AI-avusteinen prosessiautomaation. Mistä aloittaa? | AI liiketoiminnassa #50

AI:n rooli liiketoimintaprosessien automatisoinnissa

AI muuttaa liiketoimintaprosessien automatisointia useilla tärkeillä tavoilla:

• tekee prosessikartoituksesta helppoa – yksityiskohtaisten prosessikarttojen luominen työnkulkuanalyysiä varten voi olla äärimmäisen aikaa vievää ja altista inhimillisille virheille. AI automatisoi prosessikartoituksen, luoden nopeasti tehokkaita kaavioita analysoimalla tietoja tapahtumalokeista. Tämä tekee kartoituksesta nopeampaa, tarkempaa ja tehokkaampaa,
• antaa mahdollisuuden tehdä muutoksia reaaliajassa – yksi AI:n suurista eduista on kyky seurata prosesseja reaaliajassa, ei vain jälkikäteen. Tämä mahdollistaa dynaamisen sopeutumisen muuttuviin olosuhteisiin. Esimerkiksi AI voi automaattisesti muuttaa vaiheiden järjestystä tai luoda uusia prosessipolkuja käsittelemään lisääntyneitä työkuormia,
• automaattinen kaavojen tunnistus – AI havaitsee välittömästi kaavoja, jotka ovat syvällä tiedoissa, kuten syitä prosessien viivästymisiin. Rekrytointiprosessissa se voi tarkasti määrittää vaiheet, joissa ehdokkaat todennäköisimmin putoavat pois. Nämä oivallukset mahdollistavat kohdennetun optimoinnin,
• toistuvien tehtävien automatisointi – automaation avulla tekoäly voi ottaa vastuulleen laskutuksen, tietojen syöttämisen ja asiakirjojen siirtämisen järjestelmien välillä, sekä muita monotonisia tehtäviä. Tämä antaa työntekijöille mahdollisuuden keskittyä vaativampiin projekteihin.

Miten älykäs automaatio voi muuttaa yritystä?

Älykäs prosessiautomaatio voi tehdä yrityksestä, jolla on sama tiimi, tehokkaamman alueella, jossa se on ottanut käyttöön AI:n. Älykäs prosessiautomaatio voi parantaa yrityksen suorituskykyä ensisijaisesti seuraavilla alueilla:

• tuotanto,
• markkinointi,
• asiakaspalvelu,
• logistiikka.

Esimerkiksi Volkswagenin tehdas Saksassa on ottanut käyttöön “yhteistyörobotteja”, jotka työskentelevät rinnakkain työntekijöiden kanssa moottorin kokoonpanossa. Nämä robotit ottavat vastuulleen fyysisesti vaativimmat tehtävät, estäen loukkaantumisia, samalla parantaen laatua ja tuotantonopeutta.

Asiakaspalveluprosessin automatisointi on monille tuttu kokemus pankki- tai vakuutusteollisuudesta. Tässä suuri osa ostopolusta hoidetaan virtuaalisten AI-agenttien toimesta, jotka voivat suorittaa toistuvia tehtäviä – politiikan käsittelystä taloudellisten tuotteiden myyntiin ja ehdotuksiin siitä, miten käsitellä vaatimuksia. Botit voivat vastata asiakaskyselyihin ympäri vuorokauden ja käsitellä vaatimuksia jopa 2,5 kertaa nopeammin kuin agentit.

Automaattiset toimitussuunnittelu-algoritmit ovat myös älykkään prosessiautomaatioalueen hallintaa:

• toimitusreittien optimointi,
• varastotasojen automaattinen säätö,
• toimitusnopeuden lisääminen
• kääntyy lisääntyneeksi asiakastyytyväisyydeksi, vähentyneiksi ajokilometreiksi ja säästöiksi, jotka johtuvat vähemmän varastoiduista tuotteista.

Ensimmäiset askeleet älykkääseen prosessiautomaatioon yrityksessäsi. Mistä aloitat?

