas, jossa muutos tarve ja muutosprosessin hallintasuunnitelma tulevat organisaation korkeimmilta tasoilta. Sitten se kanavoituu organisaation hallintohierarkian läpi muutoksen vastaanottajille.

Kotlerin menetelmä on erityisen hyödyllinen, kun organisaation johto on huolissaan projektin heikosta suorituskyvystä ja päättää muuttaa sen tavoitetta tai muita keskeisiä parametreja. Se koostuu kahdeksasta vaiheesta:

1. Luoda äkillinen tarve. Tunnista mahdolliset uhkat ja mahdollisuudet, jotka johtavat muutoksen tarpeeseen.
2. Muodosta vahvoja koalitioita. Tunnista muutoksen johtajat. Heidän hierarkiansa tai asemansa ei ole yhtä tärkeä kuin heidän kykynsä vaikuttaa muihin erilaisissa rooleissa, osaamisissa ja vaihtelevissa merkityksissä organisaatiossa.
3. Keksi visio muutokselle. Esitä selkeä, inspiroiva ja houkutteleva idea tulevaisuudesta, joka motivoi ja sitouttaa ihmisiä muutoksen prosessiin.
4. Viestitä visio. Etsi tapoja virtaviivaistaa ja toimittaa konseptisi, pyrkien pitämään ihmiset mukana.
5. Poista esteet. Tunnista ne, jotka voivat estää sinua toteuttamasta muutoksen visiota, ja ratkaise ne.
6. Luo nopeita voittoja. Toteuta nopeita, helposti saavutettavia tavoitteita, jotka vakuuttavat ihmiset muuttamaan ja antavat heille onnistumisen tunteen.
7. Pidä vauhti yllä. Pysy aktiivisena ja dynaamisena varmistaaksesi tiimin sitoutumisen jatkuvaan muutoksen prosessiin.
8. Seuraa säännöllisesti toteutettujen muutosten tilaa ja edistystä.

Satirin muutosmalli

Virginia Satir kehitti muutoksen mallin, joka perustuu viestintäteoriaan. Psykoterapeuttina hän tunsi tarpeen auttaa potilaitaan selviytymään muutoksista ja kehitti mallin, jota on sovellettu myös liiketoiminnassa, mukaan lukien projektinhallinnassa.

Satirin malli kuvaa neljää vaihetta, joita muutoksen prosessi käy läpi:

1. Uuden esittely. Uutuus voi syntyä sisäisen tai ulkoisen muutoksen seurauksena.
2. Kaaos. Nykyisen järjestyksen häiriintyminen aiheuttaa projektin käyvän läpi lyhyen kaaosvaiheen, jonka aikana tiimi ja organisaatio sopeutuvat uuteen tilanteeseen.
3. Muutos. Tässä vaiheessa ymmärrys uudesta tilanteesta syvenee. Toimenpiteitä aloitetaan sopeutumiseksi siihen.
4. Integraatio. Tässä vaiheessa muutoksen jälkeinen tilanne saavuttaa ensimmäisen vakauden ja projektin toteutus etenee uudella rytmillä muuttuneissa olosuhteissa.

Bridgesin muutosmalli

William Bridges väitti, että hänen mallinsa ei käsittele muutosta, koska hän näkee sen ulkoisena tapahtumana, joka vaikuttaa olemassa olevaan tilaan. Bridgesin malli käsittelee transformaatiota tai ihmisten tarkastelua, jotka havaitsevat ja toimivat kohdatessaan metamorfosia. Siksi se keskittyy ensisijaisesti ihmisten sopeutumiseen muutoksiin. Bridges uskoi, että avain hyödyllisen transformaation toteuttamiseen nykytilasta on juuri tunnistaa, miten projektitiimi, projektipäällikkö ja muut tehtäviin osallistuvat hienosäätävät toimintaansa uusiin olosuhteisiin.

Bridgesin malli koostuu kolmesta vaiheesta:

1. Loppu. Tässä vaiheessa projektiin osallistuvat ihmiset tuntevat ahdistusta ja huolta tunnetun järjestyksen menettämisestä.
2. Siirtymävaihe. Tässä vaiheessa sopeutumisprosessi uuteen tilanteeseen alkaa.
3. Uusi alku. Tässä vaiheessa projektipäällikkö, projektitiimi ja sidosryhmät hyväksyvät uuden tehtävien suorittamisen järjestyksen, joka on vakaa ja toimiva.

Muutoksen mallit – yhteenveto

Muutoksen hallinta vaatii projektipäälliköltä paitsi teknistä osaamista myös ihmisten hallintaa ja ymmärrystä siitä, miten muutos vaikuttaa heidän työhönsä.

Jokainen neljästä muutoksen hallintamallista:

• ADKAR®,
• Kotlerin 8-vaiheinen muutosmalli,
• Satirin muutosmalli, ja
• Bridgesin muutosmalli,

keskittyy hieman eri näkökulmaan muutoksen läpikäymisessä. Kuitenkin kaikki korostavat, että transformaation ja muutoksen prosessissa on tärkeää ratkaista ei vain tehtävästruktuuri ja projektiaikataulu. Yhtä tärkeää on ohjata tiimiä ja organisaatiota prosessin läpi, jotta uusi alku voi osoittautua vahvaksi lähtökohdaksi jatkokehitykselle projektin toteutuksessa.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.