Gantt-kaavio projektinhallinnan suunnittelussa | #41 Aloittaminen projektinhallinnassa

Gantt-kaavio on yksi suosituimmista työkaluista projektinhallinnan suunnittelussa. Vaikka sen kehitti 1800-luvulla puolalainen insinööri Karol Adamiecki, se liitetään lähes yksinomaan amerikkalaiseen insinööriin ja projektinhallintakonsulttiin Henry Ganttiin. Hän auttoi popularisoimaan tätä yksinkertaista mutta erittäin tehokasta työkalua.

Gantt-kaavio projektinhallinnan suunnittelussa – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Mihin Gantt-kaaviota käytetään?
3. Mitä muistaa Gantt-kaaviota luodessa?
4. Työkalut
5. Johdonmukaisuus
6. Yksinkertaisuus
7. Yhteenveto

Johdanto

Gantt-kaavio on palkkikaavio, joka sisältää tietoa projektin aikataulusta. Yksittäiset tehtävät ovat pystyakselilla, kun taas niiden aikataulutetut valmistumispäivät ovat vaaka-akselilla. Vaakasuorat palkit osoittavat toimintojen keston yhdistämällä niiden aloitus- ja päättymispäivät. Tämä työkalu mahdollistaa projektipäällikön ja tiimin jäsenten nopeasti tarkastella tehtävien aikataulua, niiden välisiä riippuvuuksia ja antaa selkeän kuvan projektin edistymisestä.

Mihin Gantt-kaaviota käytetään?

Gantt-kaavio mahdollistaa seuraavien projektitietojen helpon visualisoinnin:

• projektin tehtäväluettelo,
• jokaisen tehtävän aloitus- ja päättymispäivät,
• tehtävien väliset riippuvuudet,
• aikataulu,
• jokaisen tehtävän edistyminen,
• ihmiset, jotka ovat vastuussa jokaisen tehtävän suorittamisesta.

Toinen yleinen Gantt-kaavion sovellus on projektin kriittisen polun tunnistaminen. Se on pisin mahdollinen tehtäväsarja projektissa, jossa jokainen tehtävä riippuu edellisestä eikä sitä voida siirtää ilman, että se vaikuttaa projektin lopulliseen määräaikaan. Kaavio mahdollistaa kaikkien tehtävien välisten suhteiden helpon visuaalisen analysoinnin ja määrittää, mitkä ovat tarpeellisia projektin ajallaan suorittamiseksi.

Mitä muistaa Gantt-kaaviota luodessa?

Uuden projektin Gantt-kaaviota luodessa on kiinnitettävä huomiota kolmeen seikkaan:

• Oikean työkalun valinta – jota käytämme koko projektin ajan,
• Tehtävien johdonmukainen merkitseminen – tarjoamalla toistuva nimikaavio ja helposti erottuvat värit,
• Kaavion monimutkaisuuden vähentäminen.

1. Työkalut

Gantt-kaavion helppoon luomiseen ja vapaaseen käyttöön oikean työkalun valinta on ratkaisevan tärkeää. Parhaan mahdollisen lisävarusteen löytämiseksi tarpeisiimme on otettava huomioon seuraavat seikat:

• projektin koko,
• tiimin jäsenten määrä,
• projektin monimutkaisuus, ja
• päivitysfrequentti.

Mitkä monimutkaisempia projekti, sitä tehokkaampi työkalu tarvitsemme. Pienille projekteille yksinkertaiset verkkotyökalut, kuten Canva, online Gantt tai termagant riittävät. Monimutkaisemmille projekteille kannattaa käyttää projektinhallintaohjelmistoa (kuten Firmbee) tai taulukkolaskentaohjelmaa, johon voimme kerätä kaikki käynnissä olevan projektin tiedot yhteen asiakirjaan.

Jos projekti on erittäin monimutkainen ja sisältää monia tehtäviä, joilla on monimutkaisia riippuvuuksia, kannattaa harkita erilaista lähestymistapaa visualisointiin. Tässä tapauksessa on parempi omaksua työkaluja, kuten PERT (Program Evaluation and Review Technique) -kaavio.

2. Johdonmukaisuus

Alusta alkaen on hyvä idea soveltaa johdonmukaisesti värejä merkitsemään tehtäviä, jotka muodostavat suurempia kokonaisuuksia. “Värikoodaus” auttaa tunnistamaan tiettyjä tehtäviä, projektivaiheita tai korostamaan avaintehtäviä. Tämä voi myös kiinnittää huomiota projektin vaikeimpiin hetkiin, kuten lyhyisiin määräaikoihin liittyville tehtäville. Tämä auttaa nopeasti tunnistamaan alueet, jotka tarvitsevat huomiota, ja pitämään projektin oikealla tiellä.

3. Yksinkertaisuus

Kun sisällytät liian paljon yksityiskohtia, Gantt-kaaviot voivat nopeasti muuttua ylivoimaisiksi ja monimutkaisiksi yleisölle. On siis syytä harkita, mitkä tehtävät on sisällytettävä, jotta projektin kokonaisnäkemys ei katoa. Muut voidaan kirjoittaa asiakirjaan, mutta poistaa kaaviosta, jolloin tuloksena oleva kaavio on yksinkertainen ja keskittyy siihen, mikä on tärkeintä.

Suositeltavaa on korostaa avaintehtäviä, kriittisiä kohtia sekä määräaikoja ja varmistaa, että kaikki osalistujat ymmärtävät kaavion ja sen tarkoituksen. Tarvittaessa korjaa kaaviota ja selitä tiimin jäsenille käytetyt lyhenteet ja merkinnät, kunnes kaikki epäilykset on ratkaistu.

Yhteenveto

Gantt-kaavio on yksi suosituimmista työkaluista projektinhallinnassa. Se auttaa visuaalisesti esittämään tietoa tehtävien aikataulutuksesta ja projektin edistymisestä. Gantt-kaavion käyttö voi lisätä aikataulutuksen tehokkuutta ja parantaa etätiimien yhteistyötä sekä tehtävien tehokasta delegointia. Se tarjoaa myös visuaalisen esityksen projektista, mikä helpottaa projektipäällikön ja tiimin jäsenten suuntautumista projektitavoitteiden saavuttamisessa.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.