Kuinka laatia onnistunut projektin varasuunnitelma? | #21 Aloittaminen projektinhallinnassa

Kuinka laatia varasuunnitelma? On parasta edetä vaiheittain sen laatimisessa. Tällä tavalla, kun kriisi iskee, voit rauhassa tarttua kansioon, jota on kuvattu nimellä “Suunnitelma B”.

Projektin varasuunnitelma – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Milloin on järkevää muuttaa projektin toteutussuunnitelmaa?
3. Suunnitelma B: mahdollisuuksia ja uhkia varten
4. Kuinka laatia varasuunnitelma?
5. Yhteenveto

Johdanto

Projektin varasuunnitelma laaditaan riskialueiden analyysin perusteella. Sen tarkoitus on minimoida tappiot, kun asiat eivät suju suunnitelmien mukaan, ja myös hyödyntää matkan varrella ilmeneviä odottamattomia mahdollisuuksia. Toisin sanoen, varasuunnitelma palvelee riskien hallinnan optimointia.

Se voi sisältää ideoita hätätilanteisiin reagoimiseksi tai odottamattomien kasvumahdollisuuksien ilmetessä. Esimerkiksi se voi sisältää ideoita lisärahoituksen hankkimiseksi, jos budjetti ylitetään tai jos lupaava sijoittaja ilmestyy. Varasuunnitelma voi myös osoittaa mahdollisuuden siirtää vastuuta tiimissä avainasiantuntijan äkillisen poissaolon tai lisähenkilön palkkaamisen mahdollisuuden varalta. Varasuunnitelman laatiminen mahdollistaa myös markkinatilanteen määrittämisen, jossa koko projekti tulisi keskeyttää välittömästi. Mutta milloin päätös Suunnitelma B:n toteuttamisesta tulisi tehdä? Ja kuinka laatia varasuunnitelma valmistautuaksesi todennäköisimpiin skenaarioihin?

Milloin on hyvä idea muuttaa projektin toteutussuunnitelmaa?

Riskiä liittyy minkä tahansa projektin toteuttamiseen. Se tulisi arvioida aloitusvaiheessa ja sen jälkeen seurata koko projektin ajan. PMBOK:n mukaan on tehokkainta reagoida proaktiivisesti muutoksiin, eli säätää toimintasuunnitelmaa olosuhteiden mukaan ennen kuin riskit saavuttavat kriittisen pisteen ja hyväksyä tietyn tason riskit sen sijaan, että yrittäisi välttää niitä kaikin keinoin.

Varasuunnitelman toteuttaminen tulisi riippua useista tekijöistä. Ensinnäkin, vastauksen tulisi olla:

• riittävä uhkan tasolle – eli emme keskeytä projektia, koska projektipäälliköllä on flunssa,
• realistinen – eli ottaen huomioon uhkan syntymisen konteksti, esimerkiksi jos raaka-aineen hinta nousee nopeasti koko maassa, emme käytä aikaa halvemman toimittajan etsimiseen,
• tietoisesti otettu henkilön toimesta, joka kantaa siitä vastuuta etukäteen, harkittuaan erilaisia vastausvaihtoehtoja.

Hyvin usein varasuunnitelma mahdollistaa tilanteen nopean hallinnan. Hyvin suunnitellun tavan reagoida odottamattomiin tapahtumiin ansiosta projekti voi palata normaalille toteutustielle. Kuitenkin joskus varasuunnitelman toteuttaminen edellyttää tärkeiden projektialueiden muokkaamista.

Suunnitelma B: mahdollisuuksia ja uhkia varten

Millaisiin riskeihin tulisi kiinnittää erityistä huomiota? Projektin toteutussuunnitelmaa kannattaa muuttaa kahdessa tapauksessa: kun se auttaa välttämään katastrofin tai saavuttamaan merkittävästi parempia tuloksia. Suunnitelman muuttaminen riskien kasvaessa liittyy yleensä ongelmiin, kuten:

• projektin toteutuksen viivästyminen,
• budjetin ylitys,
• tekniset ongelmat ja vikaantumiset,
• tiimin ongelmat,
• sidosryhmien luottamuksen menetys.

Sen sijaan mahdollisuudet, jotka kannustavat siirtymään Suunnitelma B:hen, sisältävät, mutta eivät rajoitu:

• uusiin teknologisiin mahdollisuuksiin,
• budjetin ylijäämiin,
• tiimin työn odotettua tehokkuutta,
• äkilliseen kysynnän kasvuun projektin kohteena oleville tuotteille tai palveluille.

Kuinka laatia varasuunnitelma?

Meidän tulisi laatia varasuunnitelma rinnakkain toteutussuunnitelman kanssa, jota aiomme toteuttaa. Analysoimalla virstanpylväitä, jotka ovat tarpeen projektitavoitteen saavuttamiseksi, on helpompi kuvitella mahdollisuuksia ja riskejä, jotka voivat liittyä tiettyihin toimiin.

Hyvä varasuunnitelma ottaa huomioon todennäköisimmät riskit. Tämä johtuu siitä, että kaikkia tilanteita ei voi ennakoida, ja on tehotonta laatia toimintasuunnitelmia, jos avaruusolennot hyökkäävät.

Kuitenkin, kokeneet projektipäälliköt voivat ennakoida todennäköisimmät riskialueet. Esimerkiksi ohjelmistoprojektissa asiakkaille, suuri riski liittyy vaatimusten muutoksiin. Ja juuri tällaiselle tilanteelle meidän tulisi olla valmis suunnitelma. Esimerkiksi meidän on ennakoitava etukäteen ja kirjoitettava sopimukseen hyvin määritellyt hyväksymiskriteerit sekä ehdot, joita valmiin tuotteen on täytettävä, yhdessä ketterien menetelmien kanssa, jotka on otettu huomioon tämän tyyppisessä projektissa.

Vaikka jokainen projekti vaatii yksilöllistä käsittelyä, on syytä pitää mielessä muutamia periaatteita varasuunnitelman laatimiseksi:

1. Ennakoida riskiä. Sitä ei voi välttää, joten on parempi kohdata se suoraan.
2. Valmistella yksityiskohtainen toimintasuunnitelma todennäköisimmille skenaarioille. Yleinen luonnos ei auta kriisitilanteessa.
3. Käytä uhkaa mahdollisuutena muutokseen. Ehkä se tekee projektista menestyvämmän kuin olit odottanut.
4. Älä yritä selittää kaikkea tiimille. Useimmilla tiimin jäsenillä ei ole koko projektin suunnitelmaa mielessään, joten he eivät ehkä edes tiedä sen toteutuksesta. Kerro heille vain siitä, mikä liittyy suoraan heidän työhönsä.
5. Auttaa tiimiä selviytymään muutoksesta. Jos muutokset liittyvät siihen, miten projekti toteutetaan tai miten tiimi työskentelee yhdessä, kiinnitä erityistä huomiota siihen, tunteeko jokainen uusi toimintatapa.

Yhteenveto

Varasuunnitelma on tapa proaktiivisesti käsitellä riskejä projektissa. Se mahdollistaa tappioiden vähentämisen hätätilanteista, kuten myöhästyneistä toimituksista tai asiakkaan menettämisestä. Se myös mahdollistaa tulevien mahdollisuuksien hyödyntämisen, jotka tarjoavat mahdollisuuden saavuttaa projektin tavoite nopeammin tai paremmin.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.