Projektin tavoite. Mikä se on ja miten se määritellään hyvin? | #15 Aloittaminen projektinhallinnassa

Projektin tavoitteen, tai mitä haluamme saavuttaa projektin toteuttamisella, on oltava selkeä kaikille osapuolille. Tiimille, projektipäällikölle, asiakkaille, hyötyjille sekä organisaation johdolle. Se on perusta toimintojen koordinoinnille, yksittäisten tavoitteiden asettamiselle ja tehtävien jakamiselle. Projektin tila mitataan sen saavuttamisen etäisyydellä. Miten siis määritellään projektin tavoite hyvin?

Projektin tavoite – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Mikä on projektin tavoite?
3. Yleisimmät virheet projektin tavoitteen muotoilussa
4. Miten määritellään projektin tavoite?
5. Yhteenveto

Johdanto

Projektin tavoite sisältää monia pienempiä tavoitteita ja virstanpylväitä. Se ohittaa ne kaikki vastatessaan kysymykseen “Mitä teemme?”. Mitä siis tulisi sisällyttää sopivaan projektin tavoitteen muotoiluun, jotta se tukisi parhaiten sujuvaa toteutuksen aloitusta?

Mikä on projektin tavoite?

PMBOKin seitsemännessä painoksessa projektin tavoite määritellään seuraavasti:

“Jokin, johon toimet on suunnattu, strateginen asema, saavutettava tavoite, työstettävä tulos, tuotettava tuote tai tarjottava palvelu.”

Projektin tavoitteen ei siis tarvitse olla aineellinen. Vaikka monien projektien tulokset sisältävät tuotteen, sisällön tai ohjelmiston tuottamisen, se voi myös sisältää palvelun tai muutoksen asiakkaassa tai itse organisaatiossa. Esimerkiksi projektin tavoite on:

• Prosessin toteuttaminen asiakkaalla A tämän vuoden joulukuun loppuun mennessä
• Nollapäästöjen saavuttaminen vuoteen 2025 mennessä
• Tuote B:n lanseeraus Euroopan markkinoille tammikuun 2023 loppuun mennessä
• C-tapahtuman järjestäminen 1 000 henkilölle ensi toukokuussa
• Kulujen optimointi ja kustannusten vähentäminen 30 % E-yrityksen D-osastolla
• Valitusten määrän vähentäminen 10 % seuraavalla neljänneksellä.

Haettu tavoite on siten tiiviisti yhteydessä projektin visioon, joka osoittaa syyn tavoitteen tavoittelulle vastaamalla kysymyksiin “miksi?” ja “mihin tarkoitukseen?”.

Yleisimmät virheet projektin tavoitteen muotoilussa

Yksi yleisimmistä virheistä, jotka syntyvät projektin tavoitteen muotoilussa, on olettaa, että kaikki osapuolet “tietävät, mitä tehdä”. Ja seurauksena ei ole tarvetta muotoilla projektin tavoitetta tai laatia siihen liittyviä asiakirjoja. Valitettavasti, vaikka tämä on totta projektin toteutuksen ensimmäisellä viikolla, tavoite hämärtyy nopeasti ja projektin laajuus laajenee ja muuttuu. Siksi spontaani projektin toteutus harvoin tuottaa odotettuja tuloksia.

Tämän vuoksi liiketoimintaprojektin tavoitteen saavuttaminen määräytyy yleensä paitsi projektiasiakirjojen myös KPI:iden, eli keskeisten suorituskykymittareiden, mukaan. Nämä liittyvät yleensä projektibudjetin toteutumiseen, toteutuksen laatuun ja projektin loppuunsaattamiseen käytettyyn aikaan. Näihin liittyvät virheet, jotka useimmiten esiintyvät projektin tavoitteen muotoilussa. Tämä johtuu siitä, että tarkoitetun tuloksen mittaaminen ei ole mahdollista missään keskeisessä näkökulmassa. Esimerkiksi siinä ei ole määritelty:

• Kuinka kauan projektin odotetaan kestävän?
• Mitkä ominaisuudet tuotteella on oltava, jotta projektia voitaisiin pitää valmiina?
• Mikä on toteutukseen varatun budjetin ylittämätön raja?

Estääksemme tällaisten ongelmien syntymisen, on syytä käyttää todistettuja tekniikoita projektin tarkoituksen oikeaan määrittelyyn.

Lue myös: Projektityypit

Miten määritellään projektin tavoite?

Yksi yleisimmin käytetyistä tekniikoista projektin tavoitteen muotoilussa on SMART, joka tarkoittaa:

• S-Spesifinen (Specific) – tavoitteen tulisi olla mahdollisimman tarkka, mutta sen on katettava kaikki projektin mukana olevat toimintakentät
• M-Mitattava – budjetti, toteutusaika, mukana olevien henkilöiden määrä ja kyky asettaa objektiivisia mittareita projektin valmistumisen määrittämiseksi ovat avaimia hyvin määriteltyyn projektin tavoitteeseen
• A-Saavutettavissa (Achievable) – ennakoimattomien olosuhteiden vuoksi voi aina tapahtua, että tavoitetta ei voida saavuttaa, mutta sen asettamishetkellä sen tulisi olla kaikkien sidosryhmien ja projektitiimin mielestä saavutettavissa
• R-Relevantti (Relevant) – projektin tavoite on realistinen, jos se on saavutettavissa organisaation käytettävissä olevilla resursseilla, eikä se vaadi esimerkiksi sataa asiantuntijaa, joita on vaikea löytää ja palkata
• T-Aikarajoitettu – projektilla tulisi olla selkeästi määritelty kesto ja tavoitellun tuloksen saavuttaminen.

Jos haluat nähdä täyttääkö projektisi tavoite SMART-vaatimukset, yritä vastata seuraaviin kysymyksiin:

• Mitä tapahtuu, kun tavoite saavutetaan?
• Inspiroiko ja motivoiko tämä tavoite sinua?
• Onko tämä tavoite kokemuksesi ja tietämyksesi mukaan saavutettavissa?
• Voiko edistymistä kohti tätä tavoitetta seurata ja miten?
• Milloin odotettu tulos ilmestyy?

Yhteenveto

Projektin tavoite on selkeä ja tarkka vastaus kysymykseen “Mitä teemme?”. Vaikka tulokset vaihtelevat suuresti toteutettavan projektin tyypin mukaan, jokaisen tavoitteen tulisi täyttää yllä kuvatut SMART-kriteerit. Toteutuskehyksellä on mahdollista suunnitella ja myös määrittää, toteutetaanko projekti suunnitellusti.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.