Menestyksen määritelmä projektinhallinnassa | #9 Projektinhallinnan aloittaminen

Mitä tarkoittaa, että projekti on onnistunut? Onko sen ainoa kriteeri tulosten toimittaminen määräajassa ja kulujen sulkeminen suunnitellussa budjetissa? Entä jos projektin toteutettu tavoite ei täytä asiakkaan odotuksia? Tai toisinpäin, se ei täytä sidosryhmien pitämien tärkeiden kriteerien vaatimuksia? Tässä artikkelissa käsittelemme onnistumisen määritelmää projektinhallinnassa.

Onnistumisen määritelmä projektinhallinnassa – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Projektin onnistumisen määritelmä
3. Valmistumisen ja hyväksymiskriteerien määritelmä
4. KPIT. Viivästyneet indikaattorit
5. Yhteenveto

Johdanto

Jokainen projekti on sääntöjensä alainen. Siksi, kuten myös projektin toteutustapa – meidän on valittava ja säädettävä onnistumisen kriteerit aina tietyn projektin erityispiirteiden mukaan. Toisaalta voi olla ratkaisevaa luoda tekninen määritelmä valmistumiselle, toisaalta – hyväksymiskriteerit, jotka on muotoiltu projektin tulosten vastaanottajan näkökulmasta. Monille projekteille on kuitenkin yhtä tärkeää luoda asianmukaiset KPI:t, eli keskeiset suorituskykymittarit, jotka mahdollistavat projektin toteutuksen monipuolisen arvioinnin.

Projektin onnistumisen määritelmä

Jo projektin vision työstämisen aikana sidosryhmät miettivät, mikä onnistumisen määritelmä tulee olemaan. Monille projekteille ajankohta on avainasemassa – mitä hyötyä on järjestää ylellinen jouluparty sijoittajille, jos se pidetään tammikuussa? Ehkä budjetin ylittäminen on tässä tapauksessa vähemmän tärkeää kuin jopa yhden päivän aikaviive.

Hyväntekeväisyysjuhlan toteuttamisen tapauksessa voi kuitenkin käydä päinvastoin – voimme siirtää tapahtuman päivämäärää vähentääksemme salin vuokrauskustannuksia. Jos taas järjestämme juhlan, jonka tarkoituksena on maistella paikallisia tuotteita, sekä toteutusaika että kustannukset antavat periksi laadun prioriteetille. Meidän on tasapainotettava järjestäminen parhaiden sesongin ruokien saatavuuden kanssa.

Kaiken kaikkiaan PMBOKin mukaan projektin onnistumisen tärkein määrittäjä on sen lopputulos asiakkaan näkökulmasta tai, sisäisten projektien tapauksessa, loppukäyttäjän näkökulmasta. Mutta miten luoda onnistumisen määritelmä projektinhallinnassa, jotta se voi seurata projektitiimiä sen työskennellessä yksityiskohtaisten tehtävien parissa, ja samalla olla selkeä sidosryhmille?

Valmistumisen ja hyväksymiskriteerien määritelmä

Onnistumisen määritelmä projektinhallinnassa on yleensä luotu projektipäällikön ja sidosryhmien yhteistyönä. He ovat niitä, jotka joutuvat sopimaan kriteereistä, joiden on täytyttävä, jotta lopputulosta voidaan pitää onnistuneena. Heidän mielipiteensä on myös ratkaiseva arvioitaessa tulosta.

On tärkeää, että projektin alkaessa on mahdollisimman selkeää, mitä tuloksen tulisi olla, mutta myös miten tarkistetaan, täyttääkö se onnistumisen kriteerit. Selventääksemme tätä kohtaa käytämme Scrum-projekteissa käytettyä terminologiaa. Nämä ovat “valmistumisen määritelmä” ja “hyväksymiskriteerit.” Ero näiden kahden välillä näkyy täydellisesti, kun tarkastellaan esimerkkiä projektista, jonka tavoitteena on luoda yrityksen verkkosivusto.

