Tämän päivän artikkelissa keskustelemme projektien priorisoinnista. Onko tärkeämpää ryhtyä riskialttiiseen projektiin, joka voi nopeasti tuottaa suuren voiton? Vai onko tärkeämpää saattaa päätökseen ratkaisujen kehittäminen, jotka voivat tuottaa alhaisempia mutta pitkäaikaisia voittoja ja ovat toteutuksen viimeisissä vaiheissa? Monilla organisaatioilla on useita projekteja käynnissä samanaikaisesti. Miten priorisoit niitä rajallisilla resursseilla?

Projektien priorisointi – sisällysluettelo:

  1. Projektien priorisointi – johdanto
  2. Eisenhowerin matriisi
  3. moSCoW
  4. DICE
  5. Projektien priorisointi – yhteenveto

Projektien priorisointi – johdanto

Seuraavassa tekstissä tarkastelemme suosituimpia menetelmiä, jotka helpottavat päätöksentekoa projektien priorisoinnissa – sekä itsenäisesti toteutettavia että ohjelmaan tai projektisalkkuun kuuluvia. Keskustelemme Eisenhowerin matriisista, jota käytetään paitsi projektien priorisoimiseen myös niissä toteutettaviin tehtäviin. Tarkastelemme myös tarkemmin Dai Cleggin luomaa usein käytettyä MoSCoW-menetelmää sekä Boston Consulting Groupissa 90-luvun puolivälissä kehitettyä DICE-mallia.

Eisenhowerin matriisi

Eisenhowerin matriisi mahdollistaa projektien priorisoinnin asettamalla ne kahden akselin määrittämään tilaan – mikä on kiireellistä ja mikä on tärkeää. Niitä esittelee yleinen kaavio:

Projektien priorisoinnin kaavio

moSCoW

Oracleista tuli MoSCoW-tekniikan pioneeri. Sitä mainitaan myös tehokkaana priorisointimenetelmänä viimeisimmässä Project Management Body of Knowledge (PMBOK) -julkaisussa yhdessä monikriteerianalyysin kanssa. Se jakaa projektit neljään kategoriaan:

  • Must-haves – eli projekteja, jotka on saatettava päätökseen, koska ne ovat elintärkeitä yrityksen toiminnalle; näihin kuuluvat esimerkiksi turvallisuuden perustaminen ja pääsyoikeuksien määrittäminen yrityksen pilvessä, taloudellisten raporttien ja lausuntojen valmistelu sijoittajalle tai ratkaisujen toteuttaminen avainasiakkaalla,
  • Should-want – eli ne, jotka tulisi toteuttaa, koska niiden laiminlyönti voisi heikentää yrityksen suorituskykyä; tämä voisi olla esimerkiksi pääkonttorin siirtäminen kätevämpään sijaintiin tai uuden myyntialustan käyttöönotto, joka on kasvattamassa suosiotaan,
  • Could-have – eli projekteja, jotka toteutetaan “jos aika sallii”, koska niiden todennäköisyys vaikuttaa positiivisesti yritykseen; esimerkki projektista tässä kategoriassa voisi olla osallistuminen alan tapahtumaan tai kilpailun järjestäminen urakoitsijoille,
  • Will not have – eli ne, joita voidaan toteuttaa tulevaisuudessa, mutta jotka eivät tällä hetkellä ole prioriteettilistalla.

DICE

DICE-menetelmä muuntaa projekteille annetut prioriteetit numeerisiksi arvoiksi ja se on käytössä yli 1 000 suuressa organisaatiossa ympäri maailmaa. DICE-akronyymi koostuu seuraavista osista:

  1. D (Kesto) – projektin kesto, jolle annetaan seuraavat arvot:
    • 1 – kun projekti kestää alle 2 kuukautta
    • 2 – kun projekti kestää 2-4 kuukautta
    • 3 – kun projekti kestää 4-8 kuukautta
    • 4 – kun projekti kestää yli 8 kuukautta
  2. I (Tiimin Suorituskyky) – tiimin kyky, erityisesti projektipäällikön, toteuttaa projekti onnistuneesti, jolle annetaan seuraavat pistearvot:
    • 1 – erittäin hyvä
    • 2 – hyvä
    • 3 – keskinkertainen
    • 4 – heikko
  3. C (Sitoutuminen) – tukitasot, jotka koostuvat kahdesta osasta
    • C1 – näkyvä tuki projektille sponsorilta tai hallitukselta
    • C2 – tuki henkilöiltä, joita projektin toteuttaminen koskee, joille jokaiselle annetaan seuraavat arvot:
    • 1 – selkeästi viestitty tuki
    • 2 – melko selkeä tuki
    • 3 – neutraali asenne
    • 4 – selkeä vastustus
  4. E (Ponnistus) – projektiin tarvittava ponnistus, joka ylittää yrityksen päivittäiset velvoitteet, missä arvot näyttävät tältä:
    • 1 – alle 10 % lisäliikettä
    • 2 – 10-20 % lisäliikettä
    • 3 – 20-40 % lisäliikettä
    • 4 – yli 40 % lisäliikettä

