Mikä on projektiaikataulu ja mihin sitä käytetään? | #18 Aloittaminen projektinhallinnassa

Kun projekti on saanut sidosryhmien hyväksynnän, on aika valmistella aikataulu. Ennen kuin projektitiimi kokoontuu ensimmäistä kertaa, projektipäällikkö valmistelee projektin rakenteen.

Projektin aikataulu – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Kuinka luoda projektin aikataulu?
3. Miten projektin aikataulu eroaa projektisuunnitelmasta?
4. Esimerkki projektin aikataulusta
5. Yhteenveto

Johdanto

Projektin aikataulu on yleinen asiakirja, joka antaa yleiskuvan yksittäisistä tehtävistä, jotka on tarkoitettu jatkuvaan toteutukseen. Nämä sisältyvät yksityiskohtaiseen backlogiin tai esitetään kanban-taululla. Aikataulu sisältää virstanpylväitä, tehtäviä ja keskeisiä tapahtumia sekä käsityksen siitä, missä vaiheessa projekti on tavoitteiden saavuttamisessa.

Useimmiten aikataulu on visualisointi siitä, miten projektin tavoitteet riippuvat toisistaan ja missä järjestyksessä edetään. Projektin aikataulu näyttää myös aikarajan, jossa on määritellyt päivämäärät.

Kuinka luoda projektin aikataulu?

Aikataulua luodessa on parasta ottaa alhaalta ylöspäin lähestymistapa. Jaa koko projekti suuriksi ongelmablokeiksi tai alueiksi. Nämä voivat olla alueita, kuten tiimityö, UX-suunnittelu, ohjelmointityö tai markkinointi. Projektin aikataulu on helpoin valmistaa käyttämällä erityistä ohjelmistoa. Se mahdollistaa:

• tapahtumien helpon lisäämisen ja ryhmittelyn sekä muutosten tekemisen – esimerkiksi voi olla niin, että jaamme UX-suunnitteluna eristetyt tehtävät erillisiin visuaalisen suunnittelun ja tekstin valmistelun ryhmiin. Ohjelmiston avulla voimme tehdä tämän muutamalla klikkauksella sen sijaan, että järjestäisimme tekstidokumenttia tai taulukkoa,
• kunkin tehtävän keston visualisoinnin – joten voimme helposti aikatauluttaa tehtäviä ottaen huomioon tarvittavien henkilöiden ja resurssien saatavuuden,
• tehtävien välisten riippuvuuksien osoittamisen – riippuvuuksista varoittavien ilmoitusten asettaminen on erittäin hyödyllinen ominaisuus, joka on saatavilla joissakin ohjelmissa, ja sen ansiosta voimme olla varmoja, ettei kukaan ryhdy viimeistelemään työtä rakennuksessa, jossa asennusta ei ole vielä tehty.

Tämä tekee aikataulusta luettavan kaikille osapuolille. päivittämällä ja täydentämällä sitä.

Aikataulu esitetään useimmiten seuraavilla näkymillä:

• skaalautuva kalenteri – merkittyjen tehtävien kanssa; kalenterin avulla on helpompaa kuin muissa näkymissä siirtyä suunnitteluun, kuten työn jakamiseen tiettyihin henkilöihin ja kokousten aikatauluttamiseen,

• Gantt-kaavio tai vastaava tehtävien visualisointi aikajanalla – yleinen näkymä, joka näyttää koko projektin keston, kun taas laajennettua versiota käytetään projektisuunnitelman laatimiseen ja yksityiskohtien esittämiseen,
• epikkikartat, joita kutsutaan myös aggregaattitehtäviksi – eli visualisointi, joka näyttää muun muassa, mikä prosenttiosuus tehtävistä liittyy tiettyyn projektin toteutusalueeseen, esimerkiksi “testaus” epikkissä voi olla tehtäviä, jotka liittyvät ohjelmistoprototyypin sisäiseen testaukseen sekä lopulliseen testaukseen asiakkaan tiloissa.

Miten projektin aikataulu eroaa projektisuunnitelmasta?

Aikataulu eroaa projektisuunnitelmasta ensisijaisesti tarkoituksensa ja yksityiskohtaisuutensa vuoksi. Aikataulu on projektin runko, joka kuvaa ensisijaisesti sen keskeisiä alueita ja virstanpylväitä. Sen tarkoitus on hahmotella selkeä ja yksinkertaistettu kuva koko projektista. Projektisuunnitelma puolestaan luodaan jokaisen tehtävän toteutuksen pilkkomiseksi pienimpiin yksityiskohtiin, jotka on syytä kirjata ylös.

