Lähteet ja muutoksen alueet projektissa | #47 Projektinhallinnan aloittaminen

PMBOK-kirjan lopussa oleva termien hakemisto sisältää jopa 22 merkintää projektimuutoksista. Nämä vaihtelevat organisaatioiden muutosten kustannuksista ja kulttuurista muutospyyntöihin. Mikä sitten tekee muutoksesta niin olennaisen projekteissa ja miten siihen tulisi suhtautua? Mikä on muutoksenhallinta?

Muutoksenhallinta – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Mitä ovat muutos ja muutoksenhallinta?
3. Muutoksen alueet projektissa
4. Muutokset projektin suunnittelun aikana
5. Muutokset projektin toteutuksen aikana
6. Muutosten lähteet projektissa
7. Ulkoinen
8. Sisäinen
9. Yhteenveto

Johdanto

Muutokset projektin aikana ovat lähes väistämättömiä, silti monet organisaatiot näyttävät edelleen ohittavan tämän ilmeisyyden. Huolimatta sen kestosta, olipa se kolme kuukautta, vuosi tai kolme, jokaisessa projektissa on riskitekijöitä, jotka voivat johtaa projektipäällikön neuvottelemaan sen toteutusta sidosryhmien kanssa. Jos taas projektitiimi oppii jatkuvasti tehtävistä, parannuksia ja muutoksia työjärjestelyissä, jotka johtuvat paremmasta ymmärryksestä sidosryhmien vaatimuksista, voi myös tapahtua.

Mitä ovat muutos ja muutoksenhallinta?

PMBOK määrittelee muutoksen seuraavasti:

“Muutoksia mihin tahansa virallisesti hallittuun toimitukseen, projektinhallintasuunnitelman osaan, projektidokumenttiin.”

Tämä voi sisältää muutoksia, jotka koskevat:

• projektitavoitetta,
• prioriteetteja,
• aikataulua,
• projektin virstanpylväitä, tai
• työn jakamista projektitiimissä.

Muutoksenhallinta puolestaan määritellään seuraavasti:

“Kattava, syklinen ja jäsennelty lähestymistapa, joka siirtää yksilöitä, ryhmiä ja organisaatioita nykytilasta tulevaan tilaan, jossa on tarkoitettu liiketoimintahyötyjä.”

Mutta mihin projektin alueisiin projektipäällikön tulisi kiinnittää eniten huomiota valmistautuessaan muutoksenhallintaan?

Muutoksen alueet projektissa

Muutoksia projektiin voi tapahtua sen elinkaaren missä tahansa vaiheessa, mutta eniten huomiota tulisi kiinnittää niihin, jotka tapahtuvat suunnitteluvaiheessa ja projektin toteutuksessa.

Muutokset projektin suunnittelun aikana

PMBOK:n mukaan suunnitteluvaiheessa projektitiimin yhdessä projektipäällikön kanssa tulisi laatia prosessin luonnos nykyisten toimintojen mukauttamiseksi ilmeneviin muutoksiin ja kehityksiin. Toisin sanoen heidän on keksittävä, miten se toteutetaan. Tämä voi sisältää:

• työnkulun muutoksia,
• tehtävien prioriteettien uudelleenjärjestelyä, ja jopa ennusteen niin radikaaleista ratkaisuista kuin
• pääprojektitavoitteen muokkaaminen

Muutokset projektin toteutuksen aikana

Projektin toteutusvaiheessa tapahtuvien muutosten tulisi seurata hyväksyttyä metodologiaa, vastaavasti:

• Vesiputous – muutokset vaativat virallista hyväksymisprosessia ja muutoksia projektidokumentaatioon,
• Agile – ne ovat luonnollinen osa prosessia ja ne otetaan käyttöön jatkuvasti päivittämällä backlogia ja säätämällä tiimin toimintoja,
• Scrum – yhtenä Agile-menetelmänä Scrum myös olettaa, että muutokset ovat väistämättömiä. Mutta ennen toimenpiteiden toteuttamista tiimin on saavutettava aloittamansa Sprintin tavoitteet,
• Prince2 – tässä projektisuunnitelman tulisi määritellä huolellisesti alussa ja muutokset minimoida suunnittelun avulla. Kuitenkin, jos siirtymiä on pakko tehdä, varmista, että dokumentaatio on kunnossa ja sidosryhmiä on kuultu.

Projektipäällikön on tunnustettava, että kaikki säädöt vaikuttavat muihin projektin elementteihin, joskus ennakoimattomasti. Esimerkiksi teknisen ratkaisun käyttöönotto, joka helpottaa yhtä tehtävää, voi merkittävästi monimutkaistaa toisen toteutusta, mikä puolestaan lisää kustannuksia, muuttaa työn laajuutta ja lopulta vaikuttaa toteutuksen laatuun.

