Riskianalyysi projekteissa ja työkalut sen helpottamiseksi | #38 Projektinhallinnan aloittaminen

Riskianalyysi auttaa lisäämään mahdollisuuksia projektin onnistuneeseen loppuunsaattamiseen. Mutta millaisia riskejä voi uhata projektia? Mitä työkaluja käyttää niiden tunnistamiseen ajoissa?

Riskianalyysi – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Projektien riskityypit
3. Tekniset riskit
4. Resurssiriskit
5. Liiketoimintaympäristön riskit
6. Riskianalyysityökalut
7. Ishikawa-diagrammi
8. Riskimatriisi
9. Yhteenveto

Johdanto

Riskianalyysi on keskeinen osa projektinhallintaa, koska se mahdollistaa:

• tunnistamisen,
• arvioinnin ja
• vastauksen mahdollisiin riskeihin, joiden huomiotta jättäminen voisi epäonnistaa koko projektin.

Project Management Institute (PMI) -järjestön vuoden 2021 raportin mukaan lähes puolet projekteista ei saavuta tavoitteitaan, ja yli puolet on aikataulusta jäljessä tai ylittää budjetin.

Projektien riskityypit

Kolme yleisintä riskiä, jotka vaikuttavat useimpiin yritysprojekteihin, ovat:

• Tekninen riski – viittaa ohjelmistoihin, laitteistoihin tai prosesseihin liittyviin ongelmiin, jotka voivat estää projektin toteuttamisen
• Resurssiriski – sisältää ongelmat, jotka liittyvät resurssien, kuten työntekijöiden, budjetin tai ajan saatavuuteen
• Liiketoimintaympäristön riski – koskee ongelmia, kuten sääntelyn tai kilpailun muutoksia.

Tarkastellaanpa kutakin niistä tarkemmin, jotta voimme nähdä, miten tunnistaa, analysoida ja vastata kuhunkin riskityyppiin.

Tekniset riskit

Teknisten riskien tehokas tunnistaminen ja analysointi edellyttää yksityiskohtaista analyysiä projektin teknisistä vaatimuksista vastaamalla näihin kysymyksiin:

• Mitkä tehtävät vaativat innovatiivisen teknologian käyttöä?
• Onko organisaatiolla tiimi, joka kehittää, toteuttaa ja ylläpitää projektin teknologiaa? Jos ei,
• Millaisen ratkaisutoimittajan valitsemme ja miten muotoilemme sopimuksen urakoitsijoiden kanssa?

Sinun tulisi myös suorittaa skenaariopohjainen riskianalyysi mahdollisten ongelmien ja niiden seurausten havaitsemiseksi. Teknisten riskien minimoimiseksi kiinnitä erityistä huomiota laadunvalvontaan projektissa ja varmista säännöllinen testaus ja ylläpito. Varaussuunnitelma voidaan myös ottaa huomioon. Projektipäällikön tulisi myös pysyä ajan tasalla teknologisista innovaatioista ja konsultoida asiantuntijoita alalla, jossa projekti toteutetaan.

Resurssiriskit

Resurssiriskien minimoiminen edellyttää asiantuntijoiden ja osaavien työntekijöiden saatavuuden, realistisen budjetin ja keskeytyksettömän tehtävien suorittamisen ajan analysointia.

Analysoidessaan tätä riskityyppiä projektipäällikön tulisi esittää seuraavat kysymykset:

1. Onko organisaatiolla tarpeeksi asiantuntijoita projektin avainalueilla, kuten ohjelmoinnissa, suunnittelussa tai rahoituksessa, esimerkiksi?
2. Onko olemassa riittäviä menettelyjä ja työkaluja resurssien hallintaan, kuten resurssisuunnittelu tai raportointi?
3. Onko projektin budjetissa riittävästi varoja resurssien rekrytoimiseen tai ulkoistamiseen tarpeen mukaan?

Liiketoimintaympäristön riskit

Liiketoimintariskit liittyvät pääasiassa kilpailun dynaamisen kehityksen syntymiseen. Ne voivat myös viitata uusiin sääntöihin, jotka vaikuttavat budjettiin tai projektin aikarajoihin. Hyviä esimerkkejä ovat ratkaisujen sertifiointitarve tai viralliset menettelyt, jotka edeltävät tuloksen tuomista markkinoille tai projektin jatkamisen tarpeellisuus.

