AI-kalenteri. Kuinka optimoida aikasi yrityksessä? | AI liiketoiminnassa #107

Kuinka AI-kalenteri voi auttaa ajanhallinnassa?

AI-kalenteri voi merkittävästi parantaa yrityksesi ajanhallintaa. Kuinka? Ensinnäkin, henkilökohtaistamalla työntekijöiden aikatauluja. Analysoimalla historiallisia tietoja ihmisten tavoista ja tuottavuudesta, AI-kalenteri voi säätää heidän aikataulujaan maksimoidakseen tuottavuuden. Se voi myös automatisoida tehtävien aikataulutusta ottaen huomioon useita tärkeitä tekijöitä, kuten määräajat, prioriteetit ja tehtävien riippuvuudet.

Lisäksi tutkimuksen mukaan jopa 60 % työajasta kuluu sellaisten asioiden parissa kuin sähköposteihin vastaaminen, tarpeettomissa kokouksissa osallistuminen ja tiedon etsiminen kaaottisesta tiedostokokoelmasta. Nämä rutiinitehtävät voidaan onnistuneesti automatisoida AI-kalenterilla.

Mitkä sitten ovat suurimmat haasteet tällaisen ratkaisun toteuttamisessa? Ensinnäkin nykyiset tavat – sinun on järjestettävä rutiinisi uudelleen ja muutettava tapaa, jolla suoritat päivittäisiä tehtäviäsi. Kustannukset voivat myös olla haaste. AI-pohjaiset työkalut eivät ole kovin halpoja. Lisäksi tietojen yksityisyys, joita on jaettava tällaisen kalenterin kanssa, voi olla huolenaihe.

Kuitenkin useimmat valmistajat vakuuttavat noudattavansa tiukkoja turvallisuusstandardeja ja että tietoja käytetään vain käyttäjien aikataulujen optimointiin.

Tiimikalentereiden synkronointi. Clockwise

Yksi suurimmista haasteista, joita yritykset kohtaavat, ei ole niinkään ajanhallinta, vaan vaikeus löytää yhteinen päivämäärä kokoukselle, johon suuremman ryhmän ihmisiä on osallistuttava. Tässä kohtaa Clockwise (https://www.getclockwise.com/) astuu kuvaan, sovellus, joka automaattisesti analysoi tiimin jäsenten kalentereita ja ehdottaa kaikille sopivaa aikaa tavata. Lisäksi se valvoo jatkuvasti työntekijöiden aikatauluja ja tarvittaessa aikatauluttaa joustavia tapahtumia uudelleen, jotta tilaa jää prioriteettikokouksille.

Clockwise on tuottavuustyökalu, joka optimoi yksilöiden ja tiimien aikatauluja vapauttaakseen aikaa syvälle työlle ilman häiritseviä tehtäviä, jotka jakavat päivän lyhyiksi hetkiksi. Se toimii kuin aikatauluassistentti, joka ymmärtää käyttäjän mieltymyksiä ja yrittää yhdistää tapahtumia, joita ei tarvitse tehdä tiettynä aikana. Clockwise laskee nopeasti parhaan ajan kokouksille, tehtäville ja syvälle työlle. Se tekee tämän koko tiimeille ja organisaatioille, joten se tulee älykkäämmäksi, mitä enemmän ihmisiä sitä käyttää.

Tämä antaa jokaiselle tiimin jäsenelle selkeän kalenterin ja helpottaa kokousten aikatauluttamista yhdessä. Clockwisen keräämien tietojen mukaan pelkästään kyky ehdottaa tapaamisia automaattisesti säästää jopa 19 työpäivää vuodessa! Tämä osoittaa AI:n potentiaalin tiimikalentereiden synkronoinnissa.

Lähde: Clockwise (https://www.getclockwise.com/ai)

Kokousten aikatauluttaminen asiakkaiden kanssa. Kronologic

Kokousten aikatauluttaminen asiakkaiden kanssa voi olla haastavaa. Joskus kiireisimmät asiakkaat ovat yritykselle arvokkaimpia, mutta on erittäin vaikeaa löytää päivämäärää, joka sopisi heille tavata myyjämme kanssa.