Jos haluat hyödyntää älykästä prosessiautomaatioita yrityksessäsi, mieti aluksi, mitä liiketoiminta-aluetta haluat automatisoida. Täysin digitaaliset prosessit ovat helpoimpia optimoida, kun taas suurimmat säästöt voivat tulla tuotanto- ja logistiikkaprosessien automatisoinnista. Tässä on joitakin parhaita käytäntöjä, joita kannattaa pitää mielessä riippumatta valitsemastasi toteutusalueesta:

• Aloita pienestä – aloita rajatusta pilottiprojektista, joka keskittyy 1-2 toistuvaan prosessiin, jotka ovat alttiita inhimillisille virheille. Määrittele selkeästi tavoitteet ja menestyksen mittarit jo suunnittelun alussa,
• Valitse oikeat prosessit – etsi toistuvia tehtäviä, joilla on selkeät säännöt, jotka eivät vaadi päätöksentekoa. Nämä ovat erinomaisia ehdokkaita automatisoinnille,
• Puhu työntekijöiden ja asiakkaiden kanssa – osallista kaikki sidosryhmät varhaisessa vaiheessa saadaksesi heidän panoksensa ja tukensa. Anna heidän auttaa määrittämään tavoitteet ja menestyksen mittarit liiketoimintaprosessien automatisoinnille. Tämä tekee toteutuksesta varmasti helpompaa myöhemmin,
• Kehitä mittareita – mieti, välitätkö eniten ajansäästöistä, virheiden vähentämisestä vai kustannusten vähentämisestä. Tarkista ja jaa tuloksia osoittaaksesi arvon ja oikeuttaaksesi automaation laajentamisen,
• Juhli pieniä voittoja – etsi ensimmäisiä automaatio onnistumisia, jotta voit heti alkaa osoittaa toteutettujen ratkaisujen arvoa. Tämä luo hyvän pohjan suuremmille aloitteille ja saa työntekijät etsimään prosesseja tehtävissään, jotka voidaan automatisoida.

Mitä AI-työkaluja käyttää prosessien automatisointiin?

Yksi suosituimmista koodittomista työkaluista prosessien automatisointiin on Zapier ja Make. Ne ovat helppokäyttöisiä, joten ne antavat sinulle mahdollisuuden nopeasti prototyypata ratkaisun, esimerkiksi:

• sääntöperusteinen chatbot,
• liidien hallinta,
• tuoteonboarding.

Lähde: Zapier (https://zapier.com/)

Valitettavasti ratkaisujen suorituskyky, jotka on luotu niiden avulla, on usein riittämätöntä käytettäväksi liiketoiminnassa suuremmassa mittakaavassa. Siksi tarkastellaan esimerkkejä prosessien automatisointiratkaisuista, jotka on omistettu liiketoiminnalle.

Appian BPM Suite

Appian BPM Suite on liiketoimintaprosessien hallintaohjelmisto, joka käyttää tekoälyä (AI) liiketoimintaprosessien optimointiin ja automatisointiin. Tässä on joitakin sen ominaisuuksia ja etuja:

• mahdollistaa prosessien luomisen vetämällä ja pudottamalla elementtejä kaavioon – ohjelmointia ei vaadita,
• voit valita oikean työkalun tehtäviisi, kuten API-integraatio, RPA, AI, liiketoimintasäännöt ja muut,
• tarjoaa skaalautuvaa automaatiota turvallisen arkkitehtuurin kautta,
• mahdollistaa prosessien joustavan sopeuttamisen muuttuviin organisaatio- ja markkinatarpeisiin,
• auttaa luomaan yksinkertaisia sovelluksia käytettäväksi yrityksessä, tarjoten AI-vinkkejä ja neuvoja Appianin prosessimallintajassa,
• ominaisuudet reaaliaikainen seuranta ja mittaus prosessien suorituskyvystä varmistaakseen vaatimustenmukaisuuden, lisätäkseen tehokkuutta ja vähentääkseen virheitä.

Appianin AI Skill Designer -työkalu mahdollistaa suurten sisältömäärien turvallisen käsittelyn tekoälyn avulla, mikä kääntyy mukautettujen koneoppimismallien luomiseen yksityisistä tiedoista, mahdollistaen ainutlaatuisten AI-ratkaisujen luomisen liiketoimintatarpeisiin ilman tarvetta datatieteen taitoihin. AI Skill Designerin avulla voit soveltaa AI:ta keskeisiin käyttötapauksiin, kuten sähköpostiluokitteluun, asiakirjaluokitteluun ja asiakirjojen erotteluun – kaikki Low Code -ratkaisun puitteissa. Käyttääksesi AI Skill Designeria, lisää vain AI-moduuli kuten mitä tahansa muuta suunnitteluelementtiä, ilman tarvetta kolmannen osapuolen ohjelmistoille tai tietojoukoille.

