Haasteet, joita projektipäälliköt kohtaavat työskennellessään tiimin kanssa | #32 Projektinhallinnan aloittaminen

Kun tiimityö ei suju kuten pitäisi, projektipäällikön on diagnosoitava ongelma mahdollisimman pian. Mitkä asiat aiheuttavat negatiivisia tunteita tiimissä? Mikä vaikutus projektipäällikön asenteella on tilanteeseen? Ja mitä tunteita hän tuntee? Onko ongelma aiheutunut ristiriitaisista luonteenpiirteistä, erilaisista maailmankatsomuksista tai tiimin jäsenten kyvyttömyydestä työskennellä yhdessä?

Haasteet, joita projektipäälliköt kohtaavat työskennellessään tiimin kanssa – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Negatiiviset tunteet tiimissä
3. Projektipäällikön tunteet
4. Ihmissuhdeongelmat
5. Yhteenveto

Johdanto

Projektipäällikön yhteistyö tiimin kanssa on haaste, ei vain yrityksen ja sidosryhmien asettamien tehtävien ja tavoitteiden vuoksi. Tänään tarkastellaan vaikeita tunteita, jotka liittyvät tiimidynamiikkaan, niiden aiheuttamia ongelmia sekä keinoja käsitellä syntyviä jännitteitä.

Hyvin usein syvimmät ongelmat liittyvät tiimin viestintäongelmiin, kun taas ratkaisu on kyky nähdä ne ja käydä hedelmällistä keskustelua. Mihin tunteisiin projektipäällikön tulisi kiinnittää erityistä huomiota?

Negatiiviset tunteet tiimissä

Älä koskaan yliarvioi hyvää ilmapiiriä tiimissä. Kuitenkin, miten havaita ensimmäiset muutoksen merkit vastatakseen epäsuotuisille tunteille ja lannistumiselle, jotka voivat johtaa sitoutumisen puutteeseen ja haluttomuuteen jatkaa osallistumista projektiin?

Hajautuminen

Tiimin häiriötekijät eivät ehkä ole heti ilmeisiä projektipäällikölle. Päinvastoin, tiimissä, joka ei keskity tarpeeksi tehtäviinsä, voi olla ilmapiiri, joka on täynnä keskinäistä ystävällisyyttä ja huumoria. Valitettavasti projektin seurannan aikana havaitut indikaattorit osoittavat armottomasti, että liiallinen vuorovaikutus, henkilökohtaisten aiheiden esiin tuominen ja yhden työntekijän tehtävien käsittely koko tiimin toimesta eivät johda hyviin projektityön tuloksiin.

Joskus häiriötekijät ilmenevät tilapäisesti. Jos se tapahtuu lomakauden aikana tai lomien ympärillä, on epätodennäköistä löytää todellista huolenaihetta. Muussa tapauksessa, jos tilanne jatkuu, syitä tulisi etsiä:

• tiimin suorittamien tehtävien määrä ja vaikeus – ehkä tehtäviä on liian vähän ja ne ovat liian helppoja, joten tiimin jäsenet eivät keskity niiden suorittamiseen, ja viettävät suurimman osan ajastaan ei niin tuottavissa kokouksissa, keskusteluissa ja meemivaihdossa; ongelma voidaan ratkaista lisäämällä tehtävien määrää, lyhentämällä aikataulutettuja kokouksia tai ottamalla käyttöön kokouksettomia päiviä,
• jokerin läsnäolo – ehkä tiimiin liittyi uusi työntekijä tai kaksi, joilla on jokerin luonteenpiirteet? Silloin keskustelu ja ongelmaan kiinnittäminen tai heidän osittainen osallistaminen toiseen projektiin liittyviin tehtäviin riittää,
• huippusuorittajan tai uudelleenkoulutetun henkilön läsnäolo – kun projektipäällikkö ei tunnista heitä, he saavat saman määrän tehtäviä kuin muu tiimi. Ilman riittäviä haasteita tällaiset ihmiset alkavat yksinkertaisesti tylsistyä, mikä johtaa häiriöihin ja demotivaatioon muun projektitiimin keskuudessa.

Stressi

Jos tiimin jäsenet työskentelevät jatkuvasti paineen alla, omien tunteidensa hallintaan liittyvät ongelmat nousevat nopeasti esiin. Vuoden 2015 Wrike Work Management Reportin mukaan yleisimmät stressin syyt tiimityössä ovat:

52% – tarvittavan tiedon puute,

51% – ongelmat tehtävien priorisoinnissa

49% – epärealistiset vaatimukset,

47% – jatkuvasti muuttuvat tehtävien määräajat,

44% – epäselvä johtaminen ja epäselvä vastuu tehtävistä.

