Projektitoiminnan alueet | #8 Projektinhallinnan aloittaminen

Projektin tulisi aina päättyä arvokkaan tuotteen toimitukseen tai liiketoimintatavoitteen toteutumiseen. Voimmeko kuitenkin määritellä projektitoiminnan alueet? Ketkä ovat projektin vaikutuspiirissä ja minkä vaiheiden kautta se etenee tai kiertää, jos otamme huomioon koko projektin keston?

Projektitoiminta – sisällysluettelo:

1. Projektitoiminnan alueet – johdanto
2. Projektivaiheet
3. Ihmiset projektissa
4. Virallinen projektinhallinta
5. Projektitoiminnan alueet – yhteenveto

Projektitoiminnan alueet – johdanto

Vuoden 2021 PMBOK erottelee jopa kahdeksan aluetta, joiden vuorovaikutus on ratkaisevan tärkeää minkä tahansa projektin kokonaisuudelle. Nämä ovat:

• sidosryhmät
• tiimi
• menetelmä
• suunnittelu
• toteutus
• toimitus
• mittaaminen ja analytiikka, sekä
• projektin toteutusriskit.

Yllä olevat kentät sekoittuvat ja ovat toisiinsa liittyviä. Projektin elinkaaren aikana jokaiselle niistä annettu merkitys myös muuttuu. Kuitenkin mikään niistä ei ole suljettu tai lopullisesti päätetty ennen projektin päättymistä. Tämä väite vaikuttaa itsestään selvältä, kun ajattelee projektitiimin osallistumisen merkitystä jokaisessa projektin vaiheessa. On kuitenkin syytä pitää tämä mielessä, kun ajattelee projektin vaiheita. Loppujen lopuksi suunnittelu ei ole valmis ennen siirtymistä toteutusvaiheeseen. Se tapahtuu syklisesti, kun lisää työtä yksityiskohtaisemmin määritellään ja sen toteutuksen yksityiskohdat sovitaan sidosryhmien kanssa.

Katso nyt projektin alueita laajemmasta näkökulmasta. Mitkä ovat kunkin niistä ratkaistavat kysymykset ja ongelmat?

Projektivaiheet

Projektin aikamittari liittyy ensisijaisesti sen suunnitteluun, toteutukseen ja toimitukseen. Kuitenkin se, miten nämä vaiheet liittyvät toisiinsa, kuinka monta kertaa ja minkä syklien mukaan ne seuraavat toisiaan, liittyy tiiviisti projektin toteutusmenetelmään, joka määrittää sen elinkaaren.

PMBOK:ssa projektivaihe määritellään loogisesti liittyvien toimintojen joukkona, joka johtaa yhteen tai useampaan toimitukseen. Projektin elinkaari on yksinkertaisesti sarja vaiheita, jotka vievät visiosta projektin valmistumiseen.

Esimerkiksi vesiputousmenetelmässä (Waterfall) projektivaiheet seuraavat toisiaan peräkkäin ja vain kerran. Jos taas projekti toteutetaan jossakin ketterässä menetelmässä, ne seuraavat toisiaan useita kertoja, jokaisella kerralla ottaen edellisen iteraation tuottaman tuloksen lähtökohtana.

Oletetaan esimerkiksi, että projektin tavoitteena on kehittää räätälöity mobiilisovellus senioreiden fyysisen aktiivisuuden seuraamiseen. Ensimmäisessä suunnittelulähestymisessä asetamme projektin yleiset raamit ja valitsemme ketterän menetelmän. Ensinnäkin meidän on määriteltävä projektin laajuus. Toisin sanoen, selvitettävä:

• Millainen aika ja budjetti meillä on käytettävissä,
• Millainen tiimi meille tarvitaan, ja
• Mitkä ovat sidosryhmien odotukset, eli toisaalta asiakkaan ja toisaalta – senioreiden, jotka tulevat käyttämään sovellusta?

Kuitenkin ensimmäisessä suunnittelulähestymisessä kirjoitamme yksityiskohtaisesti vain ne tehtävät, jotka on tarkoitus suorittaa välittömässä järjestyksessä. Eli yleensä ne, jotka liittyvät itse suunnitteluun, mutta päättyvät tiettyyn tulokseen – esimerkiksi tiimin luomiseen. Vasta toisessa ja seuraavissa kierroksissa, joihin osallistuu projektitiimi, syvennymme työtehtäviin, jotka liittyvät työnjakoon ja projektin tehtävien toteuttamiseen.

Ihmiset projektissa

Projektin kannalta keskeisiä henkilöitä ovat sidosryhmät ja projektitiimi. Sidosryhmät voivat tarkoittaa organisaatioita, ryhmiä ja yksilöitä, muun muassa:

• asiakas tai asiakkaat
• liikekumppanit
• projektin hyötyjät – esimerkiksi senioreita edellisessä projektissamme.

Näin ollen sana “sidosryhmät” kuvaa kaikkia niitä, jotka ovat tai voivat olla projektin toteutuksesta vaikuttuneita.

Projektitiimi puolestaan koostuu asiantuntijoista, jotka suorittavat yhdessä määrättyjä tehtäviä, jotka johtavat projektitavoitteen toteutumiseen. Esimerkissä mobiilisovelluksesta tiimissä olisi vähintään neljä roolia:

• ohjelmoija – vastuussa mobiiliratkaisun teknisestä puolesta,
• tutkija – jonka tehtävänä olisi ottaa yhteyttä senioreihin ja arvioida, miten heidän aktiivisuuttaan voidaan optimaalisesti seurata mobiililaitteen avulla,
• UX/UI-suunnittelija – henkilö, joka on vastuussa sovelluksen sisällöstä ja toiminnasta käyttäjän näkökulmasta sekä sen visuaalisesta suunnittelusta.

Tiimistä ja projektista vastuussa oleva henkilö on projektipäällikkö, jota kutsutaan myös projektijohtajaksi. Hänen tehtävänään on hoitaa sekä projektinhallinnan ihmissuhteellisia että virallisia ulottuvuuksia.

Virallinen projektinhallinta

Projektinhallinnan virallinen puoli, josta projektipäälliköt ovat vastuussa, sisältää:

• hallintomenetelmän valinta ja toteutus,
• tarvittavan dokumentaation, tilastojen ja mittausten suunnittelu ja ylläpito, kuten projektin edistymisen seuranta,
• riskienhallinta.

Nämä ovat keskeisiä alueita liiketoiminnan näkökulmasta. Itse asiassa hallintomenetelmän valinta, joka on räätälöity käsillä oleviin tehtäviin, on tärkeä tekijä, joka voi määrittää koko projektin onnistumisen tai epäonnistumisen. Jatkuvasti päivitetty suunnittelu, projektin seuranta ja riskianalyysi ovat välttämättömiä, ei vain tietopohjaisen projektinhallinnan etujen vuoksi, joka mahdollistaa tietoiset oppimiset omista virheistä. Ne ovat myös ratkaisevia – usein virallisesti määrättyjen – sidosryhmävaatimusten vuoksi, jotka edellyttävät jatkuvaa pääsyä asiakirjoihin, jotka osoittavat projektin nykytilan.

Projektitoiminnan alueet – yhteenveto

Jokainen projekti koostuu kahdeksasta toimintavalta, jotka sisältävät kysymyksiä: projektin toteutuksen aikarajasta, ihmisistä, jotka ovat eri tavoin sen vaikutuspiirissä, ja virallisesta hallintakehyksestä. Kaikki ne ovat merkityksellisiä koko projektin ajan ja vaikuttavat toisiinsa tukien tai estäen tavoitetta.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.