Tällaisissa tilanteissa apuun tulee sovellus nimeltä Kronologic (https://www.kronologic.com/), joka voi täysin automatisoida tapaamisten järjestämisprosessin liidien kanssa. Ensinnäkin se ehdottaa kätevintä aikarakoa analysoimalla molempien osapuolten kalentereita. Toiseksi, jos kokous on tarpeen aikatauluttaa uudelleen, Kronologic hoitaa itsenäisesti sähköpostiviestinnän asiasta, kunnes molempia osapuolia tyydyttävä päivämäärä on sovittu.

Kronologic on alusta, joka nopeuttaa myyntiä automaattisesti lähettämällä kutsusähköposteja, käyttäen AI:ta neuvotellakseen kokousten aikamuutoksista ja koordinoimalla kaiken tiimien välillä. Kronologicin avulla yritykset voivat tarkastella ja hallita tiimejä useissa sijainneissa, tunnistaa liidejä ja lähettää automatisoituja ilmoituksia myyntiedustajille keskitetyn portaalin kautta.

Tällä tavoin myyjät voivat keskittyä kokoukseen valmistautumiseen sen sijaan, että he hukkaisivat aikaa tapaamisen aikatauluttamiseen. Erityisesti kun käsiteltävien liidien määrä ylittää usein useita satoja kuukaudessa!

Tilastojen mukaan Kronologicin käyttö voi lisätä tapaamisten konversiota jopa 17 %. Kuten näet, tapaamisten aikatauluttaminen jatkuvasti kiireisten asiakkaiden kanssa on toinen alue, jossa AI voi tehdä ihmeitä.

Lähde: Kronologic (https://www.kronologic.com/)

Kuinka AI-kalenteri voi muuttaa tapaa, jolla yrityksesi hallitsee aikaa?

Toinen suurista haasteista suurilla, hajautetuilla tiimeillä on joskus vaikeus hallita tehtäviä tehokkaasti. Tällaisessa tilanteessa Trevor (https://www.trevorai.com/) voi olla hyödyllinen työajan optimoinnissa. Se tekee helpoksi ja intuitiiviseksi visualisoida ja priorisoida kaikki tehtävät, jotka tällä hetkellä kilpailevat huomiostamme. Lisäksi tämä AI-kalenteri arvioi automaattisesti kunkin tehtävän suorittamiseen tarvittavan ajan. Se muistuttaa meitä myös tulevista määräajoista.

Trevor AI on intuitiivinen päivittäinen suunnittelija, joka käyttää AI-pohjaista aikablokkausteknologiaa auttaakseen sinua aikatauluttamaan tehtäviä tehtävälistasi ja reaaliaikaisen kalenterisi välillä. Trevor AI tasapainottaa manuaalisen raahaamisen tarkkuuden automaattisen aikataulutuksen mukavuuden kanssa. Sen älykkäät ehdotukset pitävät työnkulun tasapainossa ja helpottavat päätöksentekoa siitä, milloin aikatauluttaa mitkäkin tehtävät.

Trevor AI on erityisen hyvä aikablokkauksessa, mikä mahdollistaa käyttäjien keskittyä yhteen tehtävään kerrallaan ilman häiriöitä. Tämä on erinomaista tuottavuuden kannalta ja poistaa moniajoon liittyvän tarpeen, mikä tutkimusten mukaan merkittävästi vähentää työtehokkuutta.

Lähde: TrevorAI (https://www.trevorai.com/)

Yhteenveto

Kuten näet, AI-kalenteri voi merkittävästi parantaa ajanhallintaa ja lisätä tuottavuutta suurissa, hajautetuissa tiimeissä. Se automatisoi monia rutiinitehtäviä, jolloin työntekijät voivat keskittyä liiketoimintansa kasvattamiseen ja asiakassuhteiden hoitamiseen.

Sen vuoksi on syytä harkita tällaisen ratkaisun toteuttamista, joka, huolimatta alkuperäisestä kustannuksesta, maksaa itsensä takaisin merkittävästi ajan myötä mitattavissa olevan organisatorisen tehokkuuden lisääntymisen muodossa. Kalenterin synkronointi, automatisoitu tapaamisten aikatauluttaminen tai tuki tehtävien hallinnassa ovat vain joitakin AI-kalenterin sovelluksia, joilla on potentiaalia mullistaa työajan suunnittelun lähestymistapa nykyaikaisissa organisaatioissa.

Jos pidät sisällöstämme, liity kiireisten mehiläistemme yhteisöön Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.