Projektityypit | #5 Projektinhallinnan aloittaminen

Suuret ja pienet, sisäiset ja ulkoiset, tuotanto- ja tutkimusprojektit… Voimme luokitella liiketoimintaprojekteja koon, keston, kustannusten, periaatteiden, tavoitteiden ja jopa niihin liittyvien toimialojen mukaan. Mutta miksi projektityyppien erot ovat tärkeitä liiketoiminnalle?

Projektityypit – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Projektin laajuus
3. Projektin kesto
4. Projektin monimutkaisuus
5. Rahoituslähde
6. Projektiteemat
7. Yhteenveto

Johdanto

Onko projektipäälliköille tärkeää vastata kysymykseen, millaisia projekteja he toteuttavat? Se saattaa vaikuttaa merkityksettömältä verrattuna projektin hallintaan ja tehokkaaseen toteuttamiseen.

Kuitenkin tieto projektien luokittelusta on ratkaisevan tärkeää, kun valitaan toteutusmenetelmää sekä priorisoidaan projekteja organisaatiossa tai tehtäviä itse projektissa. Lisäksi se vaikuttaa merkittävästi projektitiimin kokoonpanoon. Siksi käytettävissä olevan tiedon ja hyvien käytäntöjen perusteella tarkastelemme yleisimpiä projektityyppejä valmistautuaksemme hyvin niiden käynnistämiseen ja toteuttamiseen.

Projektin laajuus

Projektin laajuus saattaa aluksi vaikuttaa radikaalisti erilaiselta projektin tilaajalle ja projektin kehittäjälle. Tästä syystä on niin tärkeää määritellä tarkasti, mitä tehtäviä ja budjettia sisällytetään listaan. Erityisesti, jos ulkoinen sidosryhmä, kuten uusi asiakas, johtaa projektia, projektin laajuus on siten keskeinen käsite, joka usein esiintyy sopimuksissa ja kontrakteissa. Se riippuu ensisijaisesti projektin taustalla olevasta tarkoituksesta.

Projektin laajuuden määrittäminen on siten ratkaisevan tärkeää liiketoiminnan näkökulmasta ensisijaisesti siksi, että se mahdollistaa hallinnan projektin tehtävissä. Projektipäällikön päätehtävä on estää hallitsematon projektin laajentuminen (scope creep) tai menettää näkökyky tehtävien taustalla olevaan tarkoitukseen.

Projektin kesto

Projektin keston perusteella ne voidaan jakaa:

• lyhytaikaisiin
• keskipitkän aikavälin
• pitkäaikaisiin

Projektin keston määrittäminen on erityisen tärkeää, kun sopimuksellisesti asetetaan määräaika valmiin tuotteen toimittamiselle asiakkaalle tai järjestetään tapahtuma hyvin etukäteen suunniteltuna päivänä. Määrittämällä alussa, mitä aikarajaa projekti kattaa, voit hallita aikaa tehokkaasti, seurata budjettia ja hallita riskejä projektissa.

Vaikka projekti itsessään on ainutlaatuinen yritys, voimme myös puhua kertaluonteisista ja syklisistä projekteista. Esimerkki ensimmäisestä on toimiston modernisointi ja sen varustaminen energiatehokkaalla valaistuksella, kun taas jälkimmäinen on vuosittainen puunistutuskampanja yrityksen omistamalla maalla. Syklisissä projekteissa on erittäin tärkeää, että projektista on yksityiskohtaista dokumentaatiota, mukaan lukien esimerkiksi aliurakoitsijoiden yhteystiedot tai toimituskustannusten vertailu. Tämä johtuu siitä, että ne ovat todennäköisesti hyödyllisiä seuraavassa toteutussyklissä.

Projektin monimutkaisuus

Projektin monimutkaisuus on yksi keskeisistä tekijöistä, joka määrittää sen toteutusmenetelmän. Tämä johtuu siitä, että yksinkertaiset projektit, joiden tulokset ovat samankaltaisia kuin aiemmin suoritetut palvelut tai markkinoidut tuotteet, eivät vaadi laajaa hallintaa. Jos tiimi koostuu ammattilaisista, menetelmät kuten Kanban tai Scrumban toimivat heille parhaiten.

Lähde: kanban-taulu ilmaisesta projektinhallintatyökalusta: www.firmbee.com

Monimutkaisilla projekteilla on kuitenkin pidempi ajattelu hallintomenetelmän valinnasta. Projektipäällikön on ensinnäkin määritettävä vastaus kysymykseen: onko mahdollista kommunikoida asiakkaan kanssa riittävästi projektin toteuttamiseksi ketterässä menetelmässä? Ovatko sidosryhmät valmiita osallistumaan projektin eri vaiheisiin, vai haluaisivatko he mieluummin luottaa klassiseen vesiputousmalliin ja ennalta määrättyyn projektiaikatauluun?

Rahoituslähde

Rahoituskriteeri on toinen tapa erottaa erilaisia projekteja. Näin ollen on projekteja, joita rahoitetaan:

• sisäisesti
• ulkopuolisesti (hankittu)
• sekalaisesti

Ulkopuolisista resursseista on syytä mainita julkiset ja yksityiset rahoituslähteet. Yleisesti ottaen sisäisesti rahoitetut projektit vaativat yleensä paljon vähemmän dokumentaatiota, koska projektin budjettia ei tarvitse laatia ja raportoida ulkoisten sidosryhmien muodollisten kriteerien mukaan.

Projektiteemat

Projektiteemat ovat tärkeä luokittelutyyppi erityisesti projektipäälliköiden ammattispesialisaation vuoksi. Havainnollistaaksemme, kuinka monimuotoisia nämä teemat voivat olla, tarkastellaan esimerkkiluetteloa:

• hallinnollinen projektinhallinta – projektipäällikön tehtäväluettelo sisältää tietoinfrastruktuurin luomisen toimistossa ja tiimin muodostamisen, joka luokittelee asiakirjat arkistossa
• tutkimusprojekti – projektipäällikkö vastaa tutkimuksen tarkoituksen määrittämisestä, tarvittavien laitteiden ja tutkimusmenetelmien valinnasta sekä tutkimuksen päivittäisestä toteuttamisesta projektissa
• IT-projekti – projektipäällikön on oltava paitsi syvällinen tietämys käytetystä teknologiasta myös kyettävä vakuuttavasti kommunikoimaan projektin tilasta sidosryhmille, joilla ei ole tällaista tietämystä

Yhteenveto

Projektityyppien luokittelu voi auttaa valitsemaan parhaan hallintomenetelmän, laatimaan parhaan sopimuksen ja jopa päättämään, kuinka yksityiskohtaista projektidokumentaatiota tarvitaan. Sidosryhmien yhteistyön, projektin laajuuden ja rahoituslähteiden selkeä määrittely jo suunnittelun alussa voi vaikuttaa merkittävästi projektin toteutuksen onnistumiseen ja päivittäiseen tehokkuuteen.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.