Esimerkkikysymyksiä, jotka voivat auttaa projektipäällikköä analysoimaan liiketoimintariskejä, ovat seuraavat:

1. Olemmeko tietoisia mahdollisista sääntelymuutoksista toimialalla, jossa projektimme toimii?
2. Olemmeko analysoineet mahdollisia uhkia kilpailijoilta, kuten uusia tuotteita tai palveluja?
3. Onko meillä varaussuunnitelma, jos liiketoimintaympäristössä tapahtuu haitallisia muutoksia, kuten kysynnän laskua tuotteellemme tai palvelullemme?

Riskianalyysityökalut

Alkuperäiseen riskianalyysiin laajasti käytetty SWOT toimii hyvin. Kuitenkin, kun suoritetaan perusteellista diagnoosia teknisistä, resurssi- ja liiketoimintariskeistä, on parempi valita erityiset erikoistyökalut. Seuraavat ovat tunnettuja tehokkuudestaan:

• Ishikawa-diagrammi, jota kutsutaan myös kaladiagrammiksi sen erottuvan muodon vuoksi, ja
• Riskimatriisi.

Ishikawa-diagrammi

Ishikawa-diagrammi on työkalu ongelmien ja mahdollisten riskien syiden tunnistamiseen ja analysoimiseen. Sen kehitti tohtori Kaoru Ishikawa, japanilainen insinööri ja laatukonsultti. Ishikawa oli tunnettu luennoitsija ja asiantuntija laadunhallinnassa sekä monien muiden laatuun liittyvien työkalujen ja menetelmien, kuten Pareto-diagrammin ja histogrammidiagrammin, luoja. Ishikawa työskenteli pääasiassa teollisuudessa, mutta hänen työkalunsa ja menetelmänsä löysivät myös sovellusta muilla aloilla, mukaan lukien projektinhallinta.

Ishikawa-diagrammi esittää ongelman syy-seuraussuhteena, josta voit poimia ongelman keskeiset syyt. Se voi muun muassa tarjota arvion, joka on suunnattu teknisten riskien löytämiseen. Tämä johtuu siitä, että se voi tunnistaa mahdollisia puutteita tai ongelmia, jotka liittyvät teknologiaan, ja määrittää niiden syyt.

Riskimatriisi

Riskimatriisi ilmestyi ensimmäisen kerran 1950-luvulla ilmailuteollisuudessa, jossa sitä käytettiin lentoturvallisuusriskien arvioimiseen. Työkalu on suosittu ei vain projektinhallinnassa, vaan myös liiketoiminnassa, tieteessä tai turvallisuusanalyysissä.

Riskimatriisi mahdollistaa riskitason määrittämisen jokaiselle vaaralle antamalla sille painoarvon sen esiintymisen todennäköisyyden ja vaikutusten perusteella. Se on yksinkertainen taulukko, jossa rivit edustavat erilaisia riskejä ja sarakkeet edustavat esiintymisen todennäköisyyttä ja vaikutusta.

Riskimatriisidiagrammi koostuu neliöistä, jotka edustavat yksittäisiä riskejä. Jokainen vaara on sijoitettu yhteen neljästä neliöstä, jotka vastaavat riskitason:

• matala,
• keskitaso,
• korkea tai
• erittäin korkea.

Neliöt tarjoavat tietoa riskin esiintymisen todennäköisyydestä ja seurauksista. Käyttämällä riskimatriisia projektipäällikkö voi tunnistaa, mitkä riskit liittyvät projektiin ja harkita, mitä toimenpiteitä on tarpeen toteuttaa niiden minimoimiseksi.

Yhteenveto

Riskianalyysi tunnistaa, arvioi ja vastaa mahdollisiin riskeihin, jotka voivat vaikuttaa projektin onnistumiseen. Kuitenkin nykypäivän liiketoimintaympäristön epävakaus tekee yhä vaikeammaksi analysoida ja tehdä tarkkoja johtopäätöksiä. Uusia riskityyppejä syntyy, jotka liittyvät esimerkiksi kyberturvallisuuteen, inflaatioon tai raaka-aineiden saatavuuteen. Siksi on syytä muistaa, että riskianalyysi on jatkuva, toistuva ja päivitetty prosessi, joka tapahtuu koko projektin ajan.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.