Kuinka valita paras projektinhallintaohjelmisto? | #11 Projektinhallinnan aloittaminen

Paras projektinhallintaohjelmisto on sellainen, jota et näe. Se hoitaa tehtävänsä ilman suurta huomiota. Se on helppo käyttää ja sisältää kaikki tarvittavat toiminnot. Mutta mitä nämä “tarvittavat” toiminnot sisältävät? Lue eteenpäin saadaksesi selville!

Paras projektinhallintaohjelmisto – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Projektimallit
3. Näkymät
4. Integraatiot
5. Toiminta-alueet
6. Yhteenveto
7. Tutustu projektinhallintaohjelmistoomme

Kuinka valita paras projektinhallintaohjelmisto? Johdanto

Ennen kuin siirrymme keskustelemaan erityisistä projektinhallintaohjelmista, mietitään mitä toimintoja sen tulisi suorittaa. Olemme jakaneet tämän päivän aiheen kolmeen osaan. Ensinnäkin tarkastelemme eri ohjelmissa tarjottuja näkymiä. Toisessa osassa käsittelemme tarvittavia integraatioita. Ja kolmannessa tarkastelemme, mitä organisaation toiminta-alueita tällaisen ohjelmiston tulisi kattaa.

Projektimallit

Useimmat ohjelmat mahdollistavat useiden projektien hallinnan itsenäisesti. Tämä on huomionarvoista, jos käsittelet ohjelmia tai projektisalkkua, ja jos projektipäälliköt organisaatiossasi työskentelevät useamman projektin parissa samanaikaisesti, tai jos johdat projekteja, joilla on toistuva virta – silloin on syytä luoda oma projektimalli, jota voidaan käyttää toistuvasti.

Kuitenkin, jos käytät ohjelmaa ensimmäistä kertaa tai se on räätälöity projekti, voit käyttää valmiita malleja. Ne helpottavat ja nopeuttavat uuden projektin aloittamista. Tämä johtuu siitä, että ne auttavat sinua aloittamaan heti valmiissa ympäristössä, joka on esiasetettu ja suunniteltu projektinhallintaan esimerkiksi Scrum- tai Prince2-menetelmällä.

Näkymät

Riippumatta valitusta mallista tai menetelmästä, projektinhallintaohjelmisto sisältää useimmiten standardinäkymiä. Ne näyttävät valitun näkökulman projektin toteutuksesta selkeästi. Meille tärkeimmät näkymät ovat:

• Aikajana – joka voidaan skaalata kattamaan koko projektin keston tai valitun ajanjakson,
• Tehtävälista – esikatsellaksesi tällä hetkellä käynnissä olevia, juuri valmistuneita tai pian suoritettavia tehtäviä,
• Kalenteri – aikataulu kokousten ja ryhmätoimintojen suunnitteluun,
• Analyysityökalut – eli kaaviot ja tietovisualisoinnit projektin toteutuksen ja yksittäisten tiimin jäsenten työkuormasta raporttien laatimista varten,
• Tiimi – lista projektissa mukana olevista henkilöistä yhteystietoineen.

Integraatiot

Projektinhallintaohjelmaa valitessa integraatioihin, eli siihen, mitkä ohjelmat ja sovellukset työkalumme tukee, kiinnitetään harvemmin huomiota. Tämä johtuu siitä, että jotkut hallintaohjelmat, kuten Firmbee, ovat monoliitteja. Tämä on alusta, joka tarjoaa kattavan tuen kaikille projektiin liittyville tehtäville – tehtävälistoista ja muistiinpanoista laskujen käsittelyyn ja jopa tiimin rekrytointiprosessiin.

Joskus kuitenkin ohjelma, joka helpottaa projektinhallintaa, toimii niin sanottujen mikroservicen kokoelmana, eli yhteistyössä toimivien moduulien kokoelmana, joita voidaan kytkeä päälle ja pois. Tässä tapauksessa integraatiot osoittautuvat erittäin hyödyllisiksi. Näihin voi kuulua yhteyksiä esimerkiksi:

• ulkopuolisiin kalentereihin (esimerkiksi Google tai Apple Kalenteri), mikä mahdollistaa esimerkiksi kokouskutsujen lähettämisen,
• viestimiin – kuten Microsoft Teams, Zoom tai Slack, mikä helpottaa viestintää ilman, että sisältöä tarvitsee kopioida tai siirtää,
• erilaisten formaattien lukijoihin, jotta voit helposti esikatsella asiakirjojen tai kuvafailien sisältöä,
• sähköpostiin – tehtävien lisäämiseksi suoraan sähköpostilla,
• myyntityökaluihin verkkokaupassa, kuten Salesforce, Zoho Desk ja Zendesk,
• pilveen suurempien projektitiedostojen tallentamiseksi ja jakamiseksi
• turvallisuus- ja valtuutustyökaluihin on erityisen tärkeää, erityisesti työskenneltäessä toimiston ulkopuolella ja vähemmän turvallisten Internet-yhteyksien kanssa,
• erikoistuneisiin raportointityökaluihin, kuten Power BI, Looker tai Google Sheets, esimerkiksi.

Kun valitset tiettyä ohjelmaa, on myös syytä kysyä itseltäsi toimiiko se vain tietokoneella vai onko sillä myös mobiilisovellus.

Toiminta-alueet

Ohjelmiston tukemat projektin toteutuksen ensisijaiset alueet ovat tehtävien hallinta ajan myötä sekä budjetin visualisointi. Kuitenkin, riippuen toteutettavan projektin tyypistä, moduulit kuten:

• yhteystiedot – erityisesti jos projektin toteutukseen liittyy yhteistyötä freelancerien tai useiden asiakasedustajien kanssa,
• kampanjat – kun markkinointi- tai myyntitoimet ovat osa projektia,
• asiakirjat – kun on tarpeen jakaa erilaisia materiaaleja,
• henkilöstöhallinta – vaihtoehto, joka on erityisen hyödyllinen, kun projektitiimiä muodostetaan tai henkilöstöä on tarpeen täydentää projektin toteutuksen aikana,
• rahoitus – projektin budjetin yleisen tilan lisäksi on hyödyllistä, että käytettävissä on työkalu, joka mahdollistaa kulujen kokoamisen eri tarkoituksiin tai vertaamaan projektin kannalta tarpeellisten tuotteiden ja palveluiden tarjouksia.

Yhteenveto

Projektinhallintaohjelmiston olennaiset toiminnot ovat työn organisoinnin ja suunnittelun helpottaminen. Mallien käyttäminen – olipa ne valmiita tai itse luotuja – helpottaa aloittamista huomattavasti. Ja selkeät näkymät, jotka kuvaavat projektin toteutuksen erityisiä näkökohtia, tekevät päivittäisistä tehtävistä miellyttävämpiä ja yksinkertaisempia. Integraatiot puolestaan tarkoittavat, että voimme käyttää suosikkiohjelmistoamme yhdistämällä sen siihen, jota käytämme projektin hallintaan. Ellei tietenkään se ole tarpeeksi monimutkainen yhdistämään moduuleja, jotka mahdollistavat viestinnän, taloushallinnan ja henkilöstöhallinnan.

Tutustu projektinhallintaohjelmistoomme:

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.