4 tapaa, joilla tekoäly tukee liiketoimintaprosessien hallintaa (BPM) | Tekoäly liiketoiminnassa #13

Tuotannon kokoonpanolinjat ovat yrityksesi liiketoimintaprosesseja. Liiketoimintaprosessien hallinta, eli BPM, on ala, joka auttaa optimoimaan näitä linjoja ja synkronoimaan niiden toimintaa, eli virtaviivaistamaan yrityksen työnkulkua. BPM:n avulla yritykset analysoivat keskeisiä liiketoimintaprosessejaan, tunnistavat pullonkaulat tai hukkaa ja suunnittelevat sitten parannuksia. Tällaisen avun avulla ne voivat toimia tehokkaammin ja saavuttaa strategisia tavoitteita. Loppujen lopuksi, kuka voisi hukata suklaata?

Mitä on liiketoimintaprosessien hallinta (BPM)?

Esimerkkejä liiketoimintaprosesseista ovat:

• Asiakkaan tuotteen tilaaminen – koostuu kaikista vaiheista tuotteen lisäämisestä ostoskoriin maksamiseen, toimitukseen ja jälkimarkkinointipalveluihin,
• Laskujen laatiminen ja maksujen kerääminen – laskujen laatiminen, tarkistaminen, kirjaaminen, lähettäminen asiakkaalle ja saatavien kerääminen,
• Työntekijöiden rekrytointi ja koulutus – ilmoittaminen, ehdokkaiden valinta, seulonta, sopiminen, toteuttaminen ja työntekijän kehittäminen,
• Teknisten ongelmien ratkaiseminen – pyyntöjen vastaanottaminen, diagnosointi, korjaaminen, testaaminen ja asiakkaan informointi.

BPM:n ensimmäinen tehtävä on aina kerätä tietoa, analysoida olemassa olevaa prosessia ja tunnistaa kaikki tarvittavat vaiheet sen suorittamiseksi. Toinen on tunnistaa hetket, jotka estävät tällaisen toteutuksen. Ja kolmas, suunnitella muutos sen tehokkuuden parantamiseksi. Monimutkaisempien prosessien osalta tämä on usein ihmisen kykyjen ulkopuolella. Keinotekoinen älykkyys voi auttaa niiden toteuttamisessa.

AI:n rooli liiketoimintaprosessien hallinnassa

Nykyiset BPM-ratkaisut hyödyntävät keinotekoista älykkyyttä (AI) tarjotakseen täysin uusia mahdollisuuksia. Tässä ovat 4 merkittävää AI:n sovellusta liiketoimintaprosessien hallinnassa.

1. Prosessikartoitus

BPM:n, jota kutsutaan myös “prosessioptimoinniksi”, menestyksen avain on kaikkien vaiheiden ennustettavuus, jotka on otettava tavoitteeseen pääsemiseksi. Tehokkaan prosessin toteuttamisen perusta on siten prosessikartan tai prosessin visualisoinnin luominen.

Prosessikartta on useimmiten graafinen esitys kaikista vaiheista ja niiden välisistä siirtymistä. Sen rooli on myös ottaa huomioon haarautuvat mahdollisuudet, eli kartoittaa erilaisia mahdollisuuksia, jotka voivat ilmetä prosessin seuraavissa vaiheissa.

Perinteiset prosessikartoitusmenetelmät voivat olla aikaa vieviä ja alttiita inhimillisille virheille. AI voi sen sijaan automatisoida prosessikartoitusta, mikä tekee siitä nopeampaa ja tarkempaa. `

2. Prosessijoustavuuden lisääminen

Merkittävä etu AI-pohjaisessa prosessikaivannassa on kyky seurata prosesseja reaaliajassa, ei vain analysoida niitä niiden valmistumisen jälkeen. Reaaliaikaisen seurannan avulla yritykset voivat saada ajankohtaista tietoa prosessin tilasta ja puuttua heti tarpeen mukaan ongelmien ratkaisemiseksi tai mahdollisuuksien hyödyntämiseksi.

Analysoimalla jatkuvasti tietoja liikkeellä, AI voi myös dynaamisesti mukauttaa prosesseja muuttuviin olosuhteisiin. Esimerkiksi tilauksen käsittelyprosessissa se voi automaattisesti järjestää vaiheita uudelleen tai tuoda uusia polkuja, kun työkuormitus kasvaa.