Valmistumisen määritelmä antaa teknisen kuvauksen sivustosta: se on asianmukaisesti suojattu, se koostuu etusivusta ja neljästä alisivusta, ja yläreunassa on asiakkaille tarkoitettu kirjautumispaneeli. Toisin sanoen, valmistumisen määritelmän avulla projektitiimi tietää, mitä se tulee toteuttamaan.

Toisaalta hyväksymiskriteerien selkeä määrittely antaa projektitiimille tietää, miksi se tekee kaikki nämä toiminnot ja miten tehdyt työt kääntyvät liiketoiminta-arvoksi. Hyväksymiskriteereitä käytetään siten tarkistamaan, onko projektin tulos käyttäjän näkökulmasta tyydyttävä. Edellä mainitun esimerkin mukaan verkkosivusto näkyy helposti eri laitteilla ja mahdollistaa käyttäjän siirtyä asiakaspaneeliin syöttämällä käyttäjätunnuksen ja salasanan.

Palaamalla hetkeksi tapahtumien järjestämisen esimerkkiin, projektin valmistumisen määritelmä voisi sisältää esimerkiksi:

• tapahtuman päivämäärä ja paikka,
• vieraiden määrä, joille paikat on varattu,
• menu,
• tarjottu musiikkisäestys.

Hyväksymiskriteerit puolestaan voivat liittyä odotettuun kokemukseen juhlan osallistujilta, esimerkiksi:

• tilojen avaruus,
• tarjottavien juomien laatu,
• ruoan samanaikainen tarjoilu kaikille yhdellä pöydällä istuville vieraille.

KPIT. Viivästyneet indikaattorit

Keskeiset suorituskykymittarit (KPI:t) ovat keskeisiä onnistumisen määrittäjiä projektinhallinnassa arvioitaessa, täyttyvätkö sen perus tavoitteet. Viivästyneitä indikaattoreita voidaan käyttää projektin toteutuksen onnistumisen arvioimiseen. KPI:iden lopullisen arvon ennustaminen mahdollistaa vähimmäiskriteerien määrittämisen, joiden on täytyttävä, jotta projektista voidaan puhua onnistuneena. Ne soveltuvat kuitenkin vain mitattavien tulosten arvioimiseen, kuten:

• tehtävän toteutuskustannus
• suoritusajan täsmällisyys
• projektin toteuttamiseen käytettyjen työtuntien tai muiden resurssien määrä
• ympäristörasitus
• työpanoksen kääntäminen organisaation voitoksi.

Hallintokäytännössä käytetään satoja indikaattoreita tätä tarkoitusta varten, joten niiden valinta projektin alussa on yksi projektipäällikön tärkeistä tehtävistä. Loppujen lopuksi kysymys ei ole kaiken mittaamisesta, vaan vain siitä, mikä todella antaa olennaista tietoa projektin tilasta ja onnistumisesta projektinhallinnassa. Niitä ei pitäisi olla enempää kuin 20, kun taas pienempien projektien tapauksessa niiden määrän ei tulisi ylittää 5.

Yhteenveto

Onnistuminen projektinhallinnassa ei riipu vain siihen käytetystä vaivasta, markkinatilanteesta ja tehokkaasta johtamisesta. On myös ratkaisevaa määritellä tarkasti, mitä pidämme onnistumisena. Ja jopa lisätekijöistä, joita ei voida ennustaa. Loppujen lopuksi asiakkaan näkökulmasta viime hetkellä improvisoitu ratkaisu voi olla erittäin tyydyttävä. Jätetään kuitenkin improvisointi mieluummin viime hetken pelastamisstrategioiden joukkoon, jotka ovat vaarassa epäonnistua, sen sijaan että sovellettaisiin harkittuja onnistumisen ja projektin valmistumisen määritelmiä sekä hyvin muotoiltuja hyväksymiskriteereitä päivittäin.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.