Muutosten lähteet projektissa

Kun liiketoimintaympäristön dynamiikka ja suunnitellun innovatiivisuuden taso nousevat, muutokset voivat vaikuttaa lähes jokaiseen tehtävän toteutuksen alueeseen. Niiden lähteet jakautuvat kahteen pääkategoriaan:

• Ulkoinen – projektitiimin ulkopuolelta tuleva, ja
• Sisäinen – tiettyjen tehtävien toteutuksen aikana tapahtuvista prosesseista johtuva.

Ulkoinen

Yleisimmät ulkoiset suunnittelumuutosten lähteet ovat:

1. Asiakkaan vaatimusten muutokset. Asiakkaan vaatimukset ovat keskeinen osa mitä tahansa projektia. Ne voivat muuttua liiketoimintaympäristön kehityksen, uusien tarpeiden tai kilpailun vuoksi. Kun asiakkaan vaatimukset muuttuvat, projektipäällikön on huolellisesti analysoitava, miten se voi vaikuttaa projektiin ja onko mahdollista tehdä säätöjä vaarantamatta laatua, aikaa tai kustannuksia. Esimerkiksi, jos asiakas päättää muokata käyttöliittymävaatimuksia, se voi muokata koodirakennetta, mikä puolestaan voi järjestää aikataulun uudelleen ja lisätä kustannuksia.
2. Budjettileikkaukset. Budjettileikkaukset voivat johtua organisaation vaikeasta taloudellisesta tilanteesta, prioriteettien muutoksista tai uusien projektien syntymisestä. Budjettileikkausten tapauksessa projektipäällikön on yritettävä saavuttaa tavoitteet pienemmillä kustannuksilla. Tämä voi tarkoittaa:
• työn laajuuden vähentämistä,
• aikataulun lyhentämistä,
• henkilöstön vähentämistä,
• ulkoistamisen käyttöä, tai
• organisaation olemassa olevien resurssien muita käyttöjä.
3. Liiketoimintaympäristön muutokset. Lainsäädännössä tehdyt muutokset, uusien trendien syntyminen tai kilpailijoiden muuntuminen voivat kaikki vaikuttaa projektitavoitteeseen tai asiakasvaatimuksiin. Tällaisissa vaikeasti ennakoitavissa muutoksissa projektipäällikön on perustettava vastatoimia minimoidakseen muutoksen vaikutuksen projektiin ja parantaakseen tavoitteiden saavuttamista.

Sisäinen

Sisäiset muutokset johtuvat tehtäviin liittyvistä tekijöistä. Merkittävimmät niistä ovat:

1. Tiimin jäsenten oppiminen. Sisäiset muutokset projektissa voivat johtua tiimin jäsenten uuden tiedon hankkimisprosessista. Mitä kokeneempi tiimi on, sitä todennäköisemmin he kehittävät taitoja, jotka mahdollistavat paremman suoriutumisen.

Esimerkki on, kun ohjelmoija huomaa, että hänen koodinsa ei ole kovin luettavaa ja päättää tutkia, miten kirjoittaa siistimpi. Lopulta hän voi ehdottaa muutoksia, jotka vaikuttavat positiivisesti projektin laatuun.

2. Asiakkaan vaatimusten ja tuotteen erityispiirteiden parempi ymmärtäminen. Projektin aikana tiimin käsitys käyttäjien odotuksista voi laajentua. Tämä voi johtaa haluun muuttaa työn laajuutta tai mukauttaa teknologiaa vastaamaan asiakkaan tunnistettuja tarpeita. Esimerkiksi, käyttäjäkyselyjen jälkeen projektitiimi voi päättää ottaa käyttöön uusia toimintoja, joita kyselyyn vastanneet ovat pyytäneet.
3. Työjärjestelyjen muuttaminen nykyisestä työnkulusta oppimisen jälkeen. Uuden tiedon hankkimisen seurauksena voi syntyä ideoita prosessien parantamiseksi, innovatiivisten ratkaisujen käyttöönotoksi tai aikataulun muokkaamiseksi. Analysoimalla nykyistä työnkulkua projektitiimi voi tunnistaa virheitä sekä mahdollisia parannuksia, ja siten tehdä muutoksia työn nopeuttamiseksi. Esimerkiksi he voivat löytää erilaisen projektinhallintatyökalun, joka sopii paremmin prosessien virtaviivaistamiseen ja tuottavuuden lisäämiseen.

Yhteenveto

Muutoksenhallinta on kriittistä projektin menestykselle. Projektimuutokset ovat väistämättömiä ja ne johtuvat sekä ulkoisista että sisäisistä lähteistä. Projektin elinkaaren vaiheen mukaan sinun tulisi laatia asianmukainen suunnitelma nykyisten toimintojen mukauttamiseksi ilmeneviin muutoksiin. Muutoksenhallinta vaatii tehokasta viestintä- ja koordinointiprosessia projektitiimin ja sidosryhmien kesken. Siksi projektipäälliköllä on vaikea pähkinä purtavaksi: pysyä joustavana ja avoimena muutoksille, mutta samalla pysyä hallinnassa välttääkseen negatiivisia vaikutuksia projektiin.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.