Hybridityö – miten johtaa tiimiä menestyksekkäästi? | #31 Projektinhallinnan aloittaminen

Riippumatta siitä, miten näemme hybridityön, kohtaamme usein haasteen – kuinka johtaa tiimiä, kun osa ihmisistä on toimistolla ja osa työskentelee etänä, ja heidän suhteensa muuttuvat jatkuvasti.

Hybridityö – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Viestintä hybriditiimissä
3. Tehokas tiedonvaihto
4. Tiimin työn tekninen tuki
5. Suhteiden ylläpitäminen
6. Yhteenveto

Johdanto

Projektitiimin johtaminen, joka työskentelee hybridimallissa, on vaikeampaa verrattuna pelkästään etä- tai paikan päällä työskentelyyn. Loppujen lopuksi, kuinka valvoa, kun osa tiimin jäsenistä työskentelee toimistolla ja toiset etänä?

Projektipäällikkö kohtaa useita keskeisiä haasteita. Näitä ovat:

• viestintäsääntöjen määrittäminen tiimissä
• sujuvan tiedonvaihdon varmistaminen
• teknologinen tuki toimiston ulkopuolella työskenteleville
• suhteiden ylläpitäminen.

Viestintä hybriditiimissä

Tehokkaasti työskentelemiseksi hybridimallissa on tarpeen määrittää viestintäsäännöt. Kun ei riitä, että kysyt naapuripöydässä työskentelevältä henkilöltä hänen mielipidettään työstäsi, on syytä tehdä järjestelyjä käyttää erilaisia työkaluja erityisiin tarkoituksiin. Esimerkiksi voit lähettää lyhyen kysymyksen chatissa, käyttää sähköpostia monimutkaisemmissa asioissa ja järjestää videokonferenssin keskustellaksesi monia ihmisiä vaativista monimutkaisista aiheista.

Uuden tiimin kanssa on myös hyvä varmistaa, että kaikki tietävät:

• Mitkä ovat kunkin henkilön vastuut,
• Kuinka ottaa yhteyttä muihin tiimin jäseniin, ja
• Mitkä ovat odotukset viestinnän tiheydelle?

Tätä varten voit käyttää statuksia yrityksen chat-huoneessa tai luoda yhteystiedot-taulun projektinhallintatyökalussa. On myös syytä keskustella lyhyesti viestinnän aiheesta yhdessä projektikokouksista.

Tehokas tiedonvaihto

Kun viestintäsäännöt on määritetty, on aika miettiä sen sisältöä. On hyvä varmistaa, että tietoa jaetaan ja että kaikilla tiimissä on pääsy resursseihin työnsä suorittamiseksi.

Käyttämällä erityistä ohjelmistoa, kuten Firmbee, voit helposti ratkaista seuraavat asiat:

• tehtävien jakaminen,
• tiedonvaihto projektin nykytilasta,
• projektikokousten päivämäärien asettaminen, tai
• projektin seurannan tulosten jakaminen.

Projektipäällikön tulisi varmistaa, että tieto on kaikkien saatavilla riippumatta siitä, missä he työskentelevät. Tämä on erityisen tärkeää niille, jotka työskentelevät jaettujen tiedostojen parissa, jotka paikan päällä työskennellessä saattoivat olla tallennettuina palvelimille, jotka estävät etäkäytön. Sinun on ehkä mietittävä pilviratkaisuja tai muuten aikataulutettava suorittamasi tehtävät.

Tiimin työn tekninen tuki

Keskeinen osa onnistunutta toimintaa hybridimallissa on teknisten edellytysten asettaminen keskeytymättömälle toiminnalle. Perusasiat ovat:

• nopea internetyhteys
• tietokone tai kannettava tietokone ja
• työhön tarvittava ohjelmisto.

Projektipäällikön tulisi varmistaa, että kaikilla etätyötä tekevillä työntekijöillä on oikeat työkalut, laitteet ja pääsy yrityksen verkkoon.

Suhteiden ylläpitäminen

Suhteiden ylläpitäminen tiimin sisällä jää usein huomiotta, mutta on yhtä tärkeää kuin tekninen tuki ja viestintä, joka liittyy suoraan projektin toteuttamiseen. Kuitenkin hybridimallissa toimistolla läsnä olevilla työntekijöillä ei ole aikaa rakentaa ihmissuhteita.

Kun suurin osa työstä on etätyötä, yrityksen pääkonttorilla vieraillessaan jokainen projektin osallistuja aikatauluttaa kokoukset yksilöllisesti. Joskus käy ilmi, että koko päivän he tapaavat kaikkia kollegoita ja ulkopuolisia asiantuntijoita, jotka ovat mukana tehtävissä. Tämän seurauksena tiimin tapaamiseen ei jää tarpeeksi aikaa, mikä toimii yhdessä yrityksen pääkonttorilla vain teoriassa.

Siksi hybridityöhön liittyvät riskit ovat:

• tiimien hajoaminen,
• tiimivastuun vähentäminen projektista ja
• emotionaalisen sitoutumisen puute yritykseen.

Ei vain etätyötä tekevät voivat tuntea itsensä eristyneiksi muusta tiimistä. Siksi on niin tärkeää huolehtia hyvästä ilmapiiristä työskennellessä yhdessä. Remedy “hybridin” vaivoihin voi sisältää säännöllisiä ryhmäprojektikokouksia, joita täydentävät yksilölliset keskustelut työntekijöiden kanssa.

Yhteenveto

Projektitiimin johtaminen, joka työskentelee hybridimallissa, vaatii projektipäälliköltä viestintäsääntöjen määrittämistä ja sujuvan tiedonvaihdon varmistamista. On myös olennaista ylläpitää tiimisuhteita, tarjoten aikaa ja tilaa kokouksille sekä digitaalisessa ympäristössä että toimistolla.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.