Kuinka hallita projekteja? | #3 Aloittaminen projektinhallinnassa

Projektinhallintamenetelmät ovat sääntöjen ja prosessien kokoelma, joka kuvaa projektin elinkaarta alusta loppuun. Jokainen näistä menetelmistä korostaa erilaisia ​​näkökohtia projektissa. Mutta avain oikean menetelmän valitsemiseen on ymmärtää, mistä projekti itsessään on kyse. Miten hallita projekteja? Lue artikkelimme ja opi lisää.

Miten hallita projekteja? – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Yleiskatsaus projektinhallintamenetelmiin
3. Vesiputous
4. Agile
5. Yhteenveto
6. Tutustu projektinhallintaohjelmistoomme

Johdanto

Tarvitsetko erittäin yksityiskohtaisen toimintasuunnitelman ennen kuin ryhdyt töihin? Tarvitset sitä, kun rakennat taloa, sillä projekti määrittelee työn suorittamisen järjestyksen ja kaikki yksityiskohdat – jopa sähköpistokkeiden sijainnin. Työ on suoritettava tietyssä järjestyksessä ja tietyllä vauhdilla, jotta saavutetaan toivottu tulos, kun taas muutokset projektiin ovat kalliita ja riskialttiita. Siksi lineaarisesti organisoidun, ennakoivan projektin hallinnoijan tehtävä on ensisijaisesti varmistaa, että koko tiimi noudattaa tiukasti suunnitelmaa.

Hallinta näyttää täysin erilaiselta, kun haluamme luoda sovelluksen vaivattomaan pysäköintipaikan varaamiseen. Voit keksiä idean siitä, miten sen pitäisi toimia, ja sitten ulkoistaa työn ohjelmoijille, suunnittelijoille ja graafisille suunnittelijoille. Ehkä sovellus toimii juuri niin kuin olemme suunnitelleet. Kuitenkin voi käydä ilmi, että se ei täytä käyttäjien odotuksia. Siksi toinen lähestymistapa – iteratiivinen tai mukautuva lähestymistapa – keskittyy tarkoitukseen ja joustavuuteen.

Millainen sovellus tulee olemaan ja mitä toimintoja sillä lopulta on, määritellään toteutuksen aikana. Voimme luoda monia erilaisia versioita sekä ominaisuuksia, joita ei käytetä lopullisessa tuotteessa. Tämä riippuu nykyisistä, muuttuvista asiakkaiden tarpeista. Tärkeintä on, että sovellus täyttää tarkoituksensa. Hallinnoijan päätehtävä tällaisessa projektissa on viisaasti mukauttaa tiimin toiminnot muuttuviin markkinavaatimuksiin ja projektin toteutuksen ehtoihin.

Kun tunnistamme, minkä tyyppisestä projektista on kyse, on aika valita oikea hallintomenetelmä. Aloitetaan siis yleiskatsauksella hallintamenetelmistä.

Yleiskatsaus projektinhallintamenetelmiin

Projektinhallinnan yleisimmät lähestymistavat voidaan jakaa seuraaviin:

• Lineaarinen, myös ennakoivana tunnettu – jossa on tärkeää suorittaa suunnitellut tehtävät ja vaiheet yksi kerrallaan, ja yhden vaiheen valmistuminen on usein edellytys seuraavan aloittamiselle. Se helpottaa monimutkaisten ja toistuvien projektien hallintaa
• Iteratiivinen, tai mukautuva tai evolutiivinen – jossa monet projektin näkökohdat toteutetaan samanaikaisesti, ja tavoite saavutetaan luomalla peräkkäisiä versioita toimivasta tuotteesta, jota parannetaan saavutettujen tulosten analysoinnilla, korjaamalla ja yksityiskohtaisemmalla tarkastelulla, eli iteroinnilla

Näiden kahden ääripään välillä on koko spektri väliin jääviä hallintalähestymistapoja, jotka yhdistävät lineaarisia ja iteratiivisia elementtejä. Erityisten menetelmien joukossa käytetyimmät ovat:

• Vesiputous
• Agile
• Scrum
• Scrumban
• Kanban
• Extreme programming (XP)
• Lean
• Prince2
• Six Sigma
• Kriittinen polku -menetelmä (CPM)
• Kriittinen ketju projektinhallinta (CCPM)

Käsittelemme kahta ensimmäistä hallintomenetelmää alla. Kuitenkin muiden yksityiskohtainen kuvaus esitetään seuraavassa artikkelissa.