Aikataulu vastaa kysymykseen siitä, mitä toteutamme. Sieltä löydämme yleiset ohjeet projektin eri vaiheiden kestosta ja keskeisten hetkien merkitsemisestä. Projektisuunnitelma puolestaan palvelee kuvaamaan, miten jokainen tehtävä toteutetaan.

Hyvästä aikataulusta on helppo lukea polku, joka johtaa projektin tavoitteen toteuttamiseen, sillä se näyttää vain virstanpylväät, jotka esittävät toteutuksen yleisimmät ja tärkeimmät hetket. Kuitenkin kiitos projektinhallintaohjelmiston, raja aikataulun ja projektisuunnitelman välillä on tullut melko joustavaksi. Tämä johtuu siitä, että tietojen visualisoinnin moninaisuus mahdollistaa sujuvan siirtymisen yksittäisten tehtävien yksityiskohtaisista näkymistä koko projektin aikataulun yleisimpään kuvaan.

Esimerkki projektin aikataulusta

Kuvitellaan, että haluamme toteuttaa projektin, joka esittelee seikkailupelin, joka tapahtuu virtuaalitodellisuudessa kansainvälisillä messuilla.

Aikataulun luomiseksi meidän on merkitä keskeiset päivämäärät – projektin aloitus, näyttelyyn ilmoittautumisen määräaika sekä messujen päivämäärä ja projektin päättymispäivä. Seuraava askel on määrittää tavoitteet ja syöttää ne valittuun ohjelmaan yhteenvetotehtävinä, epikkeinä tai mahdollisesti tageina. Esimerkissämme nämä sisältävät:

• Pelin valmistelu – epikkissä on tehtäviä, kuten pelin vakaan testiversion valmistelu, joka voidaan julkaista yleisölle, testaus, asennus laitteistolle, joka on saatavilla messuilla
• Ständin valmistelu – laitteiston, markkinointimateriaalien, kilpailujen valmistelu vierailijoille, laitteiston hankinta ja varmistaminen
• Matkan suunnittelu – hotellin varaaminen, lippujen ostaminen tapahtumiin, kuljetuksen järjestäminen
• Esityksen onnistumisen analysointi paluun jälkeen – onnistuiko peli houkuttelemaan oletettua asiakasmäärää, onnistuiko se luomaan liiketoimintakontakteja ja kumppanuuksia sekä mahtuiko se varattuun markkinointibudjettiin

Jokaisella epikillä voi olla valvoja – nimetty vastuuhenkilö, joka vastaa sen koko toteutuksesta. Monissa projekteissa tämä henkilö on kuitenkin projektipäällikkö, kun taas tiimin jäsenet ottavat vastuuta vain yksittäisistä tehtävistä.

Seuraava askel koskee virstanpylväiden merkitsemistä. Jokaisen virstanpylvään toteuttaminen koostuu todennäköisesti useista epikeistä. Jos ensimmäinen virstanpylväs on esityksen hyväksyminen messuille tapahtuman järjestäjien toimesta, se sisältää tehtäviä, jotka kuuluvat muun muassa “verkostoituminen”, “pelin valmistelu” ja “esityksen valmistelu” ryhmiin.

Jokaisen projektin aikataulu kehitetään yksilöllisesti. Vaikka voit hyödyntää valmista mallia, se vaatii silti todennäköisesti merkittäviä muutoksia. Suurin parannus on aikataulusi käyttäminen, jonka olet luonut aikaisemmin vastaavassa projektissa.

Yhteenveto

Hyvin valmisteltu aikataulu projektin alussa helpottaa työtä huomattavasti. Se palvelee ei vain projektipäällikköä, joka sen ansiosta saa käsityksen toimintastrategiasta, vaan myös projektitiimiä, joka voi helposti nähdä, missä vaiheessa suoritetut työt ovat ja mihin ne tähtäävät. Aikataulu on myös arvokas työkalu, joka tukee toteutuksen läpinäkyvyyttä, koska se mahdollistaa sidosryhmien nähdä projektin rakenteen ja itsenäisesti verrata toteutuksen tilaa asetettuihin projektitavoitteisiin.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.