Lähde: Appian (https://appian.com/)

ADONIS BPM Suite

ADONIS on työkalu, joka toimii samalla tavalla kuin Appian BPM Suite. Sitä käytetään liiketoimintaprosessien hallintaan (BPM), se auttaa prosessien luomisessa ja optimoinnissa ja jopa rakentaa organisaation digitaalisen kaksosen (digital twin). ADONIS tarjoaa monia toimintoja, kuten:

• Prosessien mallintaminen BPMN-graafisen merkinnän avulla ja täydellisen prosessidokumentaation luominen yhteen tietokantaan,
• Analysoi ja optimoi prosesseja dynaamisten kaavioiden ja simulaatioiden avulla,
• prosessi-informaation jakaminen ja validoiminen prosessiportaali kautta,
• Kaikkien sidosryhmien yhteistyö ja osallistuminen prosessien hallintaan kommenttien, tiedon ja ideoiden vaihdon kautta.

Lisäominaisuus ADONISissa on Elli, chatbot, joka auttaa käyttäjiä työkalun käytössä. Elli vastaa kysymyksiin luonnollisella kielellä ja antaa neuvoja siitä, miten etsiä sisältöä ADONIS-repositoriosta, sekä siitä, miten käyttää työkalua. Se tarjoaa myös lisätietoja tietyistä aiheista tai ohjaa käyttäjiä hyödyllisiin verkkolähteisiin BPM-sivustoilla.

Yhteenveto. Miksi investoida AI- mahdollistettuun prosessiautomaatioon?

Tekoälyn avustama prosessiautomaatio ei ole enää vain futuristien unelma, vaan siitä on tulossa standardi monilla liiketoiminta-aloilla. Investointi tällaisiin ratkaisuihin tuo konkreettisia etuja, kuten lisääntynyttä tehokkuutta, vähentyneitä toimintakustannuksia ja parantunutta asiakaspalvelua.

Mutta miksi investoida AI- mahdollistettuun prosessiautomaatioon? Tässä on joitakin keskeisiä syitä:

1. Tuottavuuden ja tehokkuuden lisääminen. Liiketoimintaprosessien automatisointi AI:n avulla mahdollistaa toistuvien tehtävien suorittamisen nopeammin ja tarkemmin. Tämä vähentää työntekijöiden työkuormaa, antaa heidän keskittyä strategisempiin työtehtäviin ja lisää yrityksen kokonaisproduktiivisuutta.
2. Kustannusten vähentäminen. Tehtävien automatisointi, jotka aiemmin vaativat manuaalista väliintuloa, vähentää toimintakustannuksia. Organisaatiot voivat hyödyntää ihmisten resursseja paremmin samalla kun minimoivat virheitä ja viivästyksiä.
3. Palvelun laadun parantaminen. Tekoäly voi analysoida valtavia tietomääriä nopeammin ja tarkemmin kuin ihmiset. Tämän seurauksena yritykset voivat ymmärtää asiakastarpeita paremmin ja vastata niihin nopeammin, mikä johtaa korkeampaan palvelun laatuun.
4. Joustavuus ja skaalautuvuus. AI mahdollistaa yritysten sopeutuvan nopeasti muuttuviin markkinaolosuhteisiin ja skaalaavan prosesseja helposti yrityksen kasvaessa.
5. Innovaatio ja kilpailuetu. Yritykset, jotka investoivat älykkäisiin automaatioratkaisuihin, usein nousevat johtajiksi omilla aloillaan. Teknologinen innovaatio kääntyy paremmiksi tuotteiksi ja palveluiksi, mikä puolestaan houkuttelee uusia asiakkaita.

Aikakaudella, jolloin teknologia kehittyy nopeasti ja kilpailu markkinoilla kasvaa jatkuvasti, yritykset, jotka eivät hyödynnä AI:n mahdollisuuksia prosessiautomaation alalla, voivat jäädä jälkeen. Siksi on niin tärkeää, ettei vain seurata teknologian kehitystä, vaan myös aktiivisesti toteuttaa sitä liiketoimintaprosesseissaan.

Lopuksi on syytä muistaa, että AI- mahdollistettu automaatio ei ole vain teknologian kysymys, vaan myös uusi tapa ajatella liiketoimintaa. AI:n integroiminen liiketoimintaprosesseihin ei ole vain investointi teknologiaan, vaan ennen kaikkea investointi yrityksen tulevaisuuteen. Se on muutos, joka on usein haastava, mutta avaa ovia uusiin mahdollisuuksiin ja innovaatioihin, jotka voivat muuttaa organisaatiosi kasvoja.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.