Sen vuoksi raportti osoittaa, että stressin keskeiset syyt eivät ole suoritettavien tehtävien tyypissä, vaan projektitiedon kiertämisessä. Ja vaikka toivotaan, että projektinhallintaohjelmistojen, kuten Firmbeen, leviämisen myötä tiimien viestintä on parantunut, tätä tekijää ei silti kannata vähätellä.

Sitoutumisen puute

Tiimin osallistuminen yhdessä suoritettaviin tehtäviin liittyy myös suoraan hyvään viestintään tiimissä. Kun jokainen tietää:

• toimintansa laajuuden,
• kenelle kääntyä ongelmatilanteissa, ja
• toimiensa tarkoituksen,

he eivät todennäköisesti ole vaarassa menettää motivaatiota ja sitoutumista projektityöhön.

Ja nämä, vuorostaan, eivät edistä yhteisen tuen puute, samoin kuin etä- ja hybridityöhön liittyvät ongelmat.

Projektipäällikön tunteet

Jos projektipäällikkönä kamppailet löytääksesi ongelmien syyn työskennellessäsi tiimin kanssa, ehkä sinun pitäisi muuttaa hakualuettasi ja aloittaa mahdollisimman läheltä: tarkastelemalla tarkasti omia tapojasi, käyttäytymistäsi ja motivaatiotasi.

Vastuuden lisääntyminen ja kyvyttömyys hallita monia projektin toteutuksen parametreja ovat yleisimmät syyt projektipäällikön työssä esiintyville tunneongelmille.

Työskentely tiimin kanssa voi viitata työuupumukseen. Peräti 75% työntekijöistä kokee sitä, ja projektipäälliköillä on suurempi riski johtuen heidän työnsä korkeista vaatimuksista ja paineista. Uupumus voi ilmetä:

• jatkuvana väsymyksenä,
• ärtyneisyytenä,
• aggressiivisuutena,
• malttamattomuutena,
• syvenevänä vieraantumisena ja vieraantumisen tunteina.

Asiaa pahentaa projektipäällikön negatiivinen asenne, joka vaikuttaa suoraan tiimin ilmapiiriin, lisäämällä stressitasoja yhdessä projektitiimin jäsenten välisten konfliktien pahenemisen kanssa.

Ihmissuhdeongelmat

Mitkä tunteet ihmissuhteissa uhkaavat eniten projektitiimin sujuvaa toimintaa? Viha voi johtaa henkilökohtaisiin konflikteihin ja tiimiyhteistyön puutteeseen. Ahdistus aiheuttaa sitoutumisen puutetta ja vastuusta väistämistä. Turhautuminen voi tuhota motivaation ja halun työskennellä.

Niiden lähteet projektitiimin työssä ovat useimmiten:

1. Henkilökohtaiset konfliktit tiimin jäsenten välillä – voivat johtua työtyylien eroista, henkilökohtaisista erimielisyyksistä sekä rajojen kunnioittamisen puutteesta.
2. Yhden henkilön sitoutumisen puute tiimin työssä – voi johtua riittämättömästä motivaatiosta, tavoitteiden väärinymmärryksestä tai päätöksentekoon osallistumisen ulkopuolelle jäämisestä.
3. Konflikti projektipäällikön ja tiimin välillä – voi johtua liiallisista odotuksista, epäselvistä vaatimuksista tai tiimissä olevan henkilön läsnäolosta, joka pyrkii johtavaan rooliin.

Ratkaistakseen nämä ongelmat projektipäällikön tulisi edistää avoimuuden ja kunnioituksen kulttuuria ja muistaa osallistaa kaikki tiimin jäsenet. Sekä ne, jotka eivät puhu, kun heitä ei kysytä, että ne, jotka aina yrittävät puhua itsensä ja tiimin puolesta.

Yhteenveto

Tunteiden hallinnalla on erittäin suuri rooli tiimityössä. Häiriötekijät, stressi ja sitoutumisen puute, samoin kuin viha, ahdistus ja turhautuminen, voivat johtaa ihmissuhdeongelmiin ja sitoutumisen puutteeseen. Ratkaistakseen nämä ongelmat projektipäällikön tulisi tarkkailla ei vain tiimiä, vaan myös itseään, kiinnittäen erityistä huomiota uupumuksen oireisiin. Tunteiden hoitamisen avain on hyvä viestintä, avoimuuden ja kunnioituksen edistäminen sekä varmistaminen, että kaikki tiimin jäsenet ovat sitoutuneita ja motivoituneita työskentelemään projektin parissa.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.