DICE:n arvo lasketaan seuraavalla kaavalla: D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + E

Pisteiden mukaan voidaan määrittää, kuinka todennäköisesti suunniteltu projekti onnistuu, ja siten, onko sen arvo sijoittaa korkealle prioriteettilistalla:

  • 7 – 14 – voittoalue – projekti on erittäin hyvässä asemassa toteutettavaksi
  • 14 – 17 – vaaravyöhyke – projekti on jossain määrin onnistumismahdollisuuksissa
  • yli 17 – epätoivon vyöhyke – projektin lopputulosta on vaikea ennustaa tai projekti tuskin onnistuu.
Projektien priorisointi

Projektien priorisointi – yhteenveto

priorisointityökalujen käyttö on järkevää.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.

Caroline Becker

Projektipäällikkönä Caroline on asiantuntija uusien menetelmien löytämisessä parhaiden työnkulkujen suunnittelemiseksi ja prosessien optimoinniksi. Hänen organisatoriset taitonsa ja kyky työskennellä aikarajoitteiden alla tekevät hänestä parhaan henkilön monimutkaisten projektien toteuttamiseen.

View all posts →

The most important questions

  1. Mitä muita projektin priorisointimenetelmiä käytetään yleisesti liiketoiminnassa?

    Useiden samanaikaisesti useita projekteja toteuttavien yritysten suosimien menetelmien joukossa on syytä mainita Q-lajittelu. Siinä arvioidaan projekteja pareittain yhden tietyn kriteerin mukaan. Esimerkiksi vastaamalla kysymykseen, mikä kahdesta projektista on organisaatiolle tärkeämpi toteuttaa. Tämä mahdollistaa niiden lajittelun tärkeimmästä vähiten tärkeään.

  2. Voinko käyttää Eisenhowerin matriisia tehtävien priorisoimiseen projektissa?

    Kyllä, matriisi on suosittu tehtävien priorisoimisessa projektin backlogissa, esimerkiksi työskenneltäessä Scrumissa tai Scrumbanissa.

Getting started with project management:

  1. Mitä on projektinhallinta?
  2. Mikä on projekti?
  3. Projektien priorisointi
  4. Projektitoiminnan alueet
  5. Projektinhallinnan menestyksen määritelmä
  6. Miksi käyttää projektinhallintaohjelmistoa?
  7. Projektinhallintaohjelmiston yleiskatsaus
  8. Projektin elinkaaren vaihe
  9. Projektin tavoite. Mikä se on ja miten se määritellään hyvin?
  10. Mikä on projektin visio?
  11. Projektin käynnistämisvaihe - mihin kiinnittää huomiota?
  12. Projektinhallinnan suunnittelun alue
  13. Mikä on projektin aikataulu ja mihin sitä käytetään?
  14. Miten käyttää virstanpylväitä projektissa?
  15. Projektin epäonnistuminen. 5 syytä, miksi projektit epäonnistuvat
  16. Projektin päättämisen tärkeys
  17. Projektin toteutus
  18. Projektinhallintamenetelmät
  19. Projektityypit
  20. Hyödyllisimmät projektipäällikön taidot
  21. Miten tulla projektipäälliköksi?
  22. Miten valmistella onnistunut projektin varasuunnitelma?
  23. 5 kirjaa, jotka jokaisen projektipäällikön tulisi lukea
  24. Miten perustaa projektitiimi?
  25. Työpakettirakenne - kuinka delegoida työtä projektissa?
  26. Projektipäällikön tärkeimmät tehtävät ja vastuut
  27. Miten hallita projekteja?
  28. Miten valita paras projektinhallintaohjelmisto?
  29. Miten johtaa tiimiä hybridityön aikana?
  30. Haasteet, joita projektipäälliköt kohtaavat työskennellessään tiimin kanssa
  31. Projektikokousten tyypit
  32. 4 esimerkkiä projekteista
  33. Kuinka kirjoittaa vakuuttava
  34. Toteutettavuustutkimus – voimmeko toteuttaa tämän projektin?
  35. Miten määritellään projektin laajuus ja vältetään laajuuden laajentuminen?
  36. Riskianalyysi projekteissa ja sen helpottamiseen tarkoitetut työkalut
  37. Miten luoda projektibudjetti?
  38. Aikahallinta projektissa
  39. Mikä on sidosryhmärekisteri?
  40. Gantt-kaavio projektinhallinnan suunnittelussa
  41. Miten luoda projektin riskirekisteri?
  42. Lähteet ja muutoksen alueet projektissa
  43. Projektinhallinnan muutosmallit
  44. Projektimarkkinointi
  45. Projektin riskienhallintastrategiat
  46. Miten luoda projektin peruskirja?
  47. 4P:t johtamisessa: projekti, tuote, ohjelma ja portfolio
  48. Projektin seuranta. Mitä parametreja seurata?
  49. Mikä on Agilen jälkeen? Menetelmät projektinhallinnassa