Miksi käyttää projektinhallintaohjelmistoa? | #10 Projektinhallinnan aloittaminen

Vaatiiko jokaisen projektin toteuttaminen ohjelmiston käyttöä? Luultavasti ei. Kuitenkin, onko järkevää suorittaa monimutkaisia laskelmia muistissasi, kun laskin on käden ulottuvilla, kun aika ja tuloksen tarkkuus ovat tärkeitä? Onko järkevää saapua kokoukseen kansio täynnä muistiinpanoja, kun osallistujat haluavat lukea mielenkiintoisen ja ytimekkään esityksen?

Projektinhallintaohjelmisto – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Ajan säästäminen
3. Projektin tilan seuranta
4. Tiedon saatavuuden varmistaminen
5. Projektin jatkuvuuden varmistaminen
6. Yhteenveto

Miksi käyttää projektinhallintaohjelmistoa? Johdanto

Kukaan tuskin tarvitsee vakuuttelua projektinhallintaohjelmiston käytöstä. Erityisesti jos puhumme suurista ja monimutkaisista projekteista, joita ei yksinkertaisesti voida hoitaa paperilla. On kuitenkin syytä selvittää, mitkä ovat projektinhallintaohjelmiston käytön hyödyt. Ensinnäkin on syytä miettiä, ovatko kaikki nämä alueet hallinnassamme PM-käytännössämme. Toiseksi voimme valita ohjelmiston, joka parhaiten sopii projektimme ja tiimityömme erityispiirteisiin.

Haluamme korostaa neljää aluetta, joiden parantaminen on ratkaisevan tärkeää projektinhallintaohjelmiston käyttäjille. Nämä ovat:

• ajan säästäminen
• projektin tilan seuranta
• tiedon saatavuuden varmistaminen
• projektin jatkuvuuden varmistaminen

Katsomme niitä yksi kerrallaan alla, minkä jälkeen keskustelemme ohjelmiston huomionarvoisista ominaisuuksista sekä tarkastelemme joitakin markkinoilla olevista suosituimmista ratkaisuista.

Ajan säästäminen

Ohjelmiston ajan säästöhyödyt perustuvat ensisijaisesti parantuneeseen projektijärjestelyyn. Tämä tarkoittaa yksinkertaista suunnittelua ja joustavaa projektikehyksen luonnostelua. Projektin perustamisasiakirjan tai Gantt-kaavion laatiminen on paljon yksinkertaisempaa ja käytännöllisempää, kun se tehdään heti ohjelmassa, jota käytämme myöhemmin projektin hallintaan.

Itse asiassa ulkoisten työkalujen käyttämisen sijaan suunnitelmia voidaan täydentää projektin edetessä yksityiskohtaisilla tehtävillä, jotka on julkaistu Kanban-tauluilla tai projektin backlogissa. Tämä tarjoaa täysin realistisen mittauksen tiettyihin tehtäviin käytetystä ajasta konkreettisilta projektitiimin jäseniltä.

Kuitenkin, kun on kyse projektin aikahallinnasta, ohjelmiston valinta itsessään ja se, onko se jo tuttu tiimille, on merkittävässä asemassa. Loppujen lopuksi projektinhallintaohjelmat vaihtelevat merkittävästi monimutkaisuudeltaan, ja oppimiskäyrä voi olla vaikea navigoida. Vaikka Firmbee on läpinäkyvä ympäristö, joka sisältää kaikki projektin hallintaan tarvittavat työkalut, Jira on valtava ja erittäin monimutkainen työkalu, joka mahdollistaa tehtävien automaation ja integraatiot ulkoisten ohjelmien kanssa.

Projektin tilan seuranta

Projektinhallintaohjelmiston toinen keskittymisalue on projektin tilan reaaliaikainen seuranta. Jokaisessa ohjelmassa on analyyttisiä työkaluja tilastojen visualisoimiseksi. Ne näyttävät muun muassa:

• tehtävien toteutuksen nykyinen tila – kuinka monta tehtävää on suoritettu ja mihin aikaan, kuka on suorittanut mitkäkin tehtävät,
• todellisten tulosten vertaaminen oletuksiin – esimerkiksi kaavion avulla, joka vertaa tehtävän keskimääräistä aikaa sen todelliseen kulkuun,
• budjetin toteutuksen tila, sekä
• ennakoivat työkalut arvioimaan onko asiat menossa oikeaan suuntaan.

Tiedon saatavuuden varmistaminen

Toinen asia, jonka ohjelmisto auttaa ratkaisemaan, on projektitiedon reaaliaikainen saatavuus tiimille ja sidosryhmille. Projektinhallintaohjelmiston pääedut ovat mahdollisuus kirjautua sisään milloin tahansa sekä käyttöoikeuksien erottelu – esimerkiksi tehtävien muokkaamiseen tai yksittäisten tiimin jäsenten suorituskykystatistiikan tarkasteluun. Esimerkiksi asiakkaalle voidaan antaa mahdollisuus tarkastella tietyn viikon aikana suoritettuja tehtäviä, mutta ei valtuuksia muokata seuraavien päivien suoritettavien tehtävien luetteloa.

Yhteenvetona, kolmas tärkeä alue on helpottaa asianmukaisen järjestyksen ylläpitämistä projektissa sekä viestinnän läpinäkyvyyttä. Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, muokattavan, reaaliaikaisen, yhteistyöhön perustuvan projektidokumentin käyttö auttaa rakentamaan tiimihenkeä ja vastuuntuntoa annettujen tehtävien suorittamisesta, jotka edistävät projektin tavoitetta.

Projektin jatkuvuuden varmistaminen

Tärkeä mutta usein huomiotta jäävä etu projektinhallintaohjelmiston käytössä on se, että se ylläpitää jatkuvuutta henkilöstömuutosten yhteydessä. Nämä voivat vaikuttaa sekä projektipäällikköön että muihin tiimin jäseniin. Kiitos historiallisten projektitietojen ja analyyttisten työkalujen saatavuuden, uusi henkilö voi saada käsityksen tilanteesta suhteellisen helposti ja hänet voidaan nopeasti perehdyttää uusiin tehtäviin. Ilman koko projektidokumentaation tarkastelua hän voi myös selvittää muun muassa, mitä on jo tehty, mitkä tehtävät aiheuttavat tiimille vaikeuksia ja toteutetaanko projekti aikataulun ja budjetin mukaan.

Yhteenveto

Projektinhallintaohjelmisto vähentää projektien suorittamiseen tarvittavaa aikaa. Suunnittelusta tehtävien delegointiin ja niiden suorittamisen tarkastamiseen tiimin jäseniltä, mikä ei tarvitse olla projektipäällikön kirjattava joka kerta. Kaikki nämä vaiheet toteutetaan tehokkaammin. Joten on järkevää investoida aikaa oikean ohjelman oppimiseen.

Se helpottaa myös nykytilanteen seurantaa ja varmistaa, että kaikilla sidosryhmillä on pääsy heitä koskeviin projektitietoihin milloin tahansa. Tähän on lisättävä merkittävä mukavuus, että kaikki tiedot on koottu yhteen paikkaan, josta on helppo saada käsitys. Nämä ominaisuudet helpottavat myös projektin jatkuvuuden varmistamista, jopa radikaalien henkilöstömuutosten yhteydessä.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.