Vesiputous

Vesiputousmenetelmää, tai vesiputousmallia, pidetään klassisena projektinhallintamenetelmänä. Se on lähinnä lineaarista lähestymistapaa. Tässä lähestymistavassa projekti jaetaan seuraaviin vaiheisiin:

• vaatimusten tunnistaminen
• vaatimusten analysointi
• ratkaisun suunnittelu
• tuotteen kehittäminen
• testaus
• toteutus

Siirryt seuraavaan vaiheeseen vasta, kun edellinen on saatu päätökseen. Siksi vesiputous toimii pääasiassa hyvin määritellyissä, toistuvissa projekteissa, joita toteutetaan suhteellisen vakaassa ympäristössä.

Sen etuja ovat projektin tarkoituksen ja työskentelytapojen selkeä määrittely projektin ensimmäisestä vaiheesta alkaen, joka keskittyy ohjeiden keräämiseen kaikilta sidosryhmiltä. Vesiputousmallia valitaan myös usein, koska se on suhteellisen helppo hallita ja sillä on suuri merkitys projektin dokumentaatiolle, mikä helpottaa ulkoisia tarkastuksia ja mahdollistaa tehtävien suorittamisen historian seuraamisen.

Tällä mallilla on myös haittapuolia. Vakavimpia on oletus, että organisaatio tai asiakas tietää tarkalleen, mitä tulosta he haluavat alusta alkaen, ja heidän odotuksensa eivät muutu projektin aikana. Toinen suuri ongelma on tarve ennakoida optimaalinen tapa suorittaa tehtävät jo suunnitteluvaiheessa. Tämä mahdollistaa tarkemman budjetoinnin, mutta on itsessään virhealtis ja kallis – vaatii paljon asiantuntijoiden työtä projektin alkuvaiheessa.

Agile

Agile, joukon ketteriä projektinhallintamenetelmiä, syntyi vastauksena vesiputousmallin ongelmiin. Se on lähimpänä vastakohtaansa, iteratiivista ja evolutiivista lähestymistapaa. Tämä johtuu siitä, että ketterä projektinhallinta keskittyy jatkuvaan parantamiseen.

Agile Manifeston mukaan seuraavat arvot ovat ensisijaisia projektin toteutuksessa:

• ihmiset ja vuorovaikutus prosessien ja työkalujen sijaan
• toimiva tuote laajan dokumentaation sijaan
• yhteistyö asiakkaan kanssa sopimuksen neuvottelun sijaan
• muutokseen reagoiminen asetetun suunnitelman toteuttamisen sijaan

Ketterän projektinhallinnan etuja ovat muutoksen jatkuvuus ja tiimin jäsenten sekä sidosryhmien tiivis yhteistyö. Yksi suurimmista haitoista on kuitenkin korkea viestintästandardien vaatimus. Tämä johtuu siitä, että Agile-mallissa vaaditaan usein ja syvällistä asiakasosallistumista. Vuorostaan, sopimukseen pääseminen voi osoittautua työlääksi, ristiriitaiseksi ja vaikeaksi koordinoida, erityisesti kun mukana on monia ihmisiä.

Yhteenveto

Oikean projektinhallintamenetelmän valinnan avain on ymmärtää projektin erityispiirteet ja sijoittaa se kahden ääripään väliin: lineaaristen ja evolutiivisten lähestymistapojen. Jokaisella on omat etunsa ja haittansa, minkä vuoksi on niin tärkeää mukauttaa toimintatapa odotettuun tulokseen sekä asiakkaan kanssa käytävän viestinnän saatavuuteen ja laatuun.

Tutustu projektinhallintaohjelmistoomme:

Olemme juuri lukeneet projektinhallintamenetelmistä. Tutustu muihin sarjoihimme Pythonista ja Javascriptista!

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.