3. Tietojen kaavion analysointi

AI havaitsee välittömästi piilotettuja kaavioita tiedoissa, esimerkiksi toistuvia syitä prosessien viivästymisiin. Rekrytoinnissa se voi osoittaa, missä vaiheessa ehdokkaat todennäköisimmin putoavat pois.

Samaan aikaan yksi mielenkiintoisimmista keinotekoisen älykkyyden sovelluksista BPM:ssä on automaattinen prosessien löytäminen. AI voi auttaa automaattisesti tunnistamaan ja mallintamaan prosesseja analysoimalla tietoja eri lähdejärjestelmistä (esim. CRM tai ERP). Analysoimalla loki- tai tapahtumatietoja näistä lähteistä AI tunnistaa myös kaavioita ja suhteita prosessin kulun visualisoimiseksi ja yksittäisten vaiheiden tunnistamiseksi.

4. Toistuvien tehtävien automatisointi

   AI-pohjaiset botit suorittavat itsenäisesti rutiiniprosessivaiheita – laskujen laatimista, asiakastietojen päivittämistä ja asiakirjojen siirtämistä järjestelmien välillä. Tämä mahdollistaa työntekijöiden keskittyä tehtäviin, jotka vaativat luovuutta ja strategista ajattelua.

   AI voi tukea monenlaisia liiketoimintaprosesseja – automaatiosta edistyneeseen analytiikkaan. Sen käyttö mahdollistaa yrityksille merkittävän tehokkuuden ja joustavuuden lisäämisen keskeisissä prosesseissa. Mutta mitä työkaluja tulisi käyttää yrityksesi prosessien virtaviivaistamiseksi ja AI-pohjaisen BPM:n toteuttamiseksi?

AI-avusteiset BPM-työkalut

Kun etsit BPM-työkaluja, sinun tulisi ensin miettiä, millainen ohjelmisto toimii parhaiten yrityksellesi.

• Tietyn BPM-vaiheen tuki – esimerkiksi prosessien visualisointiin kannattaa kokeilla Flowsteria tai Lucidchartia, kun taas erilaisten tehtävien automatisointiin – Kissflow’ta. Tällaisen ratkaisun valitsemisen kiistaton etu on niiden alhaisempi hinta ja hyvin suunniteltu käyttäjäkokemus.
• Kokonaisvaltainen BPM-alusta – hallita ja optimoida yrityksen koko liiketoimintaprosesseja yhdellä työkalulla. Tässä astumme työkalujen alueelle, jotka ovat monimutkaisempia ja vaikeampia hallita, mutta jotka antavat suuren hallinnan prosesseihin. Näitä käyttävät useimmiten suuremmat yritykset.


ADONIS, AI-tukema liiketoimintaprosessien hallintatyökalu.

Lähde: boc-group.com

Yleisimmät BPM-työkalut ovat:

• Appian BPM Suite – sisältää keinotekoista älykkyyttä (AI) liiketoimintaprosessien optimointiin ja automatisointiin. Appian tarjoaa AI Skill Designer -työkalun, joka mahdollistaa turvallisen suurimittakaavaisen sisällön käsittelyn keinotekoisen älykkyyden avulla,
• ADONIS BPM Suite – tarjoaa Ellan chatbotin ohjelman alusta alkaen prosessien kartoittamisessa, ja
• Nintex Workflow Cloud – liiketoimintaprosessien hallintaan ja automatisointiin. Se tarjoaa muun muassa tukea toistuville tiedoille, eli interaktiivisten asiakirjamallien luomiseen, jotka sisältävät taulukoita ja osioita, jotka luodaan dynaamisesti tiedoista ja objektikokoelmista.

Yhteenveto

Työnkulut, kuten lomapyyntöjen lähettäminen, laskujen käsittely, työntekijöiden perehdyttämisen valmistelu ja ostopyyntöjen tarkastelu, voidaan automatisoida AI-avusteisen liiketoimintaprosessien hallinnan (BPM) avulla. Kiitos jatkuvien edistysaskelten ja kehitysten keinotekoisessa älykkyydessä ja koneoppimisessa, voidaan analysoida, optimoida ja jopa automatisoida ei vain yksinkertaisia, yksidimensionaalisia prosesseja, vaan myös monimutkaisia tehtäviä, jotka sisältävät useita sidosryhmiä, osastoja ja erilaisia järjestelmiä AI:n avulla.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä.