Mikä on projektin visio? | #14 Projektinhallinnan aloittaminen

Projektin visio määrittelee projektin yleisimmät oletukset. Se on vastaus paitsi kysymykseen siitä, mitä haluamme tehdä, myös, mikä on tärkeämpää, miksi haluamme toteuttaa sen.

Projektin visio – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Selkeä visio
3. Kuinka muotoilla projektin visio?
4. Organisaation visio vs. projektin visio
5. Yhteenveto

Johdanto

Visio ei ole vain mielikuvitusta herättävä kuvaus tulevasta tilasta, joka saavutetaan projektin seurauksena: “Aloitamme Yhdysvaltojen markkinoilla uudella tuotteellamme” tai “Tarjoamme suurta hauskuutta sadalle henkilölle yritystapahtumassa.” Projektin visio on myös voimakas motivoiva työkalu. Tämä johtuu siitä, että se antaa merkityksen koko yritykselle ja on esitys siitä, mitä haluamme saavuttaa.

Esimerkiksi yritystapahtumassa – henkilö, joka tiedustelee salin vuokraamisen ehtoja, aikarajoja ja hintaa viidennessä tai kymmenennessä sijainnissa, voi tehdä niin vakuuttuneena juuri siksi, että siihen liittyy konkreettinen visio. Kuva siitä, mihin kaikki nämä ponnistelut palvelevat.

Vision on oltava ytimekäs, realistinen ja houkutteleva. Sen on oltava tarpeeksi selkeä, jotta siihen voi helposti tutustua ja muistaa sen hyvin, sillä se, onko visio vakuuttava, riippuu paitsi projektitiimin sitoutumisesta siihen myös siitä, kuinka vakuuttavia sidosryhmät ovat siitä, että projekti on ylipäätään sen arvoinen.

Selkeä visio

Visio luodaan projektin käynnistämisvaiheessa, jotta kaikki sidosryhmät tietävät, mistä koko projektissa on kyse. Siksi, ennen kuin suunnittelu- ja projektin toteuttamistoimet alkavat, on erittäin tärkeää selventää visio. Se koostuu seuraavista vaiheista:

• Keskustella vision muodosta – ottaa huomioon sidosryhmien tarpeet sekä nähdä ristiriitaisia tai keskenään poissulkevia odotuksia, joten kaikkien sidosryhmien tulisi osallistua,
• Määritellä visio selkeästi – tehdä yksimielinen, ehkä kompromissipäätös vision muodosta,
• Luoda visiodokumentti, joka on kaikkien sidosryhmien saatavilla – jotta voidaan palata aiempiin havaintoihin ja käyttää visiolauseketta tiimin motivoimiseen ja sidosryhmille projektista kertomiseen.

Nämä ovat vaiheita, jotka tekevät projektista konkreettisen ja merkityksellisen yrityksen, jolla on määritelty kehys. Vision avulla on jo mahdollista käsitteellisellä tasolla määrittää, sopiiko toiminta projektin yleisiin oletuksiin ja laajuuteen.

Kuinka muotoilla projektin visio

Projektin visiolausekkeet, tai projektin visiolausekkeet, voivat kuulua seuraavasti: “Julkaisemme nuorille suunnatun sovelluksen, joka tarjoaa alennuksia kulttuurista vastineena paikkojen ja tapahtumien arvosteluista.” tai “Suunnittelemme perehdytysprosessin, jotta uudet työntekijät voivat aloittaa työn nopeasti ja ovat vähemmän todennäköisesti lopettamassa koeajan jälkeen.”

Näin ollen nämä ovat merkittäviä, yleisiä kuvauksia projektista, jotka määrittelevät sen tarkoituksen ja motivoivat tiimiä osallistumaan tehtäviin. Ne eivät kuitenkaan sisällä tapaa, jolla tämä tarkoitus saavutetaan, eivätkä teknisten ratkaisujen yksityiskohtia. Toisin sanoen projektin visio viittaa projektitiimin päivittäisiin toimintoihin, mutta se ei määrittele, mitä tehtäviä tai mitä erityistä tuotetta tai palvelua syntyy. Tästä syystä vision tulisi pysyä:

• kunnianhimoisena – asettaa tavoite, joka ei ole helposti saavutettavissa
• saavutettavana – projektin visio on yleinen muotoilu, mutta sen ei tulisi sisältää pelottavia, fantastisia sanamuotoja
• yleisenä – kattaa kaikki toiminnot, jotka kuuluvat projektin toteutusalueeseen.

Määritelmän mukaan projektin vision tulisi koostua yhdestä lauseesta. Sen muotoilu voi olla pidemmässä muodossa, jota projektidokumentaatio voi sisältää. Dokumentaatio sisältää perustelut jokaiselle projektin toteutusalueelle, mutta sen luomisen lähtökohta on aina yksi avainlause.

Kuinka muotoilet projektisi perustelut? Ensinnäkin sinun tulisi vastata seuraaviin kysymyksiin:

• Mitä haluamme toteuttaa? – Mikä tulee olemaan projektin kokonaismuotoiltu tulos? Mitä projektin toteuttaminen muuttaa todellisuudessa, johon se sopii?
• Kenelle toteutamme projektimme? – Ketkä ovat sen hyötyjät? Ketkä ovat asiakkaitamme?
• Miksi haluamme toteuttaa tämän projektin? – mitkä ovat tarkoituksemme ja arvomme?

Organisaation visio vs. projektin visio

Hyvin muotoiltu projektin visio on selkeä ja tarpeeksi yleinen pysyäkseen muuttumattomana koko projektin elinkaaren ajan. Projektin tekemät muutokset eivät yleensä vaikuta vision muotoon ja merkityksellisyyteen.

Kuitenkin, projektin visio on yhteydessä organisaation laajempaan visioon. Organisaation visio määrittelee sen nykyiset ja tulevat tavoitteet, sen mission ja arvot. Näin ollen projektin visio viittaa samoihin arvoihin, kohdeyleisöön ja ominaisuuksiin, jotka erottavat organisaation toiminnot kilpailijoistaan. Esimerkiksi organisaation muotoiltu visio:

“Kulttuurin tukeminen luomalla sovelluksia, jotka kannustavat nuorten osallistumista tapahtumiin”.

sopii projektin visioon:

“Julkaisemme nuorille suunnatun sovelluksen, joka tarjoaa ilmaisia konserttilippuja vastineena paikkojen ja tapahtumien arvosteluista.”

Yhteenveto

Projektin visio liittyy odotuksiin, joita liitämme sen toteuttamiseen. Se on yleinen kuvaus projektin tarkoituksesta, joka inspiroi ja motivoi projektitiimiä toimimaan. Ennen kaikkea sen on oltava ytimekäs ja vakuuttava. Juuri vision ansiosta emme menetä näkyvistä projektin taustalla olevaa merkitystä – usein vaivalloisten – tehtävien aikana.

Oletko kiinnostunut projektinhallinnasta? Seuraa sarjaamme, jotta et jää paitsi yhdestäkään artikkelista.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.