Kuinka luoda projektibudjetti? | #42 Aloittaminen projektinhallinnassa

Project Management Institute -instituutin raportin mukaan vuonna 2021 62 % projekteista saatiin päätökseen alkuperäisessä budjetissa. Parhaana suoriutujana tässä rankingissa oli Kiina 66 %:lla, kun taas Eurooppa jäi viimeiseksi 57 %:lla. Huonosti laaditut projektibudjetit ovat vastuussa merkittävästä osasta epäonnistumisia tässä asiassa. Miten siis arvioit kustannuksia projektissa lisätäksesi sen onnistumisen todennäköisyyttä?

Projektibudjetti – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Mikä on projektibudjetti ja mitä se sisältää?
3. Miten arvioida projektin kustannuksia?
4. Projektibudjetin arviointityökalut ja -menetelmät
5. Yhteenveto

Johdanto

Väärä projektin toteutus aiheuttaa 19 miljoonan dollarin menetyksen jokaista miljardia investointia kohden (PMI 2019), ja vain 34 % organisaatioista yleensä tai aina saa projektit päätökseen budjetissa (Wellington 2021). Selvittääksemme, miten kuulua tähän ryhmään, tarkastellaan tarkemmin, mitä projektibudjetti on ja miten ja millä työkaluilla se laaditaan.

Mikä on projektibudjetti ja mitä se sisältää?

Projektibudjetti on karkea hyväksytty summa, jonka organisaatio aikoo käyttää projektiin. Se perustuu arvioituihin projektikustannuksiin ja se näkyy koko organisaation budjetissa.

Projektipäällikön tulisi sisällyttää projektibudjettiin kaikki projektin kustannukset, kuten:

• Suorat kustannukset – kulut, jotka tarvitaan tehtävien suorittamiseen, jotka johtavat projektin tavoitteen toteutumiseen, eli materiaalit, työvoima ja työkalujen kustannukset, laitteet ja tarvikkeet,
• Epäsuorat kustannukset – kustannukset, joita ei voida suoraan liittää projektiin, mutta jotka syntyvät sen toteuttamisen yhteydessä, kuten hallintokustannukset tai esimerkiksi projektinhallintakustannukset.
• Pääomakustannukset – kustannukset, jotka liittyvät niin sanottujen pitkäaikaisten omaisuuserien hankintaan, kuten rakennuksiin, laitteisiin tai koneisiin.
• Toimintakustannukset – toistuvat kustannukset, jotka liittyvät projektin toimintaan ja ylläpitoon, kuten käyttömenot, vakuutukset yhdessä ylläpidon kanssa,
• Varautumisvarat – varat, jotka on varattu odottamattomien tapahtumien tai projektin laajuuden muutosten kattamiseen.

Miten arvioida projektibudjetti?

Suunnitellun työn arvioitu kustannus tunnetaan nimellä Budjetoidut kustannukset suunnitellulle työlle (BCWS) tai Suunniteltu arvo (PV). Molemmat indikaattorit tarkoittavat varojen summaa, joka tarvitaan suunnitellun työn suorittamiseen tietyn ajanjakson aikana.

Projektibudjetin arvioimiseksi projektipäällikön tulisi suorittaa useita toimintoja saadakseen tarkimmat tarjoukset. Ensinnäkin projektipäällikön tulisi tietää kaikki projektin vaatimukset, kuten työn laajuus, aikarajat ja resurssit, joita tarvitaan projektin toteuttamiseen.

Seuraava vaihe liittyy markkinahintojen tutkimiseen resursseille ja palveluille, jotka sisällytetään projektiin, eli materiaalien hinta, toimittajien palvelut yhdessä projektitiimin palkkojen kanssa.

Kun vaatimukset ja hinnoittelutiedot on saatu, projektipäällikkö voi aloittaa ensimmäisen yksityiskohtaisen budjetin arviointiprosessin. Kun se on valmis, hänen tulisi heti tarkistaa budjetti projektitiimin kanssa. Tämä varmistaa, että kaikki kustannukset on otettu huomioon ja että budjetti on mahdollisimman realistinen.

Lisäksi projektibudjetti tarvitsee säännöllistä tarkistamista ja päivittämistä, jotta se pysyy aikataulussa ja budjetissa.

Työkalut ja menetelmät projektibudjetin arvioimiseen

Projektibudjetin arvioimisessa välttämätön työkalu on tunnettu ja suosittu Microsoft Excel. Sen pääetuna on sen saatavuus ja helppokäyttöisyys sekä kyky suorittaa monia laskelmia ja analyysejä. Haittana on kuitenkin se, että Excelillä ei ole toimintoa, joka automaattisesti päivittää budjettia reaaliajassa.

Kuitenkin se toimii hyvin budjetin arvioimisessa ennen toteutusta. Jatkuvaan kulujen tarkasteluun suosittelemme projektin tukityökaluja, kuten Firmbee. Järjestelmä mahdollistaa tiimin jäsenten seurata reaaliajassa tietyn projektin tuloja ja menoja.

Tarkan budjetin laatimiseen voit käyttää seuraavia menetelmiä:

1. Alhaalta ylöspäin -arviointi. Tämä menetelmä sisältää kustannusten arvioimisen jokaiselle projektitoiminnolle ja niiden kustannusten yhdistelemisen projektin kokonaiskustannusten määrittämiseksi. Se on aikaa vievää ja vaatii yksityiskohtaista tietoa projektitoiminnoista. Kuitenkin se tarjoaa korkean tarkkuuden tason ja auttaa tunnistamaan kaikki tarvittavat kustannukset.
2. Parametrinen arviointi. Tämä menetelmä sisältää tilastotietojen käyttämisen projektitoimintojen kustannusten arvioimiseen. Se on paljon nopeampaa kuin alhaalta ylöspäin -arviointi, joten se voi olla hyödyllinen suurten projektien budjetin arvioimisessa, kunhan organisaatiolla on luotettavan tiedon lähde. Tästä huolimatta se ei välttämättä tarjoa riittävää tarkkuuden tasoa.
3. Asiantuntija-arviointi. Kolmas menetelmä hyödyntää projektin sidosryhmien, mukaan lukien projektipäällikön ja tiimin jäsenten, tietämystä ja kokemusta projektitoimintojen kustannusten arvioimiseksi. Se voi tarjota korkean tarkkuuden tason, mikä on käytännöllistä monimutkaisissa projekteissa. Kuitenkin se perustuu yksittäisten sidosryhmien asiantuntemukseen, joten se voi olla puolueellinen ja aiheuttaa konflikteja. Lisäksi on vaikeaa ottaa huomioon muuttuvia liiketoimintaympäristöjä, kuten inflaatiota tai lainsäädännön muutoksia.

Yhteenveto

Tarkan projektibudjetin laatiminen on aikaa vievää ja vaatii kokemusta. Siksi on hyvä idea kokeilla erilaisia työkaluja ja hyödyntää saatavilla olevia budjetin laatimismenetelmiä, kuten alhaalta ylöspäin -arviointia, parametrista arviointia tai asiantuntija-arviointia.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.