Miten käyttää virstanpylväitä oikein projektissa? | #19 Aloittaminen projektinhallinnassa

Projektin elinkaaren aikana on monia ratkaisevia hetkiä. Projektitiimi, yhdessä projektipäällikön ja sidosryhmien kanssa, vastaa kysymykseen siitä, onko tietty projekti vaihe saatu päätökseen. Onko kaikki hyväksymiskriteerit täytetty? Tarvitseeko jotain vielä parantaa vai onko mahdollista edetä? Nämä hetket merkitään virstanpylväillä – aloituksilla ja päätöksillä.

Virstanpylväät projektissa – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Virstanpylväiden historia
3. Virstanpylväiden rooli
4. Virstanpylväiden asettaminen
5. Virstanpylväät projektissa – yhteenveto

Johdanto

Jokainen tähän mennessä saavutettu virstanpylväs merkitsee tärkeää kohtaa projektin toteutuskartalla. Se sisältää projektin alun, tiimikokouksen, sopimuksen allekirjoittamisen tai tärkeän testivaiheen valmistumisen, joka liittyy tuotteen tai palvelun toteutukseen. Mutta miksi on tärkeää määritellä ne jo projektin suunnitteluvaiheessa?

Virstanpylväiden historia

Virstanpylvään idea – nimen ja symbolin merkitys projektin avainhetkelle – on peräisin muinaisten roomalaisten käytännöistä. He merkkasivat sivilisaationsa laajuuden virstanpylväillä ja samalla kartoittivat alueen, jota he matkustivat.

Roomalaiset pystyttivät kivipylväitä teiden varrelle säännöllisin välein, tasaisesti joka mailin välein. Ne palvelivat paitsi reitin merkitsemiseen myös näyttämään etäisyyden Roomasta tai provinssin pääkaupungista, jossa ne sijaitsivat. Vastaavasti projektin symboliset virstanpylväät näyttävät, kuinka paljon työtä on jo takana ja antavat kuvan tiestä, joka johtaa tehtävään.

Virstanpylväiden rooli

Virstanpylväs merkitsee kriittistä hetkeä tiellä, joka johtaa projektin aloituksesta tavoitteeseen. Siksi, kuten roomalaiset opasteet, virstanpylväät projektissa eivät voi tapahtua liian usein. Tämä johtuu siitä, että ne palvelevat useita keskeisiä toimintoja projektissa:

• tarjoavat mahdollisuuden jälkipuintiin – virstanpylvään saavuttaminen yhdistetään usein tiimikokoukseen, jossa tiimin jäsenet keskustelevat havainnoistaan työnsä edistymisestä ja pohtivat, miten yhteistyötä tiimissä voitaisiin parantaa,
• muuttuvat voimakkaaksi motivoivaksi työkaluksi – koska virstanpylväät merkitsevät lyhyen ja keskipitkän aikavälin tavoitteita, ne motivoivat tehokkaammin kuin kaukainen tavoite, joka ohjaa koko projektin valmistumista. Ne myös mahdollistavat sen ymmärtämisen, kuinka paljon on jo saavutettu,
• esittävät projektin edistymisen – hyvin usein virstanpylvään saavuttamiseen liittyy sidosryhmille lähetettävä tieto tai raportti projektin tilasta.

Virstanpylväiden asettaminen

Kuinka siis asetetaan virstanpylväitä oikealla volyymilla ja taajuudella? Tässä ei ole universaaleja sääntöjä, mutta niiden määrittämisessä ohjelmisto, jossa luomme projektin aikataulun ja suunnitelman, on todella hyödyllinen.

1. Tavoitteet – Virstanpylväät on helpointa poimia, jos aloitamme luomalla pitkän listan tärkeimmistä tehtävistä ja ryhmittelemme ne sitten suuremmiksi kokonaisuuksiksi, joita toteutetaan samanaikaisesti. Tällä tavoin eristämme tavoitteet ja niiden saavuttamisen hetki mahdollistaa virstanpylvään asettamisen.
2. Keskeiset tehtävät – Kiinnitä ensinnäkin huomiota virstanpylväisiin, jotka merkitsevät kriittisiä tehtäviä, ilman joita projekti ei voi jatkua. Siksi on tärkeää määritellä, mitä on saavutettava, jotta virstanpylväs voidaan asettaa, mutta myös määritellä varasuunnitelma, joka tarjoaa ratkaisun, jos jokin virstanpylväs jää väliin.
3. Tiimin sitoutuminen – Hyvin määritellyn virstanpylvään saavuttamiseen tarvitaan yleensä koko tiimi.
4. Aikaväli – peräkkäisten virstanpylväiden saavuttamisen tulisi edetä melko tasaisesti projektin kannalta, sekä niiden motivoivan vaikutuksen että tiimin rytmin vuoksi.

Yhteenveto

Jokaisen virstanpylvään valmistumispäivämäärä on tärkeä työkalu projektin hallinnassa, tiimin motivaation lisäämisessä ja työn edistymisen seuraamisessa. Valitse ne huolellisesti ja määrittele ne hyvin. Tämä varmistaa, että jokainen saavutettu virstanpylväs on tiimin menestyksen juhla sekä tärkeän projektivaiheen päättäminen, joka avaa seuraavan tehtäväalueen.

Oletko kiinnostunut projektinhallinnasta? Seuraa sarjaamme, jotta et jää paitsi yhdestäkään artikkelista.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.