Kuinka luoda projektin riskirekisteri? | #44 Projektinhallinnan aloittaminen

Riskien hallinta projektissa on ratkaisevan tärkeää sen menestykselle. Tutkimusten mukaan vain 30 % projekteista valmistuu ajallaan, ja yli 70 % niistä kamppailee viivästysten tai lisäkustannusten kanssa. Tällaisilta epäonnistumisilta välttyäkseen projektipäällikön tulisi tunnistaa keskeiset riskit ja toteuttaa asianmukaisia vastatoimia, ja tätä varten hän laatii riskirekisterin. Se on työkalu, joka auttaa hallitsemaan ja ennakoimaan projektin riskejä. Mutta miten valmistaa onnistunut riskirekisteri projektin suunnittelua ja toteutusta varten? Lue eteenpäin saadaksesi selville!

Kuinka luoda projektin riskirekisteri? – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Miltä riskitekijöiden rekisterin tulisi näyttää?
3. Kuinka valmistaa riskitekijöiden rekisteri?
4. Yhteenveto

Johdanto

Riski on olennainen osa mitä tahansa projektia. Hallitaksesi sitä tehokkaasti tarvitset työkalun, joka auttaa sinua tunnistamaan, seuraamaan ja reagoimaan tehokkaasti nouseviin esteisiin, toisin sanoen riskirekisterin. Monien yritys- ja organisaatioprojektien onnistunut toteuttaminen on uhattuna jossain vaiheessa toteutusta. Tämän vuoksi projektipäällikön on perehdyttävä riskienhallintamenetelmiin ja -työkaluihin, ja ennen kaikkea – osattava laatia riskirekisteri taitavasti.

Riskirekisteri, jota kutsutaan myös riskipäiväkirjaksi tai riskitekijöiden rekisteriksi, on asiakirja, joka kirjaa kaikki tunnistetut esteet, uhkat tai vaarat. Se sisältää myös niiden analyysin sekä vastatoimet, joita on toteutettava, jos ne ilmenevät projektin aikana. Rekisteristä tulee kokoelma ja tietovarasto kaikista projektiin liittyvistä riskeistä ja mahdollisuuksista.

Miltä riskitekijöiden rekisterin tulisi näyttää?

Riskirekisterin tulisi olla selkeä asiakirja ja sisältää seuraavat tiedot:

• Riskin kuvaus – mikä on riski ja mihin projektin alueeseen se vaikuttaa?
• Mahdolliset seuraukset – mitä uhkia vaarat aiheuttavat projektille? Johtaako se lisävaikutusten syntymiseen? Voimmeko estää ne?
• Ilmenemisen todennäköisyys – onko se satunnainen riski, joka liittyy esimerkiksi tehtävien suorittamisen viivästymisiin; vai onko se harvinainen riski, joka voi vaarantaa koko projektin?
• Prioriteetti – kuinka vakava tämä riski on suhteessa muihin, joilla on samanlainen ilmenemisen todennäköisyys?
• Vastuuhenkilöt – kuka kantaa vastuun riskin asianmukaisesta, nopeasta ja tehokkaasta käsittelystä?
• Riskin vastaussuunnitelma – mitä toimia on toteutettava, kun vaikeuksia ilmenee?

Riskirekisterin tulisi siis kerätä tietoa kaikista tunnistetuista riskeistä, niiden analyysistä sekä vastatoimista. Se tarvitsee myös säännöllistä päivitystä kaikille projektin sidosryhmille, jotta kaikki voivat pysyä ajan tasalla ja reagoida nouseviin riskeihin ja hätätilanteisiin.

Kuinka valmistaa riskitekijöiden rekisteri?

Riskirekisterin valmistaminen koostuu useista vaiheista:

1. Riskin tunnistaminen. Ensimmäinen vaihe on tunnistaa kaikki projektiin liittyvät riskit. Voit tehdä sen järjestämällä aivoriihen tiimin kanssa tai tarkastelemalla projektiin liittyvää kirjallisuutta. Kun olet laatinut pitkän listan riskeistä, analysoi ne jakamalla kaikki mahdolliset uhat teknisiin, resurssiin liittyviin ja projektin liiketoimintaympäristöihin.
2. Riskin arviointi. Kun riskit on tunnistettu, analysoi ne arvioidaksesi niiden mahdollista vaikutusta projektiin. Vastaa kysymyksiin:
• Mitkä riskit ovat todennäköisimpiä? On myös hyvä idea listata ne todennäköisyyden mukaan. Tämä auttaa sinua määrittämään, mitkä tarvitsevat eniten huomiota.
• Mitkä voisivat olla niiden seuraukset? Tässä paras tapa olisi aloittaa lista vakavimmista seurauksista.
3. Riskin vastaussuunnittelu. Analyysin ja priorisoinnin perusteella projektipäällikön tulisi laatia vastaussuunnitelma jokaiselle tunnistetulle riskille. Mieluiten määrittele toimenpiteet, joita on toteutettava, jos riski toteutuu. On myös hyvä idea laatia varaussuunnitelma, kaavio, jossa on skenaarioita ja ohjeita siitä, miten toimia, kun tällaisia tapahtumia ilmenee, ja jonka voit toteuttaa heti, kun se tapahtuu.
4. Päivitä rekisteri. Riskirekisteriä tulisi päivittää säännöllisesti, jotta tunnistettuja riskejä voidaan seurata ja hallita asianmukaisesti, sekä lisätä uusia tarpeen mukaan projektin edetessä.

Yksi yleisimmistä virheistä riskirekisteriä valmistettaessa on riittämätön analyysi riskien syistä ja riittämätön riskivastausten suunnittelu. Tämän virheen välttämiseksi projektipäällikön tulisi omistaa aikaa ja huomiota analyysille ja suunnittelulle. Tällä tavoin hän tai hän saa varmuuden siitä, että todennäköisimmät riskit on tunnistettu asianmukaisesti.

Yhteenveto

Riskirekisteri on työkalu projektin toteuttamiseen liittyvien riskien hallintaan ja ennakoimiseen. Se sisältää yksityiskohtaista tietoa tunnistetuista riskeistä, niiden analyysistä ja vastatoimista. Lisäksi projektitiimin tulisi tehdä yhteistyötä rekisterin laatimisessa projektin suunnitteluvaiheessa ja sitten pitää se ajan tasalla ja kaikkien projektin sidosryhmien saatavilla.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.